Как правильно учесть расходы на личный автомобиль для служебных нужд

Известно, что работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, последний обязан выплатить компенсацию за использование и износ (амортизацию) автомобиля. Помимо этого, работодатель также обязан возместить работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), при условии их документального подтверждения. Размер возмещения расходов определяется в сумме, предусмотренной письменным соглашением, заключенным между работодателем и работником (ст. 188 ТК РФ).

Причем стороны соглашения вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля и суммы возмещаемых затрат. Между тем не любую сумму работодатель впоследствии может учесть при налогообложении.

Дело в том, что при использовании легкового автомобиля работника в служебных целях в расходах при налогообложении прибыли можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от типа используемого транспортного средства и объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264)^[1]. Организации, применяющие УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в силу пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ также вправе признать указанные расходы в пределах установленных нормативов.

Сами нормативы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

В Письме от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789 Минфин указал, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Данная позиция не является новой, прежде она была высказана финансистами в письмах от 04.12.2015 № 03‑03‑06/70852, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239.

Подтвердить подобные расходы можно посредством следующих документов: письменного соглашения, приказа руководителя о возмещении затрат, копий регистрационных документов на автомобиль (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629).

Кроме того, Минфин в названном письме отметил, что ст. 188 ТК РФ предусматривается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях применения гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. Сказанное справедливо также в отношении автомобиля, находящегося в совместной собственности супругов, так как в силу ч. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим владения этим имуществом^[2].

Итак, несмотря на то, что позиция чиновников финансового ведомства, высказанная в комментируемом письме, обоснована уже давно устаревшими нормативами, тем не менее с точки зрения закона данная позиция является безупречной. Хотя и несправедливой (по мнению автора) с учетом нынешних реалий. Судите сами.

Вышеупомянутые правительственные нормативы были утверждены в 2002 году. Напомним, на тот период средняя стоимость одного литра бензина составляла около 10 руб.

С тех пор расчет расхода топлива автомобильным транспортом принципиально не изменился^[3], а вот его цена заметно выросла. Далее в таблице приведены (для сравнения) средние показатели цены на бензин в разрезе по годам.

Если ранее (в 2002 году) норматив в размере 1 200 руб. покрывал затраты на приобретение 109,09 л А-95, то в нынешнем (2016) году бензина указанной марки на эту сумму можно приобрести в три раза меньше – всего лишь 31,67 л.

С учетом названных обстоятельств организациям в настоящее время стало невыгодно использовать личный транспорт своих сотрудников в служебных целях, поскольку все затраты на его эксплуатацию сверх установленных лимитов должны оплачиваться за счет прибыли предприятия.

Ведь, как пояснил Минфин (см. Письмо от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239), в размерах вышеупомянутых нормативов, определенных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (в том числе на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотруднику, использующему личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях).

В этом смысле экономически более выгодной правовой конструкцией для организации является заключение с работником договора аренды (с экипажем – ст. 632 ГК РФ или без – ст. 642 ГК РФ) на автомобиль. При заключении подобных договоров организация сможет признать в целях налогообложения гораздо больше расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля.

^[1] Напомним, тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

^[2] Добавим: если машина находится в совместной собственности супругов, то на суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя автомобиля, зарегистрированного на супругу работника, страховые взносы не начисляются (см. Письмо Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291).

^[3] Это следует из норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23‑р, и их предшественника, утвержденного Минтрансом России 29.04.2003.