Как сделать так, чтобы бухгалтер забыл про первичку

Что случилось?

Один из самых трудоемких и малоавтоматизированных процессов в бухгалтериях компаний — это ввод первичных документов в систему. Такая простая процедура по-прежнему отнимает много времени и ненужного ручного труда. Мы решили узнать у компании 42Clouds, как можно снять эту головную боль.

Что такое первичная документация?

Первичная документация — это все те многочисленные бумажки, которые нужны налоговым и иным проверяющим органам и которые так сильно засоряют шкафы и проходы между столами в тысячах компаний. К таковым относят: договоры, накладные, счета-фактуры, товарные чеки, БСО и тп.

А в чем, собственно говоря, проблема?

Работа по внесению первичных документов подразумевает за собой большую рутину. А рутина паровозом тянет за собой усталость, ошибки и опечатки, на поиск которых может уйти время едва ли не большее, чем потребовалось на ввод первички. Кроме того, искажение информации в финансовом отчете может привести к проблемам при сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Как ее можно решить?

Решить можно двумя способами:

• взять на работу проворного и шустрого бухгалтера/стажера/студента, предложив ему небольшой оклад и не очень привлекательную работу;
• согласиться с тем, что рутинные операции правильнее заменить на автоматический ввод, а собственного бухгалтера лучше нагружать интересными задачами.

Что значит автоматический ввод? Неужели пока я сдавала отчет, мир захватили роботы?

Все куда проще: вместо робота-андроида, которого вы себе скорее всего представили, основной объем работы на себя возьмет обыкновенный сканер и специальное ПО. В его работу вникать не потребуется, современные программы творят чудеса без вмешательства человека. Но если вам все же интересно, такое ПО называется системой потокового ввода документов.

Ну какие-то минимальные знания нужны? Наверняка придется читать мануалы?

Основным условием разработки подобных систем является легкость в использовании. Конечно, к любому ПО надо привыкнуть и научиться с ним работать. К счастью, в настоящее время процесс обучения сводится к просмотру одной демонстрации за чашкой кофе.

А вдруг сканер неправильно распознает пару цифр? Все полетит в тартарары?

Не совсем так, больше проблем у вас возникнет, если вы прольете кофе на клавиатуру. В программе используется иной подход, она проводит сверку по нескольким критериям: количество, сумма, цена, ставка НДС и т.д. Если находится пара несоответствий, оператор видит на мониторе соответствующее сообщение и видит, в каких конкретных полях следует исправить данные. Более того, программа подсказывает на что исправить неправильное значение. Сама подсказывает, Карл! Сама!

Иногда бывает, что товар приходит с одним наименованием, а приходовать его надо с другим. Что делать в таком случае?

Тут все очень просто. К примеру, в номенклатуре вашего поставщика продукт называется «Сыр с плесенью», а у вас «Сыр с плесенью благородной». Устанавливаете в программе один раз нужное соответствие вручную, и вуаля! — дальше ПО будет делать это на автомате. Можете выдохнуть и выпить чая с бергамотом.

Еще один каверзный вопрос (Максим Поташев на него ответить не смог): что делать с нестандартными документами?

Ахах, так и Максим не бухгалтер. Работа с не типовыми документами (счет-фактура, УПД, ТОРГ-12) тоже не является проблемой. Нужно разработать унифицированный шаблон для различных типов документов — это не сложно! Отправляем на диагностику, тестируем, загружаем. Вуаля! Все готово.

А как с интеграциями? С какими бухгалтерскими программами дружит потоковый ввод документов?

Априори — все системы работают с 1С. Так и сервис «Загрузка документов» без проблем работает со всеми типовыми конфигурациями 1С, не внося в них никаких изменений. Он (сервис) позволяет всем желающим пройти тест-драйв, чтобы оценить функционал системы.

С недавнего времени данный сервис также легко можно «подружить» с различными бухгалтерскими и финансовыми системами, всевозможными ERP, CRM и тд. Как говорится «нашей белочке все по зубам, была бы задача, решение найдется». Схема работы со всеми системами одинакова: Загрузил — Распознал — Провел.

Где это использовать и кому это будет полезно?

Вариантов бесконечное множество, ниже перечислены самые популярные:

• в крупных холдингах или сетях с разбросанными филиалами;
• в локально расположенных компаниях, но с большим количеством первички;
• в аутсорсинговых компаниях, ведущих большой пул клиентов;
• при авралах, возникающих вследствие повреждении базы данных;
• при переходе с одной учетной системы на другую;
• в случае резкого увеличения количества хозяйственно-финансовых операций в компании;
• при некорректном ведении бухучета и налогового учета.

При каком минимальном объеме первички оправдано использование такой системы?

Совершенно неважно, какой у вас объем первичной документации, систему целесообразно использовать для устранения неточностей, опечаток и ошибок при вводе документации. В любом случае, это поможет сэкономить драгоценное время.

Сколько может стоить такое удовольствие?

Стойте, зачем бежать впереди паровоза. Прежде, чем принимать решение о покупке продукта, можно оценить удобство программы и ее возможности с помощью бесплатной демо-версии (каковая присутствует у любого солидного поставщика), а потом задавать вопросы о возможных тарифах и пакетах. Ведь, как известно, дело не в цене, а в ценности.

Вишенка на торте

Одним из подвидов систем ввода документов могут служить мобильные приложения, позволяющие также вводить ряд первичных документов через смартфон и выполняющие кучу других полезных операций с 1С:

• выгрузка отчетов из 1С в виде графиков и диаграмм;
• постановка задач сотрудникам;
• контроль за средствами предприятия

и мн.др

Одним из примеров таких приложений служит Sauri, которое позволяет на смартфоне получить мгновенный доступ к следующим данным из 1С:

• денежные поступления и расходы;
• входящие и исходящие платежи;
• продажи и валовая прибыль;
• дебиторская и кредиторская задолженности;
• остаток денег на счету и в кассе;
• остатки на складах.

Кроме того, с Sauri вы сможете загружать первичку и создавать счета прямо из смартфона.