Владимир МАЛЫШКО
Эксперт «ПБУ»

Основными документами, регламентирующими действия организаций при осуществлении кассовых операция, являются:

• Положение о правилах наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 № 14-П (утв. Советом директоров Банка России 19.12.97 № 47; далее - положение);
• Порядок ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40; далее - порядок).

Этими документами устанавливаются правила приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины.

Так, наличные денежные средства могут храниться в кассе организации только в пределах установленного обслуживающим банком лимита остатка денежных средств (п. 2.5 положения). Этот лимит устанавливается обслуживающими банками ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

Заполнение расчета

Для установления величины лимита организация представляет в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (форма приведена в приложение 1 к положению).

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима её деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в банк ежедневно в конце рабочего дня, лимит остатка кассы устанавливается в размерах, необходимых для обеспечения нормальной их работы с утра следующего дня.

Если организация имеет денежную выручку и сдает наличные денежные средства в банк на следующий день, то лимит остатка кассы для неё устанавливается в пределах среднедневной выручки наличными деньгами.

Для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в банк не ежедневно, лимит остатка кассы определяется в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки.

Для организаций же, не имеющих денежной выручки, лимит остатка кассы устанавливается в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Исходя из этого, в расчете требуется привести величины среднедневной выручки и среднедневного расхода. Они же исчисляются делением общей суммы полученной выручки (произведенных расходов) за последние три месяца на число рабочих дней.

В расчете помимо приведения испрашиваемой суммы лимита, организация указывает также и периодичности внесения денежных средств в банк.

Напомним, что «сверхлимитные» наличные денежные средства, образовавшиеся в кассе, организация должна сдавать в банк (п. 2.6 положения). Можно хранить в кассе в течение трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке, наличные деньги сверх установленных лимитов только при выдаче заработной платы, выплат социального характера и стипендии. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.

Как было сказано выше, организации могут сдавать наличные денежные средства в банк ежедневно, на следующий день или один раз в несколько дней. В положении оговорена возможность применения каждого варианта. Организациям, расположенным в населенном пункте, где нет учреждений банков, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, могут быть установлен срок сдачи «сверхлимита» раз в несколько дней. Сдача наличных, превышающих установленный лимит на следующий день, может предоставляться организациям, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства. Всем же остальным организациям необходимо будет сдавать «лишнюю» сумму в день поступления наличных денег в кассу (п. 2.4 положения).

Последней заполняемой позицией в расчете является указание цели, на которые предполагается использовать полученную наличную выручку. Так, в положении уточняется, что организации могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку только по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков и только на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России (п. 2.7 положения).

Банк России рекомендовал коммерческим банкам согласовывать расходование поступающей в кассу выручки на:

• заработную плату и выплаты социального характера;
• закупку сельскохозяйственной продукции у населения;
• скупку тары и вещей у населения;
• командировочные расходы;
• покупку канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и ГСМ;
• оплату срочных ремонтных работ;
• выплату возмещений убытков по договорам страхования физических лиц (п. 3 указания Банка России от 12.11.96 № 360).

Но в то же время в документах не прописана ответственность за нецелевое использование выручки.

Отметим, что организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Расчет представляется в банк в двух экземплярах. Второй экземпляр с решением обслуживающего банка по лимиту остатка кассы и перечнем возможных расходных статей возвращается клиенту.

Особенности

Обычно лимит остатка кассы устанавливается банком на календарный год. Однако он может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе организации. В качестве обоснования вполне подойдут резкое увеличение объемов кассовых оборотов или же изменение условий сдачи «сверхлимита». Организация представляет в банк расчет, в котором приводит новые данные.

Довольно часто организации заключают договоры на расчетно-кассовое обслуживание с несколькими банками. Возникает ли в этом случае у организации необходимость представления вышеупомянутого расчета во все обслуживающие банки?  Положение предписывает организации обратиться с расчетом в один из обслуживающих банков. После установления банком лимита остатка кассы организация направляет уведомления об определенном ей лимите в другие банки, в которых у нее открыты счета. При проверке данной организации все банки будут руководствоваться именно этой величиной лимита остатка наличных денег в кассе.

Наличие в составе организации обособленных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и счетов в банках, несколько добавят работы бухгалтерским службам. Как и для любой организации в этом случае будет установлен лимит остатка кассы. Причем он единый для организации в целом. Поэтому сумма остатков в кассах обособленных подразделений на конец дня не должна превышать установленную величину. Поэтому целесообразно приказом руководителя ежегодно доводить лимит остатка кассы до каждого структурного подразделения.

Если же обособленные подразделения имеют отдельный баланс и расчетные счета в банках, то для них лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Не представление расчета на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в один из обслуживающий банк приводит к тому, что лимит остатка кассы организации будет считаться нулевым. Не сданная в таком случае в банк денежная наличность считается сверхлимитной. А это может повлечь за собой наложение штрафных санкций за нарушение правил наличного денежного оборота.

Ответственность

За накопление денежных средств сверх установленного лимита предусматривается административная ответственность. Она установлена статьей 15.1 КоАП РФ. Административный штраф может налагаться как на должностных лиц, так и на юридическое лицо. Сумма налагаемого административного штрафа на должностных лиц установлена в пределах от 40 до 50 МРОТ. При наложении штрафа на юридическое лицо ее величина достигает 400-500 МРОТ.

КоАП РФ определил также административный порядок рассмотрения дел о нарушениях порядка работы с денежной наличностью. Рассматривают дела о таком административном правонарушении налоговые органы (п. 23.5 КоАП РФ). Причем рассматривать их от имени налоговых органов вправе:

• руководитель МНС России и его заместители;
• руководители территориальных Управлений МНС России по субъектам РФ и их заместители;
• руководители территориальных органов МНС России в городах и районах.

Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения. При длящемся административном правонарушении срок, в течение которого должно быть вынесено постановление, начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

Напомним, что до 1 июля 2002 года (момента введения КоАП РФ) ответственность за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов была установлена пунктом 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Величина штраф составляла трехкратный размер выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителей организаций, допустивших указанное нарушение, налагался административный штраф в сумме 50 МРОТ.