Как работать с электронными документами: веб-клиент или интеграционные решения

Иногда вопрос «как работать с электронными документами?» вводит в ступор бухгалтеров, которые только-только приступают к обмену документами в электронном виде (ЭДО). Для некоторых понимание процесса подключения к ЭДО заканчивается на моменте «купили электронную подпись и подключились к сервису», а на самом деле впереди интересный и многогранный путь от старой модели работы к новой. Поэтому вам лучше всего заранее решить, как вы в дальнейшем будете работать с электронными документами.

В этой статье мы рассмотрим три основных способа организации работы с электронными документами, которые доступны всем, кто переходит на ЭДО.

Веб-клиент

Веб-клиент сервиса ЭДО

У каждого сервиса обмена есть свой веб-клиент, позволяющий работать с документами с помощью вашего интернет-браузера. Вы просто входите на сайт оператора, загружаете электронную подпись и получаете полноценный инструмент работы с документами. Все понятно и удобно, словно вы проверяете почту на любимом онлайн-сервисе. Здесь можно создавать, редактировать, просматривать документы, отправлять их на выгрузку или другим пользователям. Вся корреспонденция хранится здесь согласно законодательству РФ.

Именно здесь сосредоточена ключевая функциональность сервиса: разработчики постоянно развивают интерфейс, возможности и дополнительные фишки своего веб-клиента. Во многом это происходит благодаря пожеланиям и идеям самих абонентов.

Это самый доступный способ работы, подходящий практически всем пользователям. Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании, имеющие скромный исходящий трафик документов (20-30 документов в месяц, а то и меньше) и несложную внутреннюю инфраструктуру. Зачастую в таких компаниях главный бухгалтер или директор сами работают с документами, подписывают их электронной подписью в веб-клиенте.

Интеграция с КИС

Работа с электронными документами в 1С

Но возможностей веб-клиента может не хватать, если вы ежедневно отправляете десятки документов, или каждый документ содержит сотни номенклатурных позиций. Создавать такие документы руками – никаких сил и времени не хватит. При таком объеме работ в компаниях уже используются учетные системы – 1С, Галактика, SAP и другие. Интеграция сервиса ЭДО с такими системами - прекрасное решение для средних и крупных компаний, объем документооборота которых весьма значителен.

Благодаря этой интеграции пользователи могут работать с документами в привычной учетной системе: создавать их на основе данных системы, подписывать, отправлять, получать, осуществлять проводки и хранить оригиналы. Данные входящих документов можно сразу вносить в систему, вести учет и т.п. Особенно удобно работать будет тем, кто создает документы с множеством номенклатурных позиций.

Плюсом такого способа работы, безусловно, является возможность органично интегрировать ЭДО во внутренние процессы компании. Некоторые операторы даже бесплатно предоставляют типовые интеграционные решения, которые вы можете сами скачать с сайта и установить. В иных случаях вам придется подключать вашу ИТ-службу, но этот вопрос для них привычен.

Интеграция с СЭД

Интеграция с системой документооборота

Для многих компаний переход на ЭДО является естественным шагом после автоматизации внутреннего документооборота. Если вы используете в своей работе системы электронного документооборота (СЭД), то вы можете интегрировать их с сервисом обмена. Для таких систем у операторов существуют типовые коннекторы, доступные бесплатно в последних версиях СЭД. К примеру, такой коннектор есть в системе DIRECTUM.

Преимущество интеграции ЭДО и СЭД очевидны: вы уже работаете с электронными документами, согласуете и храните их в системе, и на этапе отправки контрагентам вам не надо их распечатывать. Система сама «знает» как и через какого оператора отправить электронный документ. Эта логика встраивается в типовые маршруты движения электронных документов. Также, если вы получаете входящий электронный документ, то он приходит к вам прямо в СЭД, можно сразу же послать его на подпись руководству.

Интеграция с СЭД может быть многоуровневой. Например, документы создаются в учетной системе, согласовываются и подписываются в СЭД, там же хранятся, а отправляются контрагентам через оператора ЭДО. Важное преимущество – современные СЭД умеют управлять смешанным архивом документов, содержащим и электронные и бумажные оригиналы. Это пригодится тем компаниям, у которых очень много контрагентов все еще использующих традиционную почту для обмена.

Какой вариант выбрать

Чтобы еще нагляднее можно было представить все нюансы описанных нами вариантами работы – мы нарисовали для вас таблицу.