Почему программы для бюджетирования малополезны

Тема бюджетирования в строительстве становится все более актуальной. IT-компании улавливают такие потребности и стремятся предложить строителям программное обеспечение, которое, по мнению разработчиков, поможет в составлении, исполнении и контроле бюджетов. Давая всевозможным программам яркие названия, детально описывая их функционал, рекламируя их «как положено», ряду разработчиков, конечно, удалось привлечь немало клиентов. Не хотелось бы умалять компетентность IT-компаний и, тем более, представителей строительных организаций, но фактически отдельные программы, предназначенные для бюджетирования в строительстве, малополезны. Попробуем рассказать почему.

Незаменимый сотрудник и бюджет вручную

Помните знаменитый ролик из передачи «Ералаш»? Там веселый мальчуган хвастался своему сверстнику новомодными часами, которые не только время показывали, но и много чего еще умели (предсказывали погоду, например). Хвастун настолько разрекламировал своему собеседнику весьма незаурядный аксессуар, что тот был готов отдать за него плеер, кроссовки, куртку – да все. В общем, так и произошло. Только вот прежний обладатель этих самых часов не сказал, что к ним нужны еще и батарейки. Все бы ничего, но батарейки эти вмешались в два огромных чемодана, весом навскидку килограммов по десять каждый. Спросите к чему это все говорить? А к тому, что с некоторыми программами, ориентированными на бюджетирование в строительстве, происходит точно также. Для того, чтобы работать в какой-то программе, уполномоченному сотруднику нужно вручную вносить все правки. То есть, фактически программы представляют собой дублированный функционал стандартной электронной таблицы. Разница лишь в том, что они имеют другой интерфейс и некоторые дополнительные возможности анализа введенных данных. В итоге, специалист, который ведет бюджетирование в программе, становится буквально незаменимым сотрудником, от которого зависит все. Он точно так же может ошибиться, точно так же заболеть и не выйти на работу, уволиться и так далее. Проще говоря, программа может быть и хороша, как некоторая система, позволяющая упорядочить данные, но она оторвана от строительства в целом. А в строительстве все исходит от договоров. Нужно ориентироваться на абсолютно разные нюансы, прописанные в договоре: условия поставки материалов, темпы работ, наличие ресурсов, финансирование, сроки и так далее. Иными словами, идти нужно от учета договоров к бюджетированию, а не наоборот. 

В бюджетировании, в принципе, вся сложность заключается не в его построении (для этого просто нужно потратить время), а в его актуализации и оперативной корректировке. Сплошь и рядом бюджета не придерживаются. Происходит это не из-за какого-то разгильдяйства, а по совершенно нормальным и обыденным причинам: изменение рыночной ситуации, корректировка цен на продукцию, перемены внутри строительной компании и так далее. Соответственно, бюджет, принятый к исполнению в январе, в марте может быть просто устаревшим. Естественно, его надо оперативно и, главное, без потерь важных показателей изменить. Происходить это должно быстро, просто, без лишней рутины. И это возможно. 

Модуль «СтройБюджет»

А возможно это стало в модуле «СтройБюджет», который входит в состав программы «АЛТИУС — Управление строительством». 

Бюджетирование в программе строится с помощью двух промежуточных документов:

для бюджета доходов и расходов таким документом является «План по выполнению» (рисунок 1),

Рисунок 1

для бюджета движения денежных средств – «Финансовый план». 

Несмотря на то, что эти документы являются промежуточными, они имеют самостоятельную ценность. Они являются основанием для принятия оперативных управленческих решений, т.к. наглядно демонстрируют, как сформировалась сумма по статье (из каких документов), какие корректировки были внесены, их последовательность, перечень договоров и статей по которым произошли перемены. При изменении значимых условий договора специалисту строительной компании, отвечающему за бюджетирование, программа выдаст автоматическое сообщение об этом. 

Поскольку программа автоматизирует все службы строительного предприятия, то изменения в условия договоров вносит ряд служб (например, ПТО, СДО, юридический отдел). Как правило, сотруднику, отвечающему за финансовое планирование и бюджетирование, об этом не сообщается. А, если и сообщается, то на словах. В программе же такие изменения фиксируются, а финансисту программа адресует автоматическое сообщение о корректировке конкретного договора. Тогда задача финансиста заключается в том, чтобы проанализировать произведенные корректировки договора и понять, влияют ли они на бюджет. Если по мнению финансиста влияние очевидно или возможно, то достаточно нажать всего одну кнопку для того, чтобы бюджет был скорректирован. При этом другие договоры не будут затронуты. Проще говоря, финансисту нужно принять решение, а производить какие-то дополнительные расчеты самостоятельно не придется. 

Если специалист посчитает, что эти изменения существенны, то он должен внести их в «План по выполнению» и в «Финансовый план» (одним нажатием кнопки). Как только корректировки будут зафиксированы в данных документах, они автоматически будут перенесены в бюджет предприятия. Таким образом, бюджет будет скорректирован с помощью нажатия пары кнопок. Пользователь увидит, всего лишь кликнув мышкой, сравнение плановых и фактических показателей и в «Плане по выполнению» (рисунок 2), и в «Финансовом плане», что очень важно для корректировки бюджета. 

Рисунок 2

При этом с помощью  данных документов можно будет отследить, по какой причине та или иная сумма, дата были изменены, что послужило источником корректировки. В программе будут разделены внесенные изменения и первоначально зафиксированные данные, и на основании этого можно будет принять оперативные управленческие решения. Таким образом, в программе «АЛТИУС — Управление строительством» бюджетирование строится автоматически на основании «Плана по выполнению» и «Финансового плана». Эти промежуточные документы представляют собой бюджет, который развернут до конечной операции, т.е. он максимально подробен, но можно увидеть БДР и БДДС и в классическом виде. 

Важно заметить, что для каждого типа договора можно задать свои статьи бюджетирования (рисунок 3): расходы на заработную плату, расходы на технику, расходы на материалы и так далее. 

Рисунок 3

При этом понятие «тип договора» строительная компания может определить для себя сама. Например, договоры могут быть разделены на коммерческие или бюджетные. Либо они могут быть разделены по типам строительства: промышленное или гражданское. Разделить можно их и по регионам. Структура статей бюджета также может быть произвольной. А участия финансиста в привязке сумм затрат по статьям бюджета не требуется никакого. Как только финансист выдал структуру статей бюджета по типам и видам договоров, а кто-то из сотрудников (юрист, специалист сметного договорного отдела) начинают формировать договор определенного типа и вида, то статьи бюджета автоматически «привязываются» к договору. Таким образом, дополнительного участия финансовой службы не требуется.

Не на скорую руку

Первая часть задачи «Бюджетирование» не случайно была включена в состав программы «АЛТИУС — Управление строительством» всего пару лет назад. По словам специалистов компании «АЛИУС СОФТ» добавлять его в первые версии программы, которые были выпущены в период с 2006 по 2008 годы, просто не имело смысла. Имеющаяся часть и не претендовала на звание полноценного бюджетирования. Как уже говорилось выше, бюджетирование в строительстве – это не отдельная область, а область взаимосвязанная со множеством сторонних факторов. Прежде всего, с учетом договоров. В седьмой версии программы «АЛТИУС — Управление строительством» (выпущена в 2011 году) функционал модуля «СтройБюджет» стал еще шире — в него включен бюджет доходов и расходов (БДР).

В нем предусмотрены:

Автоматическая «привязка» статей БДР и БДДС при их создании (по правилам, заданным специалистами финансовых служб). 

Формирование «Плана по выполнению» (на его основании готовится «Бюджет доходов и расходов») и «Финансового плана» (на его основании готовится «Бюджет движения денежных средств»).  

В данном модуле «Финансовый план» может быть составлен как непосредственно из первичных документов (договоров, приложений), так и автоматически на основании «Плана по выполнению».