Узнайте, как правильно вести учет по расходам на охрану офиса

Договор на оказание услуг охраны

К договору на оказание охранных услуг применяются правила главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ (п. 2 ст. 779 ГК РФ).

По такому договору исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, а заказчик обязуется их оплатить (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

Предметом указанного договора является охрана сотрудниками исполнителя объектов заказчика и (или) жизни и здоровья его сотрудников.

В договоре следует поименовать те объекты и тех людей, которых исполнитель будет охранять:

наименование и адрес объекта, площадь охраняемого объекта; фамилии, имена и отчества сотрудников организации.

Также в договоре должны быть приведены реквизиты ли­цен­зии на предоставление охранных услуг (серия, номер, дата выдачи, срок действия) и перечень услуг, объем, содержание и порядок предоставляемых услуг, срок их оказания и стоимость.

В договоре должно быть определено количество охранников исполнителя.

Охрана имущества

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете орга­ни­зации-заказчика расходы по оплате услуг, оказанных ей в целях осуществления деятельности организации, являются расходами по обычным видам деятельности (пп. 5,7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. № 33н).

Расходы по оплате охранных услуг признаются организацией ежемесячно в последний день месяца, когда выполняются все условия признания расходов в бухгалтерском учете, перечисленные в п. 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99).

При признании расходов на охрану в бухгалтерском учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на договорную стоимость оказанных услуг (без учета НДС) в корреспонденции со счетом учета соответствующих затрат (счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»).

Сумма НДС, предъявленная исполнителем, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет, например, 19–4 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным услугам», и кредиту счета 60.

Суммы, перечисленные исполнителю в оплату оказанных услуг, отражаются по дебету счета 60 и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н).

Налог на прибыль организаций

Согласно п.п. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на услуги по охране имущества относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Согласно абзацу 3 п.п. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ расходы на оплату услуг по охране помещений признаются на последнее число периода, установленного договором для расчетов, т. е. ежемесячно на последнее число месяца.

Документальное обоснование расходов на охрану

Одним из первичных документов, служащих основанием для принятия к учету расходов на охрану, является акт их приема-передачи.

В содержании акта необходимо указать, что:

по состоянию на определенную дату заказчик принял услуги, оказанные охранным предприятием. Факт приема услуг является юридическим фактом, лежащим в основе всех дальнейших финансовых отношений; охранные услуги оказаны охранной фирмой в полном объеме, который был предусмотрен договором на охрану; заказчик не имеет претензий по качеству и составу оказанных охранной фирмой услуг; услуги оказаны на определенную сумму с учетом налога на добавленную стоимость. Указание стоимости услуг в акте приема-передачи имеет существенное значение, поскольку он является подтвержденной сторонами величиной выручки для охранной фирмы, а для заказчика — расхода за конкретный период времени.

Кроме акта приема-передачи охранных услуг следует оформлять такую оперативную документацию, как отчеты исполнителя, согласованные графики дежурств, рапорты о выявленных нарушениях.

Все эти документы будут свидетельствовать о реальности оказанных услуг.

НДС

Сумма НДС, предъявленная исполнителем, оказавшим организации услуги по охране помещений, принимается к вычету на основании выставленного им счета-фактуры (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример 1

Организация заключила договор на охрану производственных помещений сроком на 1 год. Оплата услуг за текущий месяц производится в следующем месяце не позднее 5-го числа на основании выставленных исполнителем счета и счета-фактуры. Стоимость услуг за месяц составляет 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.). В учете организации расходы по оплате услуг, оказанных специализированной фирмой, по охране производственных помещений организации следует отразить следующим образом.

В месяце оказания услуг:

Д-т 20 (26,44), К-т 60 — 50 000 руб. — признаны расходы на приобретение услуг по охране производственных помещений (59 000 руб.- 9000 руб.); Д-т 19–4, К-т 60 — 9000 руб. — отражен НДС, предъявленный исполнителем услуг; Д-т 68 НДС, К-т 19–4 — 9000 руб. — принят к вычету НДС, предъявленный исполнителем услуг.

В месяце, следующем за месяцем оказания услуг:

Д-т 60, К-т 51 — 59 000 руб. — отражено перечисление оплаты за оказанные в истекшем месяце услуги по охране помещений.

Расходы на охрану арендованного имущества

По умолчанию все расходы, связанные с содержанием полученного в аренду имущества и поддержанием его в исправном состоянии, несет арендатор (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Поэтому, если по условиям договора обязанность по охране такого имущества не возложена на арендодателя, у организации-арендатора не должно возникнуть проблем с признанием затрат на его охрану. Тем более что в п.п. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ речь идет о возможности учета расходов на охрану любого имущества без уточнения собственное оно, арендованное или находящееся у организации по иному законному основанию.

Налоговые органы в региональных управлениях, в частности в г. Москве, в целом не возражают против такого подхода (письмо УФНС России по г. Москве от 26.02.09 г. № 16–15/017006).