Пожалейте вашего бухгалтера

Желание наладить управленческий учёт в строительстве – разумное и очевидное. Но при построении этого самого управленческого учёта в корне не правильно опираться лишь на те данные, которые есть в бухгалтерии.

Так уж повелось исторически, что всё, что касается денег, вообще цифр, каких-то точных показателей, находится в юрисдикции бухгалтерии. Хотя это не более чем привычка. Ведение управленческого учёта – обязанность отнюдь не бухгалтера. У бухгалтерии имеются собственные, первоочередные задачи: учет фактической деятельности, расчет и оптимизация налогов, правильное заполнение и сдача отчётности в фискальные органы.

Реальная картина

И всё же записывают бухгалтеров в управленцев с завидной периодичностью.

Вариант первый: бухгалтер даёт вам (руководителю) всё, что нужно для управления предприятием, а не просто для корректной сдачи налоговой отчётности. Это значит лишь одно – бухгалтер занимается просто не своим делом, а выполняет задачи начальников отделов.

Вариант второй: бухгалтер даёт вам данные бухгалтерского учёта, которые для планирования и управленческого учёта могут использоваться частично, и это наиболее распространённый сценарий .

Вариант третий: его нет.  

Что такое управленческий учёт

Чтобы не быть голословными, обратимся за подсказкой к Википедии за определением. Итак, свободная энциклопедия гласит: основной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности.

Целью данного материала не является защита чести и достоинства бухгалтера. И мы не будем делать намёков на то, что те бухгалтеры, которые взвалили на себя хоть минимальный управленческий учёт, скорее всего, получают недостаточно достойную оплату своего труда…

Мы расскажем о том, в чём заключаются конкретные отличия бухгалтерского и управленческого учёта в строительстве, приведём примеры.

Про деньги, или кто кому должен

Начнём с простого примера. Переведём бухгалтерскую логику в плоскость управленческого учёта и посмотрим, чем эта логика нехороша.

Итак, бухгалтер знает, что получен аванс от заказчика на  300 000 рублей. При этом акт выполненных работ закрыт на 200 000 рублей. Бухгалтер, видя такой сценарий, скажет, что больше денег от заказчика компания не ждёт, так как акт выполненных работ закрыт ещё не на всю сумму аванса.

Правильный ответ совсем другой, и зависеть он будет от ряда условий договора. Предположим, общая сумма сметы по договору строительного подряда 1 000 000 рублей, и в договоре указано условие пропорционального зачёта аванса. Кроме того, в договоре прописано гарантийное удержание 5% на полгода (допустим, таков гарантийный срок). В этом случае для расчёта ожидаемого платежа нужно знать больше, чем знает бухгалтер: аванс 300 000 рублей относится ко всей сумме договора, а поскольку зачитывается он пропорционально, то к акту на 200 000 относится только часть этого аванса – 60 000 рублей. Кроме того, 5% от суммы акта (это 10 000 рублей) заказчик удержит из суммы платежа до окончания гарантийного срока по договору. Следовательно, мы ожидаем оплату от заказчика: 200 000 рублей минус (часть аванса) 60 000 рублей минус (гарантийное удержание) 10 000 рублей, в итоге платёж от заказчика должен составить 130 000 рублей.

Может ли бухгалтер назвать нам ожидаемую сумму платежа, исходя лишь из бухгалтерских данных? Не может, т.к. общая сумма договора и процент гарантийного удержания указаны в договоре – это плановые данные, и из бухгалтерских проводок эти данные узнать невозможно. То есть спрашивать у бухгалтера об ожидаемых платежах – неправильно, ведь на расчёт сумм и сроков этих платежей влияют данные, которых нет в бухгалтерии, а есть в условиях договора (например, процент страховых удержаний, гарантийный срок и другие условия). Бухгалтер не обязан ничего знать об этих моментах. Этим должны заниматься руководители отделов. Сумма договора должна быть известна СДО (сметно-договорному отделу). Юрист должен знать, есть ли страховые и гарантийные удержания, в какой срок и при каких условиях они будут перечислены на счёт вашей компании.

В идеале всё это должно фиксироваться в БДДС (бюджете движения денежных средств).

Про материалы

Также необходимо понимать, какие остатки материалов есть на объектах. Причём это нужно фиксировать не ежемесячно, а каждую неделю или даже в идеале – каждый день. Бухгалтер оперативных данных о материалах чаще всего не знает. Например, бухгалтер спишет материалы со склада в затраты только в конце месяца, когда будут данные о выполненных объёмах работ на стройке. Но в управленческом учёте надо знать, что материалы уже ушли в работу, не дожидаясь конца месяца.

Пусть пока объект не сдан, не подписан даже акт с заказчиком на выполнение части работ, но материалов уже нет – залитый цементный раствор уже не превратить в сухую смесь обратно и не вернуть обратно на склад.

В учёте по бухгалтерии материалы ещё есть, но физически их уже нет! И нельзя бухгалтера заставить их списать сразу, «по факту», бухгалтерия не может сделать операцию без соответствующего документа. А кладовщику, снабженцу, прорабу не так важно, как бухгалтер должен оформлять свои проводки – им важно, что материалы на самом деле уже закончились и их нужно привезти, иначе работа остановится.

 «Бумажки»

Пока в бухгалтерии нет документов, подтверждающих факты оплат, прихода материалов и их использования в работе, выполнения определённых объёмов работ, можно считать, что этих операций не было. Но это не так, поскольку документы поступают чаще всего с опозданием. А ведь для управленческого учёта отсутствие документов не является основанием для невозможности корректировки планов. Если упросить, то можно сказать так: жизнь компании/стройки не должна останавливаться, пока она не получены официальные «бумажки». Контролировать выполнение текущих планов и планировать дальнейшие действия необходимо, опираясь на внутренний учёт. Вышеприведённый пример про материалы – как раз тоже из области «бумажек».

Сроки

Сроки – одно из глобальных отличий бухгалтерского и управленческого учёта в строительстве. Бухгалтерия контролирует сроки так, как положено по ПБУ, а руководителям иногда важнее другие сроки. К примеру, бухгалтер начисляет заработную плату последним числом месяца, но директору важнее, что выплатить её нужно с 5-го по 10-е число следующего месяца – следовательно, к этому сроку нужно иметь на счету сумму на выплату зарплаты и налогов, а вовсе не ко дню начисления и не к дате сдачи отчётности. А значит – договор с заказчиком должен быть составлен таким образом, чтобы деньги за выполнение работ предыдущего месяца поступили от заказчика именно в такой срок, а не позже. И работы должны закрываться на такие объёмы и суммы, чтобы полученных от заказчика денег было достаточно для этих выплат – значит, надо заранее знать плановую сумму зарплаты за выполнение работ в каждом месяце. Но о плановой заработной плате в бухгалтерии не знают. Это стык компетенции ПТО (производственников) и ПЭО (плановиков). ПТО отвечает за то, какие объёмы будут выполнены за конкретный период. А ПЭО – какой размер заработной платы необходимо начислить, исходя из этих объёмов.

Рекомендации

На основании всего вышесказанного можно дать следующие рекомендации:

Следует оптимизировать планирование, делегируя начальникам отделов полномочия по ведению управленческого учёта в тех компетенциях, которые входят в юрисдикцию этих отделов. ОМТС – материалы. ПЭО – финансовые планы. СДО – договорной и сметный учёт.

Ввести ряд мероприятий по контролю сроков, ресурсов и финансов. Причём контролю системному и постоянному, который сводится не к простой фиксации проблемы, а к её разрешению. Допустим – увидели отклонение от сроков на 5 %, значит ещё можно предпринять меры в спокойном режиме. Увидели на 15 % – значит, пора действовать быстро.

Решение

Во всём этом может помочь специализированное программное обеспечение для управления строительством, которое в режиме «семафоров» будет предупреждать о проблеме. К примеру: красная лампочка – начинается беда; зелёная лампочка – всё идёт по плану. Просто? А зачем сложно?

Надо сказать, что планировать можно правильно, но бывает, что контроль просто несвоевременный: перерасход ресурсов, деньги не вовремя пришли или ушли. Значит, нужно контроль сделать более глубоким, в разрезе проектов, объектов, договоров и ответственных лиц.

Программа «АЛТИУС — Управление строительством» позволяет упорядочить и систематизировать деятельность строительного предприятия: вести учёт договоров с заказчиками и подрядчиками, автоматически формировать сетевые план-графики, вести управленческий учёт движения денежных средств компании, вести взаиморасчёты с заказчиками, подрядчиками и поставщиками, контролировать сроки и объёмы выполняемых работ.

Кроме этого, в программе возможен обмен данными с любыми другими программами. Существует модуль обмена данными с бухгалтерскими программами, который позволяет отследить движение денежных средств строительного предприятия (банк-касса) и материально-технических ценностей.

Работа с программой начинается с ввода договоров с заказчиками. В каждом договоре фиксируются обязательные реквизиты, а также список этапов работ по договору и график платежей. На каждом этапе работы заполняется Приложение к договору с заказчиком. В Приложении указывается список видов работ, объемы и расценки. К каждому виду работ могут быть перечислены необходимые ресурсы: материалы, устанавливаемое оборудование, требуемые машины и механизмы, а для каждого вида ресурсов указывается плановая дата его поставки на объект. Кроме того, по каждому договору с заказчиком может быть введён один или несколько договоров с подрядчиками.

К договорам с подрядчиками аналогично заполняются приложения на этапы работ, при необходимости с расшифровкой по ресурсам.

Если компания осуществляет поставку материалов, оборудования или техники подрядчику (давальческие ресурсы), то после ввода этих данных в приложения они также будут отражены в план-графике поставки ресурсов на объект.

Помимо этого, в приложение можно импортировать смету, тогда его заполнение будет происходить автоматически. Если часть работ выполняется собственными силами, без привлечения субподрядчиков, то необходимо произвести планирование собственных работ. На основании этих данных формируются графики выполнения работ по объектам, календарные план-графики поставки ресурсов на объект, а также рассчитывается плановая рентабельность по договору. Исходя из имеющихся графиков платежей по договорам и приложениям, программа формирует финансовый план предприятия и обеспечивает контроль на всех этапах выполнения обязательств по договору.

На пути к цели

Возлагать решение задач управленческого учёта на бухгалтерские подразделения не целесообразно, поскольку должного эффекта достичь таким образом не представляется возможным. Внедрение специализированных программных решений, напротив, позволит решить задачи, связанные с автоматизацией управленческого учёта строительных компаний и позволит оперативно реагировать на все происходящие изменения.