Как провести конкурс по выбору строительного подрядчика?

В последнее время все больше контрактов в строительной сфере заключается по результатам проведения конкурсов. Этот формат позволяет найти строительную или проектную организацию, которая выполнит необходимые работы качественно, в минимальные сроки и за разумные деньги. Таких результатов можно добиться лишь в том случае, если конкурс будет тщательно подготовлен и профессионально проведен. Не будем брать в расчет тендеры, в которых речь идет о бюджетных деньгах и в которых победитель заранее известен. Такие конкурсы проводятся только потому, что того требует федеральный закон. В рамках текущей статьи мы поговорим о заказчиках, которые строят здания для собственного пользования, тратят на реализацию строительных проектов собственные деньги, заработанные тяжелым трудом, но не имеют должного опыта в проведении тендеров по отбору строительного подрядчика. Настоящая статья содержит основные рекомендации и правила подготовки и проведения типовых коммерческих тендеров, которые вам помогут при подготовке и проведении конкурса.

Конкурс или не конкурс?

Отбор подрядчиков путем проведения тендеров обязателен только при закупках для государственных нужд, то есть когда тратятся бюджетные деньги. Частные компании вправе выбирать – заключать договор подряда с единственной строительной компанией или провести тендер. Проведение тендеров, несомненно, более выгодно, как для заказчиков, так и для подрядных организаций. Заказчики благодаря конкуренции участников друг с другом получают возможность найти подрядчика на самых выгодных условиях. Отбор подрядчика путем проведения тендера позволяет заказчику:  во-первых, снизить стоимость строительства на 10–20%; во-вторых, построить объект в минимальные сроки – медлительные и неорганизованные подрядчики просто не выдержат конкуренции; в-третьих, получить высокое качество строительства, выбрав по результатам тендера профессионального подрядчика с положительным опытом аналогичного строительства. Подрядчики также в выигрыше, ведь тендер – это отличный инструмент по поиску заказчиков, дающий стимул постоянно развивать свою компанию, улучшать качество услуг, повышать профессионализм специалистов, снижать себестоимость производимых продуктов.

Основные этапы проведения коммерческих конкурсов

Для удобства разделим процедуру коммерческого конкурса на три условных этапа: а) подготовительный этап; б) публикация извещения и сбор коммерческих предложений; в) подведение итогов.

Подготовительный этап является наиболее сложным, громоздким и ответственным. От того, насколько правильно и качественно будет реализован данный этап, во многом зависит, будет ли достигнута конечная цель – заключение контракта на максимально комфортных для заказчика условиях.

Для начала руководитель компании заказчика или уполномоченное им лицо издает приказ о проведении конкурса, после чего издается приказ об организации конкурсной комиссии. В приказе об организации конкурсной комиссии утверждается состав, права и обязанности, срок работы такой комиссии и иные важные условия. Для более четкой и слаженной работы конкурсной комиссии большинство крупных компаний формализует порядок ее работы отдельными положениями и регламентами. Основными функциями конкурсной комиссии являются: отбор участников, рассмотрение и утверждение конкурсной документации, сбор и оценка заявок на участие в конкурсе, определение победителя конкурса, формирование протокола итогового заседания и представление его на утверждение руководителю компании заказчика. В случае если функции по организации и проведению конкурса передаются стороннему юридическому лицу, сторонами заключается договор возмездного оказания услуг или поручения.

После того, как конкурсная комиссия создана, определяется порядок проведения конкурса. Конкурс может быть реализован в открытой форме, когда к участию допускается неограниченное количество компаний, в закрытой форме – когда круг участников заранее определен и к конкурсу допускаются конкретные компании, заранее прошедшие предквалификацию у заказчика, а также в форме аукциона с использованием специализированных Интернет-ресурсов. Вместе с формой конкурса комиссия определяет место и сроки его проведения, количество этапов отбора победителя конкурса, устанавливаются единые требования к участникам, критерии оценки их предложений, а также решаются иные организационные вопросы.

Далее комиссия составляет извещение о проведении конкурса и формирует конкурсную документацию. Извещение о проведении конкурса, как правило, содержит следующие сведения:

• наименование, адрес и контактные телефоны организатора открытого конкурса;

• время и место проведения открытого конкурса;

• информация об объекте и предмете конкурса, виде и объеме работ, месте их выполнения;

• сроки выполнения работ;

• требования к участникам открытого конкурса;

• критерии оценки предложений участников;

• порядок, место и сроки подачи заявок на участие в открытом конкурсе;

• срок заключения контракта.

Более подробно остановимся на критериях оценки предложений участников. Многие заказчики допускают большую ошибку, оценивая предложения потенциальных подрядчиков исключительно с позиции стоимости услуг. Каждый заказчик пытается сэкономить, особенно это актуально в условиях кризиса, но нужно помнить, что за невысокой стоимостью скрывается невысокое качество или вообще невыполнение подрядчиком своих обязательств по договору. Нередки случаи, когда подрядчик, предлагая невысокую цену, просто не включает в коммерческое предложение часть работ, которые в дальнейшем будут выполнены исключительно за дополнительные деньги. В результате строительство может обойтись в сумму, серьезно превышающую  его реальную стоимость. При оценке предложений наряду с ценой важно принимать в расчет опыт выполнения аналогичных работ, наличие специализированной техники и специалистов, необходимых для выполнения работ, а также использовать иные критерии, исходя из специфики строительного проекта.

Состав конкурсной документации во многом зависит от особенностей строительного проекта и обычно включает следующие разделы:

• общие сведения о предмете коммерческого конкурса;

• техническая часть;

• список документов, которые должны быть приложены к заявке;

• инструкция для участников конкурса;

• проект договора подряда, который будет заключен по результатам конкурса;

• формы конкурсной заявки и других документов.

Важно отметить, что заказчиком в любое время могут быть внесены изменения, как в извещение, так и в конкурсную документацию. В то же время, чтобы конкурс был проведен эффективно, необходимо заблаговременно до подведения итогов конкурса уведомить об этом потенциальных участников, чтобы последние успели внести в свои заявки соответствующие изменения.

Следующим этапом является доведение до участников конкурса содержания извещения и конкурсной документации. Это может быть реализовано путем рассылки документации строительным компаниям, которые заранее прошли предквалификацию заказчика, размещение на сайте компании, публикацию в отраслевых СМИ или размещение информации на специализированных сайтах.

После этого, в соответствии с заранее установленным порядком, проводится сбор предложений от участников конкурсов. Сбор может быть осуществлен с помощью e-mail, факса или путем получения от участников заявок на бумажном носителе. Для достижения максимальной объективности при проведении конкурса рекомендуем позаимствовать систему, используемую при закупках для государственных нужд. В этом случае заявки подаются в письменном виде в запечатанных конвертах, условия, предлагаемые участниками, станут известны только после вскрытия конвертов на заседании конкурсной комиссии. Тем самым исключаются риски вступления члена конкурсной комиссии и строительной компании в сговор с целью несправедливого выигрыша последней в конкурсе с использованием методов недобросовестной конкуренции.

Фото Евгения Резника, Кублог

На заключительном этапе проходит подведение итогов конкурса, в ходе которого члены конкурсной комиссии оценивают заявки участников на соответствие единым требованиям. На данном этапе отсеиваются компании, которые не соответствуют даже минимальным требованиям, к примеру, не имеют необходимых лицензий или допусков СРО, имеют недостаточную выручку за выполненные работы в прошлых отчетных периодах или не имеют должной материально-технической базы для выполнения работ. Следующим этапом является оценка заявок участников, прошедших предварительный отбор, с целью выявления компании, предложившей лучшие условия исполнения контракта. Конкурсная комиссия проводит оценку заявок на основе системы показателей, указанных в конкурсной документации, с использованием экономического, балльного или балльно-экономического методов оценки. Результаты оценки заявок подлежат обязательной фиксации в соответствующем протоколе, который в дальнейшем подлежит утверждению руководителем компании заказчика, в отдельных случаях – одобрению собственником соответствующей компании. При необходимости с победителем конкурса проводится встреча для знакомства и обсуждения отдельных положений поданной заявки. По результатам такой встречи стороны договариваются о подписании договора строительного подряда.

Как мы видим, правильно организованный и профессионально проведенный коммерческий конкурс позволит вашей компании найти действительно профессионального и порядочного партнера по бизнесу.

Источник: kskgroup.ru