Способы оценки времени на выполнение функций. Как оценить эффективность и результативность работы бухгалтерии?

Чтобы оценить эффективность и результативность  работы любого подразделения компании, нужно, прежде всего, определить цели и критерии такой оценки. Их мы и рассмотрим в этой статье. Важно также с самого начала учитывать, что между эффективностью и оперативностью есть принципиальная разница, обусловленная тем, что работа бухгалтерии существенно отличается от работы других подразделений - например, отдела продаж.

Такой показатель как «эффективность» предполагает оценку рабочего процесса с точки зрения экономичного расходования ресурсов. Для этого необходимо сравнить достигнутые результаты с затратами на выполнение процесса. Эффективный процесс – это тот, что при наименьших затратах (времени, усилий, средств) приносит наибольший результат.

Основными процессами, которыми управляет бухгалтерия, являются подготовка отчетности, ведение бухгалтерского и налогового учета и сбор и обработка первичной документации.

Основные процессы, которыми управляет бухгалтерия, это подготовка отчетности, ведение бухгалтерского и налогового учета, а также сбор и обработка первичной документации. Таким образом, можно выделить следующие критерии эффективности работы сотрудников бухгалтерии:

• Исполнение бюджета
• Сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского или налогового законодательства
• Сумма убытков, возникших из-за наличия кассового разрыва
• Просроченная дебиторская задолженность из-за недостающих счетов-фактур
• Пени и штрафы по просроченной кредиторской задолженности
• Взаимозаменяемость сотрудников

Затраты рабочего времени также относятся к оценке эффективности процессов, ведь в любом бизнесе время – это деньги. Такие затраты можно разделить на две категории:

• по отношению к сотруднику: какова занятость исполнителя отдельно взятой функции (нормируемого процесса) и сколько времени у него занимает выполнение поставленных перед ним задач;
• по отношению к рабочему процессу: каковы его содержание и значимость и сколько времени требуется, чтобы его выполнить.

Пожалуй, самым распространенным методом оценки временных ресурсов является фотография использования рабочего времени или «хронометраж». Наблюдения проводятся, как правило, одним из двух способов: либо путем непосредственного измерения длительности каждого элемента работы и перерывов; либо путем фиксирования количества повторений тех или иных элементов в заранее установленном интервале или методом выборочных наблюдений.

Такой показатель, как «результативность», предполагает оценку степени достижения поставленных целей безотносительно стоимости. В этом контексте эффективная работа – это умение правильно поставить цели и задачи, которые являются точкой отсчета, и качественно достичь запланированного результата.

Чтобы оценить результативность работы сотрудников бухгалтерии, можно использовать следующие показатели:

• Претензии налоговых органов и аудиторов;
• Нарушение сроков сдачи отчетов;
• Количество ошибок, выявленных в процессе аудита;
• Количество корректировочных проводок;
• Количество ошибок в системе учета;
• Нарушение срока закрытия отчетного периода;
• Своевременное выставление счетов и отражение оплаты в системе учета;
• Количество ошибок при осуществлении платежей;
• Количество счетов, которые несвоевременно были оплачены;
• Задержка зарплаты или ошибки начисления;
• Количество жалоб клиентов на ошибки в документах.

Наконец, важным аспектом оценки работы бухгалтерии является наличие и зрелость информационной системы компании. Автоматизация бухгалтерского учета не только повышает эффективность управления процессами, но и улучшает их качество, уменьшая число ошибок и сокращая время на создание отчетности и анализ хозяйственной деятельности.