По какой форме и в каком порядке заполнять расчет 6-НДФЛ?

Заполнять расчет нужно по форме 6-НДФЛ в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г. Форма 6-НДФЛ заполняется ежеквартально нарастающим итогом с начала налогового периода (года) в целом по всем гражданам, получившим доходы от налогового агента.

Проверить правильность составления расчета на наличие в нем неточностей и ошибок можно с помощью контрольных соотношений, приведенных в письме ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г.

Состав расчета по форме 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ состоит из:

– титульного листа;

– раздела 1 "Обобщенные показатели";

– раздела 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц".

Форма 6-НДФЛ (см. Образец) заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета:

– об учете доходов, начисленных и выплаченных гражданам;

– о предоставленных налоговых вычетах;

– о суммах рассчитанного и удержанного НДФЛ.

Подтверждение: п. 1.1 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г.

Общие правила заполнения

Требования, общие для заполнения всех разделов (листов) расчета, приведены в разд. I Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г.

К ним, в частности, относятся (в зависимости от способа представления расчета – на бумаге, в т. ч. при заполнении машинным способом, или в электронном виде):

– цвет чернил (пасты) для заполнения декларации (черные, фиолетовые или синие);

– запрет на исправление ошибок с помощью корректирующих (иных аналогичных) средств;

– запрет на двустороннюю печать расчета на бумажном носителе;

– запрет на скрепление листов расчета;

– правила заполнения ячеек и полей (в т. ч. показатели по которым отсутствуют). При отсутствии значения по суммовым показателям указывается "0";

– правила нумерации страниц (сквозная нумерация). Текстовые и числовые поля формы расчета заполняются слева направо начиная с крайней левой ячейки (левого края поля);

– правила отражения дробных числовых значений. Для этого необходимо использовать два поля, которые разделены точкой ("."). Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе – дробной части десятичной дроби. При этом дробные числовые показатели необходимо отразить в том же порядке, что и целые. Если ячеек (знакомест) для указания дробной части больше, чем цифр, то в оставшихся свободными ячейках нужно проставить прочерки;

– правила указания показателей, по которым не требуется заполнения всех знакомест (в незаполненных ячейках необходимо проставить прочерки. Исключение – заполнение расчета в электроном виде, тогда прочерки можно не проставлять);

– правила заполнения расчета машинным способом (в т. ч. используемый шрифт).

Если показатели соответствующих разделов формы не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. Поле "Стр." заполняется на каждой странице формы 6-НДФЛ (кроме страницы 001).

Подтверждение: п. 1.2 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г.

Правила заполнения титульного листа

При заполнении титульного листа нужно указать следующее:

– по строкам "ИНН" и "КПП" налоговым агентом указываются:

– организацией – ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой инспекции. Организация – крупнейший налогоплательщик указывает КПП, присвоенный межрегиональной (межрайонной) налоговой инспекцией по крупнейшим налогоплательщикам;

– физическим лицом – ИНН в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой инспекции по месту жительства;

– по строке "Номер корректировки" указывается:

– "000" – при составлении первичной формы расчета;

– значение на единицу больше, чем указано в предыдущем расчете, – при составлении уточненного расчета взамен ранее представленного ("001", "002" и т.д.);

– по строке "Период представления (код)" указывается период представления в соответствии с приложением № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г. В случае ликвидации (реорганизации) организации проставляют код, соответствующий периоду времени от начала года, в котором произошла ликвидация (реорганизация), до дня ее завершения (т.е. внесения данных об этом в ЕГРЮЛ). Например, при ликвидации (реорганизации) организации в сентябре соответствующего налогового периода в указанной строке проставляется код "53" (девять месяцев – при реорганизации (ликвидации) организации);

– по строке "Налоговый период (год)" указываются четыре цифры, обозначающие налоговый период, за который составляется расчет (например, "2016");

– по строке "Представляется в налоговый орган (код)" отражается четырехзначный код налоговой инспекции, в которую налоговый агент представляет расчет;

– по строке "По месту нахождения (учета) (код)" указывается код места представления в соответствии с приложением № 2 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г. (например, "220" – по месту нахождения обособленного подразделения российской организации);

– по строке "(налоговый агент)" указывается сокращенное наименование (если такое отсутствует – полное наименование) организации согласно учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название) указывается в начале строки.

Если налоговым агентом является физическое лицо, то в соответствии с документом, удостоверяющим его личность (например, паспортом), указываются полностью (без сокращений) фамилия, имя, отчество (при его наличии). В случае двойной фамилии ее составные части пишутся через дефис (например, "Иванов-Юрьев");

– по строке "Код по ОКТМО" указывается код муниципального образования (ОКТМО), на территории которого мобилизуются денежные средства, находится организация (обособленное подразделение), где оборудовано стационарное рабочее место работника. Если работник в течение года получает доход в подразделениях организации, которые расположены в разных муниципальных образованиях, то заполняется несколько справок (по количеству муниципальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых гражданин получал доходы).

Налоговые агенты – индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и другие лица, занимающиеся частной практикой, указывают код ОКТМО по месту жительства. Исключение – ИП, которые применяют спецрежим в виде ЕНВД и (или) ПСН. В таком случае код указывается по месту постановки на учет по месту ведения деятельности на спецрежиме.

Код ОКТМО указывается согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОК 33-2013). При этом свободные знакоместа справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, не подлежат заполнению дополнительными символами;

– по строке "Номер контактного телефона" указывается контактный телефон налогового агента;

– по строке "На __ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на __ листах" указывается общее количество страниц расчета и листов документа, подтверждающего полномочия представителя;

– по строке "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю" указывается:

– "1" – если расчет подписывает и представляет налоговый агент лично;

– "2" – если расчет подписывает и представляет уполномоченный представитель налогового агента. Кроме того, нужно также указать наименование организации (или фамилию, имя, отчество физического лица) – представителя;

– по строке "Подпись ___ Дата" проставляется личная подпись и указываются число, месяц, год подписания расчета;

– по строке "Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя" указывается вид документа, подтверждающего полномочия представителя (например, доверенность).

Правила заполнения раздела 1

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 г.).

При заполнении раздела 1 "Обобщенные показатели" указываются:

– в строках 020, 025 – суммы начисленного дохода (в т. ч. отдельно в виде дивидендов).

Согласно контрольным соотношениям значение по строке 020 в расчете за год должно быть равно сумме строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке справок 2-НДФЛ с признаком "1" (и строк 020 приложения № 2 к декларации по налогу на прибыль, представляемого в ряде случаев) (письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г.). В справке 2-НДФЛ значение по строке "Общая сумма дохода" формируется без учета вычетов, то есть по данной строке отражаются начисленные доходы, в том числе облагаемые не в полной сумме (например, стоимость подарков без учета корректировки на сумму вычета – 4000 руб. за налоговый период) (разд. VII Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г.). Таким образом, по строке 020 расчета 6-НДФЛ нужно отражать все начисленные получателю за отчетный период доходы (в т. ч. облагаемые не в полной сумме) без учета корректировки их на необлагаемую часть. Доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ не отражаются в справке 2-НДФЛ, следовательно, отражать их в расчете также не надо;

– в строках 040, 045, 070, 080, 090 – суммы рассчитанного, удержанного, неудержанного и возвращенного (в т. ч. излишне удержанного в предыдущих налоговых периодах) налога за период сдачи отчета в целом по всем физическим лицам, в отношении которых налоговый агент является источником дохода.

При этом по строке 070 не нужно отражать фактически не удержанный за период сдачи отчета налог. Например, по "переходящей" зарплате (которая формирует начисленный доход в одном периоде, а удержание налога с нее приходится на следующий период). В частности, это подтверждается контрольными соотношениями, по которым при уменьшении значения по данной строке на значение по строке 090 (сумма налога, возвращаемая налоговым агентом) полученная сумма не должна быть меньше данных карточки расчетов с бюджетом об уплате НДФЛ с начала года (письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г.). В противном случае налоговая инспекция делает вывод о неполной уплате налога в бюджет.

По строке 080 отражается сумма налога, которая фактически не может быть удержана до окончания года (например, при выдаче подарка работнику, который со следующего месяца решил уволиться, налог не был удержан из-за нехватки суммы выплаты дохода в денежной форме);

– в строке 050 – сумма фиксированного авансового платежа – показателя, с учетом которого налоговый агент рассчитывает НДФЛ с доходов трудящихся-мигрантов;

– в строке 030 – сведения об общей сумме предоставленных налоговым агентом стандартных, социальных, имущественных и инвестиционных налоговых вычетов (по аналогии с разделом 4 справки по форме 2-НДФЛ), а также вычетов (в т. ч. профессиональных) из общей суммы доходов, облагаемых не в полной сумме (по аналогии с разделом 3 справки по форме 2-НДФЛ);

– в строке 060 – количество физических лиц, получивших облагаемый налогом доход. Показатель данной строки в представленном годовом расчете (за налоговый период) должен совпадать с общим количеством поданных справок 2-НДФЛ с признаком "1" и приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль (которые представляют ряд налоговых агентов) (письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г.).

Раздел 1 заполняется по каждой из ставок НДФЛ, если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам. Тогда итоговые строки раздела (строки 060-090) заполняются только на первой странице.

Правила заполнения раздела 2

В раздел 2 включаются данные за последние три месяца отчетного периода (письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 г.).

Раздел 2 заполняется в целом по всем получателям дохода, и в нем необходимо указать:

– в строке 100 – дату фактического получения дохода. Заполняется с учетом положений ст. 223 Налогового кодекса РФ;

– в строке 110 – дату удержания налога. Данная строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ (п. 2 письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г.);

– в строке 120 – срок перечисления удержанного НДФЛ. Указывается дата, не позднее которой должен быть перечислен НДФЛ в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ (п. 4.2 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г., п. 2 письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г.);

– в строке 130 – сумму фактически выплаченного дохода (без вычета удержанного НДФЛ), а также вычетов;

– в строке 140 – сумму удержанного налога в целом на конкретную дату. При этом данная сумма рассчитывается с базы, то есть с доходов, к которым применены соответствующие вычеты.

Основные даты расчета, удержания и крайние даты уплаты НДФЛ по видам доходов приведены в таблице.

Доходы нужно разбить по датам выплаты, удержания и срокам перечисления налога в бюджет (и, соответственно, заполнить необходимое количество строк 100-140).

То есть чтобы правильно заполнить раздел 2, нужно распределить общий доход, выплаченный гражданам в течение последнего квартала (например, в расчете за полугодие распределяются доходы, выплаченные в апреле – июне), по соответствующим датам и для каждой даты указать отдельную сумму налога. В случае, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления НДФЛ, то строки 100-140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно (письмо ФНС России № БС-4-11/4538 от 18 марта 2016 г.).

При этом требование об отдельном оформлении раздела 2 справки в отношении разных ставок (по аналогии с разделом 1) Порядок не содержит. Таким образом, раздел 2 формируется сплошным заполнением за отчетный период в хронологии дат.

Раздел 2 можно не заполнять по доходам, в отношении которых налог удержан не был:

– по причине невозможности его удержать (разд. III-IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г., письма ФНС России № БС-4-11/4538 от 18 марта 2016 г., № БС-4-11/20483 от 24 ноября 2015 г., № БС-4-11/19829 от 13 ноября 2015 г.).

Например, при выдаче подарка работнику, который со следующего месяца решил уволиться (налог не был удержан из-за нехватки суммы выплаты дохода в денежной форме). В этом случае раздел 2 расчета не заполняется, а в разделе 1 сумма неудержанного налога не отражается по строке 070, но отражается по строке 080;

– по причине ненаступления даты удержания (а следовательно, и перечисления) налога.

Такая ситуация, как правило, возникает при выплате зарплаты, когда налогооблагаемый доход формируется на конец месяца его начисления, а удержание НДФЛ происходит при фактической выплате после окончания месяца (письмо Минфина России № 03-04-06/4321 от 1 февраля 2016 г.).

Мнение ФНС России в письмах № БС-4-11/4222 от 15 марта 2016 г., № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/553 от 12 февраля 2016 г.: если операция начата в одном налоговом (отчетном) периоде, а закончена в другом, то она отражается в периоде завершения. Например, если зарплата за март выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то данная операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал. При этом налоговый агент вправе не отражать данную операцию в разделе 2 расчета за этот период. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты в расчете за полугодие, а именно по строке 100 указывается 31 марта, по строке 110 – 5 апреля, по строке 120 – 6 апреля, по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. В аналогичном порядке отражается операции в отношении зарплаты за декабрь прошлого года (например, 2015 года), выплаченной в январе текущего года. В этом случае данная операция в разделе 1 расчета за I квартал текущего года не отражается, ее следует показать в разделе 2. В частности, по строке 100 указать 31 декабря, а по строкам 110 и 120 – январские даты удержания НДФЛ и предельный срок его перечисления соответственно.

Беспроблемный вариант

Сумму рассчитанного, но не удержанного (не перечисленного) по причине ненаступления даты удержания (в частности, в ситуации начисления и выплаты "переходной" зарплаты) налога не нужно также отражать ни в строке 070, ни в строке 080 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ.

О верности этого вывода говорит само название строки 070 "Сумма удержанного налога". Так, в ситуации отражения зарплаты в расчете за I квартал значение по этой сроке сформируют суммы налога, удержанные из зарплаты за декабрь прошлого года (если она выплачена в январе), январь и февраль отчетного периода. Сумма налога, удержанная из зарплаты за март в апреле, будет отражена по данной строке расчета за следующий период – полугодие.

Причем по контрольным соотношениям, действующим при проверке расчета формы 6-НДФЛ (письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г.), строки раздела 1 не взаимоувязаны со строками раздела 2. То есть применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что показатели строки 070 не сопоставляются со значениями строки 140, в которой указывается обобщенная сумма удержанного налога. Кроме того в приведенной методике так же не предусмотрено равенство показателей строки 040 и строки 070 раздела 1 Расчета (письмо ФНС России № БС-4-11/4222 от 15 марта 2016 г.).

Таким образом, нарушений форматно-логического контроля при сдаче расчета не будет.

На основании соблюдения требований контроля сумму налога, не удержанную из зарплаты за март, не нужно отражать и в строке 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" расчета за I квартал. Согласно контрольным соотношениям строка 080 в расчете за год должна быть равна сумме строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок 2-НДФЛ с признаком "1" (и строк 034 приложения № 2 к декларации по налогу на прибыль, представляемого в ряде случаев). Вместе с тем данная строка в справке 2-НДФЛ формируется без учета налога с зарплаты за текущий год (например, за декабрь), фактически удерживаемого и перечисляемого в бюджет до момента подачи справки 2-НДФЛ за этот год, то есть не позднее 1 апреля следующего года (например, с зарплаты за декабрь – в январе) (письмо ФНС России № БС-4-11/17931 от 7 октября 2013 г. – его выводы применимы и в условиях действия новой формы 2-НДФЛ).

Исходя из этого, можно сделать вывод, что в целях соблюдения форматно-логического контроля в расчете 6-НДФЛ строку 070 нужно формировать исходя из факта удержания налога, а строку 080 – помимо этого исходя из факта наступления даты удержания. А именно – если дата удержания наступила, а налог не удержан (например, по ошибке или из-за нехватки суммы выплачиваемого дохода) до окончания года, то значение по строке 080 нужно сформировать. Если же дата удержания налога пока не наступила (например, приходится на следующий период), то отражать значение налога по строке 080 не нужно (за исключением окончания налогового периода в отношении доходов, с которых не удержан налог, кроме зарплаты за текущий год, удержание и перечисление налога с которой будет произведено до момента подачи справки 2-НДФЛ).

Пример

ООО "Бета" в I квартале 2016 года были начислены и выплачены следующие доходы:

1) зарплата трем работникам-резидентам за январь – март в общей сумме 58 950 руб. (19 650 руб. × 3 мес.) и НДФЛ с этой суммы 7664 руб. (58 950 руб. × 13%).

При этом ООО "Бета" перечисляет зарплату работникам на банковские карты два раза в месяц:

– 20-го числа месяца – аванс в размере 40 процентов от оклада;

– 5-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислена зарплата, – окончательный расчет.

Зарплата за декабрь 2015 года выплачена в декабре. На I квартал приходятся выплаты зарплаты за январь (5 февраля) и февраль (5 марта) 2016 года;

2) дивиденды учредителю-нерезиденту в размере 60 000 руб. с датой выплаты 20 января.

Соглашением об избежании двойного налогообложения между Россией и страной резидентства участника предусмотрено, что дивиденды облагаются в стране выплаты, то есть в России. Ставка НДФЛ составляет 15 процентов, сумма НДФЛ – 9000 руб. (60 000 руб. × 15%).

Кроме того, 1 марта 2016 года ООО "Бета" выдала одному из работников беспроцентный заем. На 31 марта определена материальная выгода в размере 14 000 руб. и рассчитан НДФЛ с нее по ставке 35 процентов – 4900 руб. (14 000 руб. × 35%). Ближайший день выплаты денежного дохода, с которого можно удержать этот налог, приходится уже на следующий период – 5 апреля (день выплаты зарплаты за март).

В данном случае начислены доходы, облагаемые по налоговым ставкам 13, 15 и 35 процентов, соответственно, для каждой из этих ставок составлен отдельный лист с заполненным разделом 1. Раздел 2 формируется сплошным заполнением за отчетный период в хронологии дат.

Бухгалтер ООО "Бета" заполнил расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал следующим образом (см. Образец).

При этом в разделе 2 расчета за I квартал не отражаются:

– авансы по зарплате, потому что НДФЛ с аванса не рассчитывается и не удерживается;

– зарплата за март и материальная выгода, потому что налог с этих сумм будет удержан только в следующем отчетном периоде (5 апреля), то есть данные операции будут отражены в разделе 2 расчета за полугодие.

Вместе с тем в разделе 1 расчета за I квартал будут отражены:

– зарплата за март в общей сумме начисленного дохода за I квартал 2016 года (строка 020 расчета по ставке 13 процентов) и налог, рассчитанный с нее, в общей сумме рассчитанного налога за этот период (строка 040 расчета по ставке 13 процентов);

– материальная выгода за март (строка 020 расчета по ставке 35 процентов) и налог с нее (строка 040 расчета по ставке 35 процентов).

Строку 070 данные суммы налога (с зарплаты и материальной выгоды за март) не увеличат, поскольку не относятся к удержанным суммам налога. Также они не будет отражены в строке 080: поскольку дата удержания по ним пока не наступила, то налог с этих сумм будет удержан при следующей выплате зарплаты (5 апреля).