Реальный опыт трудовых проверок: за нарушения в отпусках могут обвинить в рабском труде. Проверьте себя в новых рисковых списках Роструда

Новые списки Роструда

На сайте Роструда появились списки работодателей, которым стоит ждать проверок чаще.

К компаниям, которым попали в список с высоким риском, придут с плановой проверкой раз в 2 года. 

По списку с значительным риском  - раз в 3 года.

Выделены две категории риска: высокий и значительный. Ищите себя по региону, откроется файл Excel, где компании приведены по ИНН и названию.

Если компании нет в обоих списках, это не значит, что к ней не придут с проверкой вовсе.

Компания попадает в категорию среднего риска. И информацию о готовящихся ревизизиях лучше уточнить в своем отделении Федеральной службы по труду и занятости. Риск-ориентированный подход к проверкам используется Рострудом с 1 марта 2017 года. 

Теперь подробно поговорим о том, как на практике сейчас проходят проверки Государственных инспекций труда.

В каких случаях проходит проверка

Уточним, в каких случаях происходит проверка. Она бывает в 3 ситуациях: плановая проверка, внеплановая – после жалоб сотрудников, и в связи с расследованием несчастного случая с сотрудником компании.

За основу берем «стандартную» плановую ситуацию.

Последовательность процедур при проверке

Последовательность проверки можно пошагово описать так:

• уведомление о предоставлении документов, 
• день проверки,
• составление акта и предписаний,
• привлечение к административной ответственности.

Каждый из этих шагов имеет свои нюансы. Так, предварительный список запрашиваемых документов будет обязательно расширен.

Что касается даты, есть один момент. Обжаловать акт и предписание можно лишь в течение 15 дней в территориальном органе Роструда и в течение календарных 10 дней – в суде. Поэтому у вас могут быть сложности, если сроки проверки находятся рядом с праздничными днями.

Что найдут в трудовых договорах?

Штраф в случае нарушений накладывается на компанию, также возможна ответственность должностного лица, которым является генеральный директор. Так вот, ГИТ всегда запрашивает трудовой договор руководителя.

Опыт нашей компании говорит, что в 100% случаев в договоре будут ошибки: неправильно указанное место работы, условия труда, нет основания наделения функциями, функционал и ответственность и т.д.

Отдельному риску подвержен руководитель-экспат. В соответствии с законом, уже после 2 административных штрафов, его могут не пустить на территорию России, развернув прямо в аэропорту. В этой связи стоит перенести ответственность с генерального директора на HR-руководителя или функционального менеджера. Кроме того, сразу же стоит подготовить учредительные документы организации: их проверят обязательно.

Немаловажная деталь проверки – соответствие дат приема на работу нового сотрудника, даты подписания трудового договора и акта его ознакомления с локальными нормативными актами. И последнее действие никак не может быть позже первых двух.

Штатное расписание – отдельный интерес инспекторов

Штатное расписание компании также всегда изучают инспекторы. Цель – увидеть разную зарплату на одинаковых должностях. По закону такое не допускается. Нельзя указывать и вилки окладов.

Риски очень серьезные: кроме санкций за нарушение придется доплачивать и тем, у кого зарплата была меньше. Другими словами, у одной должности должен быть один доход.

У этой проблемы, актуальной для фармацевтических, торговых и других компаний, имеющих медицинских представителей, торговых менеджеров, территориальных представителей, решения есть. Можно делать уникальные должности и должностные инструкции. В одном из проектов мы сделали более 900 уникальных должностных инструкций за 1,5 месяца.

Документы по зарплате

Документы, связанные с зарплатой, также будут крайне интересны инспекторам. Среди прочего, ГИТ посмотрит расчетные и платежные ведомости, попросить справки о различных выплатах, а может попросить и справку о наличии задолженности по зарплате.

Важный момент - индексация зарплаты. Во-первых, она обязательно должна быть согласно закону, во-вторых, ее нельзя путать с salary increase, а в-третьих, первые две процедуры лучше проводить с разницей в несколько дней.

Иначе, инспекторы могут вас заподозрить в том, что вы провели ее с нарушениями. Учитывая это, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт (ЛНА), регулирующий индексацию.

Где часто допускают ошибки? Индексация должна проводиться в отношении абсолютно всех сотрудников компании и ее уровень должен быть одинаковым также для всех. Если в ЛНА ее уровень указан в 3% в год, на эти проценты вы и обязаны индексировать доход. А вот периодичность ее проведения нигде не указана, так что в вашем праве выбирать частотность индексации: раз в год или, скажем, раз в 2 года.

Табель учета рабочего времени

Еще один предмет «оценки» – табель учета рабочего времени. В нем можно узнать, сокращаете ли вы предпраздничные и «предвыходные» дни, и, если да, за счет чего это делается.

А еще табель – источник информации по охране труда. Допустим, у вас указано, что инструктаж проведен и все подписи собраны, документ же покажет, что несколько работников был в этот день в отпуске, командировке или на больничном.

Между тем, именно охрана труда несет самые большие риски бизнесу, и это отдельная тема обсуждения и огромная зона ответственности.

Непроведение вводного инструктажа, периодического инструктажа, медосмотров (для тех, кому он обязан), обучения по оказанию первой помощи пострадавшим на производстве и многое другое – все это чревато огромными финансовыми и техническими рисками. Штрафы – от 80 тыс. рублей на одного сотрудника, непризнание инструктажей, отстранение сотрудников и т.д. – это грозит любой компании при нарушениях.

Достаточно сказать, если в компании нет системы охраны труда вообще, совокупный штраф по всем нарушениям на одного сотрудника может достигать 600 тыс. рублей (мультипликационный эффект от разных нарушений в отношении каждого сотрудника: не было вводного инструктажа + не было регулярного инструктажа + и т.д.).

Система отпусков

Большие риски, которые надо своевременно устранять, несет система отпусков компании. ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е. за каждого работника). Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть. Но штрафы за это платит компания из своего кармана.

К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок у нашего клиента, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда». Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве». Возможное наказание за это – вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.

Специальная оценка условий труда

Такой же зоной рисков для компании является специальная оценка условий труда. Во-первых, ее результаты обязательно надо размещать на сайте. Да, у многих иностранных компаний нет доступа к корпоративным сайтам, у некоторых может не быть интернет-сайта вообще. Поверьте, что проще и выгоднее сделать сайт, чем потом доказывать в суде, что вы не могли разместить информацию.

Кстати, некоторые организации периодически переименовывают должности. Имейте ввиду, что спецоценку надо проводить и в этом случае, а не только при появлении только новых рабочих мест.

Корпоративный автопарк

Особенно пристально отнеситесь к теме корпоративного автопарка: выдаче служебных автомобилей или компенсации за использование личного авто. Если эта тема затрагивает вас, будьте готовы предоставить максимум документов: от справок о прохождении медосмотров до документов, подтверждающих техническую исправность транспорта.

Безусловно, это не весь перечень запросов и документов, интересующих ГИТ, и его можно продолжить. Но так или иначе, они связаны с соблюдением законодательства, а значит, необходимо своевременно и тщательно анализировать его, следить за изменениями и судебной практики.