Оформление ежегодного отпуска в 2016 году. Что нового?

Оформлять ежегодный отпуск нужно в следующем порядке:

• составить график отпусков;
• предоставить отпуск работнику (по графику или вне графика);
• оформить продление (перенос) отпуска (при необходимости).

При этом есть особенности предоставления и оформления отпуска:

• совместителю;
• руководителю организации (процедура имеет отличия в зависимости от того, относится вопрос о предоставлении ему отпуска к компетенции участников (акционеров) общества либо к компетенции самого руководителя организации);
• работнику с последующим увольнением (процедура имеет отличия в зависимости от того, предоставляется отпуск при увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон).

В данной статье мы будем говорить об общем порядке оформления отпуска.

Составление графика отпусков

В каждом структурном подразделении работодателя составляется проект графика отпусков по подразделению (в свободной форме). Если структурных подразделений нет, разрабатывается единый проект. В эти проекты вносятся пожелания работников о времени предоставления им отпусков на предстоящий год, разделении отпусков на части и т.п.

Работодатели составляют график отпусков в соответствии с законодательно установленной обязанностью (ч. 4 ст. 122, ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Вместе с тем в отношении оформления работодателем – индивидуальным предпринимателем графика отпусков единая точка зрения не выработана.

Мнение Роструда в письме № 3683-6-1 от 20 декабря 2011 г.: наличие графика отпусков у работодателя – физического лица не является обязательным требованием законодательства. Это связано с тем, что порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков определяется по соглашению между работником и работодателем – физическим лицом (ст. 305 Трудового кодекса РФ). Однако если численность наемных работников значительна, то целесообразно составлять указанный график в порядке, предусмотренном ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, а именно – не позднее чем за две недели до начала очередного календарного года.

Мнение Роструда в письме № 4414-6 от 31 октября 2007 г.: индивидуальные предприниматели – работодатели издают локальные нормативные акты (в т. ч. графики отпусков) в общем порядке. При этом в данном разъяснении обязанность по оформлению графика отпусков не ставится в зависимость от количества наемных работников.

Беспроблемный вариант

Работодателю – индивидуальному предпринимателю целесообразно составлять график отпусков независимо от того, сколько работников состоит у него в штате.

В общем случае отпуска работникам предоставляются по утвержденному графику отпусков. График отпусков издается по унифицированной либо самостоятельно утвержденной работодателем форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7.

В графике отпусков нужно предусматривать ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников, за исключением отдельных категорий. Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (если их предоставление предусмотрено действующим законодательством). При этом в график отпусков могут включаться неиспользованные отпуска за прошлые годы.

Работодатель (лицо, уполномоченное вести график отпусков) самостоятельно решает вопрос о том, руководствоваться ли мнением работника о конкретном периоде календарного года, в котором ему удобно использовать отпуск (с учетом собственных интересов – например, периодов повышенной загруженности, когда массовый уход работников в отпуск нежелателен). При этом обязательно учитывается право отдельных категорий работников, которым в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется авансом или по их желанию в удобное для них время (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Подтверждение: письмо Роструда № ПГ/5244-6-1 от 12 июля 2012 г.

Если на момент составления графика работники или работодатель затрудняются с конкретными датами предоставления отпусков, в графике отпусков могут быть указаны не конкретные даты, а месяц предоставления отпуска (с возможностью внесения изменений в дальнейшем).

График отпусков на следующий календарный год нужно составить и утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников.

Подтверждение: ст. 123 Трудового кодекса РФ, ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Если работодатель создан, например, в начале текущего календарного года, ему также рекомендуется составить и утвердить график отпусков на текущий год.

График отпусков является обязательным документом работодателя. Его наличие предотвратит риск привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства (например, при внеплановой проверке). Требование ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ о том, что график отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года, в этом случае не будет соблюдено. Но в этом нет вины работодателя, так как на тот момент он еще не существовал.

График отпусков можно оформить той датой, когда полностью сформировался штат после начала деятельности работодателя, или более поздней датой, но желательно до того, как работники начнут использовать ежегодные оплачиваемые отпуска.

При отсутствии у вновь созданного работодателя утвержденного графика отпусков на текущий календарный год работники могут пойти в ежегодные отпуска в этом году на основании личных заявлений.

Необходимо учитывать, что в определенных случаях за отказ уйти в отпуск по графику отпусков работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Предоставление отпуска

Процедура предоставления отпуска работнику включает в себя следующие действия:

• издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику;
• расчет и выплата отпускных;
• внесение информации об отпуске в кадровые документы.

Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику

Приказ (распоряжение) о предоставлении ежегодного отпуска работнику издается по унифицированной либо самостоятельно утвержденной работодателем форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ он должен составить по форме № Т-6 (форме № Т-6а – в случае оформления отпусков нескольким работникам одним приказом). Приказ издается на основании графика отпусков, утвержденного работодателем. Приказ составляют и подписывают ответственные лица. При его подготовке необходимо:

• определить и указать период работы, за который работнику предоставляется отпуск;
• учесть особенности возникновения права на отпуск у конкретного работника (в т. ч. стаж, необходимый для предоставления отпуска). При этом нужно иметь в виду, что отдельные категории работников имеют право на предоставление отпуска авансом или в удобное для них время;
• определить продолжительность отпуска (в т. ч. пересчитать количество дней отпуска, если на его период выпадают праздники).

С утвержденным приказом (распоряжением) нужно ознакомить под подпись работника (работников), уходящего (уходящих) в отпуск. Например, для этого в унифицированной форме № Т-6 предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". В унифицированной форме № Т-6а для этих целей предусмотрен столбец "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата".

Подтверждение: ст. 122-123 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-6, № Т-6а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Расчет и выплата работнику отпускных

При расчете и выплате работнику отпускных составляется записка-расчет по самостоятельно разработанной или унифицированной форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, записку-расчет нужно составить по форме № Т-60. Работник кадровой службы заполняет лицевую сторону записки-расчета.

Начислять и выплачивать отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника.

Подтверждение: ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письма Роструда № 1693-6-1 от 30 июля 2014 г., № 3707-6-1 от 21 декабря 2011 г., п. 3 письма Роструда № 428-6-1 от 22 марта 2012 г.

Внесение информации об отпуске в кадровые документы

Внести информацию об отпуске необходимо:

• в личную карточку. Сведения о предоставляемых работнику отпусках, количестве календарных дней отпуска, датах начала и окончания отпуска, а также об основании предоставления отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска) необходимо вносить в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника;
• в лицевой счет работника, составленный по самостоятельно разработанной или унифицированной форме (формы № Т-54, № Т-54а);
• в табель учета рабочего времени. При использовании унифицированной формы в нем нужно проставить буквенный код "ОТ" или цифровой код "09", если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" или цифровой код "10", если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

При использовании самостоятельно разработанной формы графика отпусков порядок заполнения графика (в т. ч. внесения в него изменений) определяется самим работодателем.

Подтверждение: ст. 123-124 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В зависимости от того, предоставляется ли отпуск по графику или вне графика (по заявлению работника), указанная общая процедура имеет некоторые особенности.

По графику

Если работник идет в отпуск строго по графику отпусков, его следует известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Заявление о предоставлении отпуска в этом случае работник может не писать, если правило о написании заявления не установлено работодателем для всех без исключения работников, уходящих в отпуск.

Поскольку отпуск работника начинается именно в ту дату, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 графика отпусков "запланированная" и "фактическая" даты различаться не будут, поэтому вносить изменения в график по факту ухода работника в отпуск не нужно.

Вне графика

Если работник идет в отпуск не по графику, а на основании заявления, работодатель не всегда может выполнить требования ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ – известить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. В данной ситуации по сути работник уведомляет работодателя, написав заявление о предоставлении отпуска вне графика. При согласии работодателя с датой начала отпуска эта дата считается согласованной сторонами. Согласие работодателя с датой начала отпуска выражается резолюцией уполномоченного лица (например, руководителя организации) на заявлении работника о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска должно быть написано работником с учетом указанного выше срока выплаты отпускных, то есть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника. Это необходимо, чтобы работодатель при выплате отпускных не нарушал требования трудового законодательства.

Поскольку отпуск работника начинается не в ту дату, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 графика отпусков "запланированная" и "фактическая" даты будут различаться. Например, в графе "запланированная" было указано "23.06.2014", но стороны пришли к соглашению о переносе даты начала отпуска на 1 июля 2014 года. Поэтому в графе "фактическая" по факту ухода работника в отпуск будет указано "01.07.2014".

Подтверждение: ст. 123-124 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Помимо заявления работника для оформления отпуска не по графику могут потребоваться и другие документы. Так, при предоставлении беременной женщине ежегодного оплачиваемого отпуска непосредственно перед отпуском по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ) от работницы требуется медицинская справка, подтверждающая состояние беременности и, соответственно, ее право воспользоваться данной привилегией (письмо Роструда № 659-6-0 от 18 марта 2008 г.). При оформлении отпуска руководителю организации может понадобиться решение уполномоченного органа организации, если вопросы предоставления отпуска генеральному директору (директору) находятся в компетенции этого органа.

Продление (перенос) отпуска (при необходимости)

При наличии установленных законом обстоятельств работодателю следует продлить или перенести отпуск на другой срок (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Отпуск должен быть продлен или перенесен в следующих случаях:

• работник во время отпуска был временно нетрудоспособен (болел). При этом продление (перенесение) возможно при совпадении именно дней отпуска с днями болезни. Если с периодом нетрудоспособности совпали другие дни отдыха, присоединенные к отпуску (например, выходные, положенные работнику-донору), оснований для продления (перенесения) отдыха не возникает (письмо Роструда № 2206-6-1 от 23 июля 2010 г.);
• работник во время отпуска исполнял государственные обязанности, предусматривающие освобождение от работы (например, присяжного заседателя, члена избирательной комиссии, – ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 113-ФЗ от 20 августа 2004 г., п. 17 ст. 29 Федерального закона № 67-ФЗ от 12 июня 2002 г.);
• были другие основания для продления или перенесения отпуска, предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными актами работодателя (например, в связи с болезнью члена семьи работника).

Указанные основания продления и переноса ежегодного отпуска применяются и в отношении работников-совместителей (например, в случае болезни совместителя во время отпуска).

Если работник при возникновении указанных обстоятельств желает продлить ежегодный отпуск, не выходя из него, он должен до окончания отпуска известить об этом работодателя любым доступным способом (по телефону, телеграммой и т.п.). Данные обстоятельства являются основанием для автоматического продления отпуска на соответствующее количество дней, например на число дней нетрудоспособности (п. 18 Правил, утв. Постановлением НКТ СССР № 169 от 30 апреля 1930 г. (действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ)). Предупредить работодателя работник должен для того, чтобы его отсутствие после даты окончания отпуска не было квалифицировано как прогул. При выходе из продленного отпуска (или ранее, если есть такая возможность) работник представляет работодателю подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, справки и т.п.).

Если же работник намерен не продлить отпуск, а перенести его неиспользованную часть на другой срок, он должен выйти из отпуска по его окончании (в соответствии с приказом о предоставлении отпуска) и подать работодателю соответствующее заявление с приложением подтверждающих документов (см. Заявление работника о перенесении отпуска на другой срок). Работник и работодатель должны согласовать между собой (хотя бы предварительно) время предоставления неиспользованной части отпуска. При этом минимальное и максимальное количество дней отпуска, которое можно переносить на следующий год, трудовым законодательством не определено.

Подтверждение: ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Есть случаи, в которых отпуск должен быть только перенесен на другой срок, согласованный с работником, а не продлен. Это следующие ситуации:

• работнику в срок (т.е. не позднее трех календарных дней до начала отпуска) не были выплачены отпускные;
• работник был уведомлен об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Подтверждение: ч. 2 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год по инициативе работодателя (с согласия работника). В этом случае работник должен использовать отпуск в срок не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

При этом нужно учесть, что возможность перенесения отпуска на следующий год ограничена законодательством. Так, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Подтверждение: ч. 3-4 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Работник может сам попросить перенести ему отпуск по личным обстоятельствам (например, не смог приобрести билеты на самолет, поезд), то есть предоставить отпуск не по графику. В случаях, когда причина переноса связана исключительно с желанием работника, перенести отпуск можно только по согласованию сторон, так как график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Подтверждение: ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2286-6-1 от 4 августа 2010 г.