6-НДФЛ – нюансы заполнения

После введения любого нового отчета компаниям традиционно требуется время, чтобы привыкнуть к новшеству и разобраться в нюансах. Несмотря на то, что с момента введения формы 6-НДФЛ прошло уже около полугода, алгоритм заполнения отчета по-прежнему порождает внушительное количество вопросов.

Для начала напомним о том, кто и в какие сроки должен сдавать новую форму.

Согласно приказу ФНС от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ налоговые агенты должны заполнить и представить сведения 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета.

В соответствии с абзацем 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса форму необходимо сдавать ежеквартально – за первый квартал, полугодие и девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Таким образом, поскольку последний день июля в этом году приходится на выходной, срок подачи 6-НДФЛ за полугодие – не позднее 1 августа.

Теперь остановимся на некоторых наиболее актуальных вопросах, которые возникают при заполнении формы.

1.     В Разделе 2 формы 6-НДФЛ данные отражаются нарастающим итогом с начала года или только за последние три месяца?

В письме от 18 февраля 2016 г. № БС-3-11/650@ ФНС России поясняет, что в Разделе 2 отображаются только данные за последние три месяца. Для второго полугодия используются данные с апреля по июнь.

При этом раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года. 

2.     Нужно ли показывать в отчете за полугодие выплату зарплаты за июнь, которая фактически будет произведена в июле?

Согласно Письму ФНС от 27 апреля 2016 г. № БС-4-11/7663 операции, проведенные позже отчетной даты, в текущий расчет включать не нужно.

В отношении июньской зарплаты, выплаченной в июле, в форме 6-НДФЛ необходимо отразить только начисление дохода и НДФЛ – по строкам 020 и 040 Раздела 1. При этом выплату денежных средств и удержание налога отображать в форме 6-НДФЛ за полугодие не нужно. Данные операции относятся к третьему кварталу и будут показаны в отчете за 9 месяцев. НДФЛ с июньской зарплаты, выданной в июле, в строках 070 и 080 также не показывается.

3.     Каким образом заполняется отчет в случае, если начисление налога проводилась по нескольким различным ставкам?

В соответствии с порядком заполнения отчета на каждую налоговую ставку необходимо заполнить новый лист с Разделом 1. Что касается Раздела 2, то в нем отображаются данные по всем ставкам налога. Таким образом, в 6-НДФЛ может быть несколько Разделов 1, и один, общий, Раздел 2. При этом доходы, полученные физическими лицами в течение квартала, в Разделе 2 отражаются в хронологическом порядке вне зависимости от ставки налога.

4.     Вправе ли организация, имеющая несколько обособленных подразделений, состоящих на учете в одном налоговом органе, представить одну форму 6-НДФЛ?

Глава 23 Налогового кодекса не содержит норм, предоставляющих налоговым агентам, имеющим обособленные подразделения, право самостоятельно выбирать обособленное подразделение, через которое производились бы перечисление налога и, соответственно, представление расчета по форме 6-НДФЛ.

Следовательно, данный расчет заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что такие подразделения состоят на учете в одном налоговом органе.

5.     Каким образом заполняется отчет, если в отношении доходов, полученных в один день, установлены разные сроки перечисления НДФЛ?

В Письме от 11 мая 2016 г. N БС-4-11/8312 ФНС разъясняет, что в такой ситуации строки 100–140 Раздела 2 формы 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

6.     Как заполнить 6-НДФЛ в случае, если доход получен работником в натуральной форме?

В Письме от 28 марта 2016 г. N БС-4-11/5278@ указано, что в случае если работнику 01.03.2016 выплачивается доход в натуральной форме, то данная операция отражается в строках 020, 040, 080 Раздела 1 и строках 100–140 Раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ.

Согласно разъяснениям ФНС, в случае, если доход в натуральной форме выплачивается работнику 01.03.2016, в Разделе 2 данную операцию необходимо отразить следующим образом: по строке 100указывается дата 01.03.2016; по строке 110 – 01.03.2016; по строке 120 – 02.03.2016; по строке 130 – соответствующий суммовой показатель.

При этом в строке 140 указывается 0, поскольку, выплачивая доход в натуральной форме, налоговый агент не имеет возможности удержать при выплате сумму НДФЛ.

7.     Нужно ли предоставлять 6-НДФЛ за 3 и 4 квартал в случае, если выплата доходов физическим лицам была произведена только во втором квартале?

В случае если организация производит выплату доходов физическим лицам только во 2 квартале (например, выплату дивидендов), то в налоговый орган необходимо предоставить расчет по форме 6-НДФЛ не только за полугодие, но и за  девять месяцев и год соответствующего налогового периода. При отсутствии выплат в 3 и 4 кварталах налоговый агент заполняет только Раздел  1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев и год соответствующего налогового периода. Раздел 2 заполняется только при наличии выплат в соответствующих кварталах  (Письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4958@).

8.     Нередко вызывает вопросы заполнение строки 060, в которой, согласно порядку заполнения формы 6-НДФЛ, отображается количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый НДФЛ доход.

Заполняя данную строку отчета, необходимо учитывать, что при увольнении и приеме на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не меняется. 

Важно: штрафные санкции

Согласно Статье 126 Налогового кодекса, непредставление формы 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета карается штрафом в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.

На первый взгляд штраф невелик. Однако необходимо иметь в виду, что штрафные санкции регламентируются Статьей 126.1. И значит, за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения, налоговому агенту грозит штраф в размере 500 рублей.

А опоздание с подачей отчета более чем на десять дней, может обернуться блокировкой банковского счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Таким образом, ответственность за несвоевременное или некорректное предоставление формы 6-НДФЛ весьма существенна.

Источник: Аскон