Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Бухгалтеры иной раз не уделяют должного внимания кассовой дисциплине, несмотря на то, что за нарушения предусмотрена административная ответственность. Поясним, какие ошибки в ведении кассовых операций и оформлении кассовых документов случаются чаще всего, как их избежать или исправить, если они допущены.

Кассовые операции ведутся кассиром или другим работником (например, бухгалтером), на которого возложены соответствующие обязанности, или даже руководителем организации. Это предусмотрено п. 4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210. Если кассовые операции ведет руководитель, он же подписывает кассовые документы.

Чтобы проверяющие не сочли, что кассовые операции в организации ведет «неустановленное лицо», нужно корректно оформить факт передачи работнику соответствующих полномочий:

1. Заручиться согласием работника на ведение кассовых операций.
2. Если сотрудник не против взять на себя ведение кассовых операций, то нужно внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в основное рабочее время, то нужно руководствоваться правилами совмещения профессий, закрепленными ст. 60.2 ТК РФ.
3. Издать распорядительный документ, например, приказ руководителя организации.   
4. Заключить с работником договор о материальной ответственности.

Лимит остатка наличности в кассе

Юридические лица самостоятельно определяют лимит остатка наличных денег исходя из характера деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денежных средств (Приложение к Указанию №3210-У). Субъектам малого предпринимательства, а также индивидуальным предпринимателям  разрешено вести кассовые операции по упрощенной схеме. Например, ИП и малые предприятия могут не устанавливать кассовый лимит (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У).

Особенно много вопросов возникает при ведении кассовых операций обособленных подразделений. Рассмотрим несколько практических ситуаций и дадим рекомендации, как лучше действовать.

Пример 1. В обособленном подразделении организации на конец рабочего дня остаются наличные денежные средства в рамках установленного лимита. Вся наличная выручка обособленного подразделения сдается в кассу головной организации. На следующее утро деньги из кассы выдаются на размен.

Если обязанность сдавать всю наличную выручку обособленного подразделения в кассу головной организации не установлена, а только закреплено право, то все законно.  Правомерно оставлять наличность в обособленном подразделении организации (вне зависимости от того, где оно расположено) на конец рабочего дня в рамках установленных лимитов.

Обособленные подразделения, которые сдают выручку в банк на счет юридического лица,  самостоятельно определяют лимит остатка денежных средств ( п. 2 Указания № 3210-У). Вопрос, кто должен утверждать приказом данный лимит: само подразделение или головная организация.

Пример 2. Налоговый орган по результатам проведенной проверки установил, что директор филиала организации приказом утвердил новый лимит остатка в кассе филиала. По мнению инспектора, лимит должен утверждаться приказом руководителя организации. Поэтому налоговый орган пришел к выводу, что лимит остатка в кассе филиала не установлен. Организацию привлекли к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (оштрафовали).

Действия налогового органа правомерны. Руководитель филиала организации не вправе утверждать лимит остатка денежных средств в кассе своим приказом. Такой приказ должен подписать руководитель юридического лица.

Кассовые документы

Оформлять кассовые документы могут разные лица:

• руководитель, если нет бухгалтера или главного бухгалтера;
• главный бухгалтер, бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир.

Некоторые бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям на документах. Однако все установленные формой документа подписи проставлять обязательно. Во внутренних документах организации, например, в положении о ведении кассовых операций, нужно определить, кто вправе подписывать кассовые документы и привести образцы самих подписей.

Обязанность хозяйственных обществ применять печать отменили, поэтому бухгалтеры задаются вопросом - ставить ли печать на первичных документах, квитанции к ПКО (форма № КО-1), кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и БСО.

С 7 апреля 2015 года АО и ООО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решит иметь печать, этот факт фиксируется в уставе.  Независимо от того, предусмотрено наличие печати уставом или нет, общество имеет право не ставить печать на первичных документах, квитанциях к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), в кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и бланках строгой отчетности. Федеральное законодательство такой обязанности не предусматривает.

Если же использование печати предусмотрено не только уставом общества, но и бухгалтерской учетной политикой, то первичные документы заверять печатью нужно (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Случается, что кассир или бухгалтер, ведущий кассовые операции, не знают, как правильно ставить круглую печать на приходный кассовый ордер и квитанцию к нему. Например, некоторые уверены, что печать краешком должна захватить сам ордер, а основная ее часть должна располагаться на квитанции. На самом деле печать следует проставлять на квитанции к приходному кассовому ордеру (ПКО), без захвата самого ПКО. В случае разногласий в суд нужно представить квитанцию с подписями (с расшифровкой фамилии) и печатью (форма утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Если подписи и печати нет, квитанция не имеет юридической силы, поскольку отсутствуют обязательные реквизиты документа. Такая позиция высказана, к примеру, в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.10.2013 по делу № А66-686/2012.

Кассовая книга

Вести кассовую книгу при осуществлении кассовых операций обязательно (форма № КО-4), причем допустимо как на бумажном носителе, так и в электронной форме (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Пример 3. Организация ведет кассовую книгу в электронном виде. После подписания в кассовой книге была выявлена ошибка.

Организация, которая ведет кассовую книгу в электронном виде, после ее подписания не вправе вносить исправления. Как разрешить ситуацию, Указание № 3210-У не разъясняет.

Что можно предложить? Если в книге обнаружилась ошибка, можно составить первичный учетный документ, по сути, бухгалтерскую справку. Ее форму должен утвердить руководитель организации. И в справке пояснить, какая именно ошибка содержится в кассовой книге. Документ должны подписать те же лица, что подписали кассовую книгу.

Если организация имеет обособленные подразделения, в которых осуществляются кассовые операции, то в каждом из таких обособленном подразделений должна вестись кассовая книга. Ее ведение только лишь в головном офисе является административным правонарушением (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример 4. После проверки двух обособленных подразделений организацию оштрафовали в общей сложности на 80 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ. Причина была в том, что по обоим обособленным подразделениям организация не вела кассовые книги.

Действия налоговых органов не противоречат действующему законодательству. За отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2014 № 15АП-4779/2014). Административное наказание назначается за каждое совершенное правонарушение. В рассмотренной ситуации зафиксировано два правонарушения. Значит, штраф в размере 80 000 руб. применен обоснованно.

Кстати, предпринимателям разрешено не  вести кассовую книгу, не выписывать расходный кассовый ордер при выдаче денег из кассы и приходный кассовый при приеме наличных денежных средств (абз. 2 подп. 4.1 и абз. 9 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). В остальном как малые предприятия, так и предприниматели должны придерживаться действующего порядка ведения кассовыx операций в полном объеме.

Кассир ушел в отпуск

Кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, может уйти в отпуск. На это время обязанности кассира обычно возлагаются на другого работника. Часто компании забывают, что в случае смены материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (п. 22 «Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, п. 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утв.  приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).