За пределами электронной первички: договоры, кассовые документы и кадровый документооборот

Так уж сложилось, что история внешнего обмена электронными документами тесно связана с первичкой: именно с электронных актов и счетов-фактур пошла основная практика ЭДО. Однако самые интересные кейсы обмена лежат за пределами обмена бухгалтерскими документами. Сегодня мы приведем три примера наиболее перспективных практик работы с электронными документами.

Онлайн-договоры

В России медленно, но последовательно распространяется практика заключения онлайн-договоров. В этом процессе своими масштабами выделяется отрасль страхования. Происходит это не случайно – в отраслевом страховом законодательстве четко обозначена возможность заключения договоров страхования онлайн с физическими лицами, и описан порядок их заключения.

Соответствующие поправки в Закон РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» были внесены 04.06.2014г. Однако, спустя всего год, рынок онлайн-страхования уже довольно насыщен. Выделяются страховые продукты, возможность продажи которых через интернет считается хорошим тоном среди страховщиков. В первую очередь - страхование выезжающих за рубеж, а с 01.07.2015 еще и обязательное страхование автогражданской ответственности (ОСАГО).

При этом для заключения договора страхования может использоваться оферта страховщика (подписанная квалифицированной электронной подписью), чем многие страховщики пользуются. Оферта страховщика считается акцептованной страхователем при наступлении двух событий: выполнение страхователем действий на сайте страховщика, необходимых для оформления страхового полиса и уплата страховой премии страхователем.

Необходимо также учитывать, что заключение договора страхования с физическим лицом подразумевает предоставление персональных данных. Соответственно данные, передаваемые страхователем должны быть защищены с учетом требований 152-ФЗ «О персональных данных». К сожалению, это является слабым местом большинства онлайн-сервисов, но это тема отдельной статьи.

Кассовые электронные документы

В указании Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривается работа со следующими видами кассовых документов:

• Приходный кассовый ордер;
• Расходный кассовый ордер;
• Кассовая книга;
• Журнал регистрации кассовых документов;
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В этом же документе, разрешается ведение кассовых документов в электронном виде: «Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде» (п.4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Значит в электронный вид можно перевести все кассовые документы. Но какие требования предъявляются к электронным документам и будет ли это действительно удобно?

Требования носят общий характер и описаны в 3м абзаце п.4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: "Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации", а также "В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается".

Каждый, кто подписывает документы, должен иметь сертификат квалифицированной электронной подписи (руководитель, главный бухгалтер и кассир), что не так уж сложно, если речь не идет о кассовых ордерах. Например, расходный кассовый ордер должен подписать получатель денежных средств, а он не всегда может иметь квалифицированный сертификат.

В случае получения денежных средств необходимо выдать квитанцию от приходного кассового ордера лицу, вносящему денежные средства. Конечно, электронная квитанция может формироваться автоматически, но как она должна выглядеть и как ее передать лицу, внёсшему деньги - загадка. В указании Банка России об этом не говорится. Как вариант, можно передавать электронную квитанцию, подписанную квалифицированной электронной подписью, через оператора ЭДО, который может обеспечить доступ физических лиц к электронным документам и их хранение.

Кадровый документооборот

Использование электронных документов в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях.

Но обмен такой возможен. При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Существует еще масса документов кадрового учета внутри организации, ведение которых необходимо продумывать перед переходом на ЭД. Это и трудовые книжки, которые ведутся только в бумажном виде, и личные карточки работников, с записями которых работника знакомят под личную подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225). В бумажной форме должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года №69) в связи с тем, что предусмотренные в ней графы 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» подразумевают неоднократную личную подпись.

В электронном виде можно вести Журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним, Журнал учета приказов о приеме на работу. Унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому есть возможность выбрать наиболее оптимальный способ регистрации (формы ведения лучше утвердить приказом организации).

В заключение выделим основные моменты, которые необходимо помнить при использовании ЭД в трудовых взаимоотношениях:

1. Вести трудовые отношения с дистанционным работником, используя электронные документы, возможно. Но при соблюдении условий, установленных законодательством РФ.
2. Вести в электронной форме учетные кадровые документы рискованно в силу специфики их заполнения и хранения. Лучшим вариантом для обеих сторон трудовых отношений в этом случае будет являться бумажный носитель.
3. Документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников, можно вести в электронном виде с периодической распечаткой и передачей в хранение на бумажных носителях либо организовав безопасное место длительного хранения электронных документов.