Последствия неправильного хранения электронных документов

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции и подписания. Все верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов. О том, как нужно хранить документы в электронном виде и какие бывают последствия неправильного хранения, поговорим в этой статье.

Ответственность в цифрах из законодательства

За неправильное хранение некоторых видов документов в законодательстве предусмотрена прямая ответственность, и стоит помнить при этом, что документы могут быть и электронными.

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

• Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.
• Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц - от 100 000 до 200 000 руб.
• Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
• Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах";
• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же, именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид.

1.   В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается, в том числе, и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете», ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов. Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2.   В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения считается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекут занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

3.   Если документы неправильно хранились или не соблюдены были сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст. 126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Кроме прямой ответственности за неправильное хранение документов могут быть и последствия, которые повлияют на деловые отношения, удобство работы, надежность и спокойствие. В этой части статьи разберем конкретные советы, что сделать для сохранности электронных документов. При этом речь пойдет не о документах со сроком хранения более 10 лет, поскольку это отдельная большая тема для разговора, а в основном о документах, которыми уже сейчас начинаются обмениваться большинство компаний. Кстати, если вам интересна тема долгосрочного хранения, то она затрагивалась на весеннем вебинаре Synerdocs «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов».

Хранение электронных документов

Сначала посмотрим, как же все-таки нужно хранить электронные документы. Следующая схема наглядно демонстрирует, что хранить нужно не только документ, но и другие элементы:

Таким образом, хранить нужно:

1. сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;
2. электронную подпись, поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;
3. служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);
4. метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

1. Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что электронная подпись не будет соответствовать телу документа. Если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса. Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.
2. Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись – он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.
3. Отсутствие архива служебных документов не так уж страшно, но при необходимости выгрузить их из одного архива удобнее, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.
4. Метаданные позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номеру и дате документа, или по контрагенту. Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.
5. Кроме обычного хранения, нужно настроить резервное копирование всех данных, поскольку носители информации недолговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Мы уже говорили о том, что электронную подпись нужно обязательно хранить. Но это не единственная особенность. Нужно помнить, что сертификат ЭП действует всего один год, а это значит, что нужно подтверждение действительности электронной подписи. Для этого есть формат усовершенствованной электронной подписи, которая вместе с контейнером с ЭП содержит в себе еще и штамп времени, удостоверяющий, что электронная подпись на момент подписания была действительна, и данные об отозванных на тот момент сертификатах и другие доказательства.

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами

Еще одно косвенное последствие неправильно организованного хранения документов – это утеря бумажных документов, сложности поиска, доступа к ним.

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу. Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу. Метаданные к копиям помогут быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле, и в какой коробе находятся оригиналы.

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

• сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;
• отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;
• удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы;
• составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;
• выгрузка документов с электронными подписями;
• составление описей к выгружаемым документам;
• разделение прав доступа на документы или на виды документов;
• возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;
• возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом. Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее. Главное, что нужно предпринять с самого начала – это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.