Полезные советы для бухгалтера, оформляющего командировки

Практически любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Но для того, чтобы работник вовремя добрался из точки А в точку Б, успешно выполнил поручение и благополучно вернулся обратно, кому-то приходится решать целый пласт проблем. Один из важных участников в этом процессе – бухгалтер, который должен правильно учесть и отразить все расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников. Как бухгалтеру в 2017 году избавиться от головной боли, а самому сотруднику получить от поездки личные дивиденды? Давайте посмотрим.

Если сотрудник отправляется в командировку на самолёте, нелишним будет присоединиться к программе накопления миль – такие есть едва ли не у каждого авиаперевозчика. Несколько перелётов по служебным заданиям, и вот уже можно не ломать голову над тем, где взять деньги на билеты, когда начнётся долгожданный отпуск. Если не хватает на оплату всей дороги, можно воспользоваться накопленными милями и на том сэкономить.

Для корпоративных клиентов у многих гостиниц существуют отдельные преференции. Например, таким гостям в качестве комплимента может быть предоставлена питьевая вода в номер при заезде, или глажка одежды - в подарок при определенной длительности пребывания. Кроме того, весьма кстати будет бесплатный доступ к услугам отельного бизнес-центра.

Что немаловажно, так это предусмотреть бронирование номера, стоимость которого включает завтрак, ведь тогда командированный сотрудник сможет свободнее распорядиться своими суточными.

Многие организации отправляют сотрудников не только по городам и весям нашей необъятной родины, но и за её рубежи. И тогда к организационным заботам добавляются получение визы (для стран, с которыми у Российской Федерации не предусмотрен безвизовый режим) и страхование выезжающих за рубеж.

Так что впоследствии можно будет воспользоваться уже открытой многократной шенгенской визой для путешествий по всей Европе и – что более важно – страховкой. Кстати, у медицинской страховки, приобретаемой для стран Шенгенской зоны, имеются некоторые особенности по оформлению, которые необходимо учитывать заранее.

Не всегда удаётся сразу подобрать оптимальный вариант проживания, отвечающий главным критериям: близость к объекту командировки; приемлемую стоимость; должный комфорт; наличие интернет-связи и т.п.

Сложности могут возникнуть и со стыковкой рейсов, если сотруднику предстоит сложный маршрут с пересадками.

Иногда случаются затруднения с платежами, когда по какой-то причине нет возможности срочно оплатить забронированные билеты или гостиницу, а командировка - уже завтра.

Как минимизировать риски и превратить трудоёмкую организацию командировки в простой и понятный процесс?

Эффективнее всего обратиться к профессионалам. К примеру, компания OZON.travel предлагает онлайн сервис, как раз удобный для организатора командировок. Подробнее ознакомиться с его работой можно здесь.

Став корпоративным клиентом OZON.Travel, приобретать авиабилеты на особых условиях и бронировать отели по специальным тарифам становится обычным делом. Оплата возможна безналичным способом или корпоративной банковской картой. Кроме того, если забронировать билет нужно срочно, и вы уже какое-то время пользовались сервисом, оператор предоставляет отсрочку платежа, что здорово экономит время.  Нужные для отчетности документы за каждый отчетный период доступны онлайн, в личном кабинете. Оригиналы приходят заказным письмом.

И ещё, к вашим услугам  - круглосуточная Служба поддержки корпоративных клиентов.

Зарегистрируйте личный кабинет корпоративного клиента на OZON.travel и начните оформление заказов даже без подписания договора. Это можно сделать позднее.

В 2017 году суточные при расчете налога на прибыль не нужно нормировать. Их необходимо списывать в том размере, который предусмотрен внутренними документами предприятия: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

С 2017 года предусмотрено предельное значение суточных, не облагаемое НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование. По России это значение составляет 700 рублей в день, а для зарубежных командировок – 2500 рублей в день.

Ещё одна тонкость: если сотрудник командирован в место, откуда он может каждый день возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. И в этом случае расходы на питание, дорогу и т.д. можно учесть в составе расходов, приходящихся на производство и реализацию. Только заранее стоит предусмотреть такую возможность во внутренних документах компании (приказы, распоряжения и т.п.). При этом сотрудник должен предоставить оправдательные документы (чеки из кафе, супермаркетов и т.д.).

Такой выход из положения законодатель предусмотрел в подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, поскольку при однодневной командировке суточные выплачиваться не должны, и квалифицировать суммы, уплаченные сотруднику в качестве командировочных расходов, при расчете налога на прибыль нельзя.

Итак, если сотрудники вашей организации частенько отправляются в командировки, то организацию процесса можно – и нужно! – упрощать. Тем более, что с сервисом OZON.travel решить все вопросы на одном ресурсе очень удобно. Бронирование транспорта и гостиниц, организация трансфера, оформление страховок – всё это выполняется легко и быстро.

Все что вам потребуется для начала работы – это интернет. Нужно всего лишь зарегистрировать личный кабинет, ну а дальше - начинайте экономить время и деньги!