Зачтем «командировочный» НДС

Л. Изотова

Условие первое: цель командировки

НДС можно принимать к вычету только по расходам, связанным с производством или реализацией (п. 7 ст. 171, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Следовательно, командировка должна иметь производственную цель. И расходы на нее должны уменьшать базу для налога на прибыль.

Если у расходов производственного назначения нет, то суммы НДС принимать к вычету нельзя. Их списывают в дебет счета 91 субсчет «Прочие расходы», и в расчете прибыли они не участвуют.

Условие второе: документы

Для вычета НДС нужен правильно оформленный счет-фактура (ст. 169, п. 1 ст. 172 НК). Он должен содержать все необходимые сведения (п. 5 ст. 169 НК). Выписывать счет-фактуру можно только на фирму, а не на командированного сотрудника. Ведь плательщиком налога на добавленную стоимость признают лишь организации (ст. 143 НК). Поэтому если, например, гостиница выставит счет-фактуру на имя постояльца, а не командировавшей его компании, то принять НДС к вычету на основании такого документа нельзя.

Кроме счет-фактуры возможен другой вариант документа – бланк строгой отчетности. Например, при оплате гостиницы во время командировки применяют бланки по формам № 3-Г или 3-ГМ (приказ Минфина от 13 декабря 1993 г. № 121). Правда, использовать их можно только до 1 января 2007 года (п. 2 постановления Правительства от 31 марта 2005 г. № 171).

Такой бланк не может быть просто распечатан на компьютере, к его оформлению предъявляют строгие требования (письмо Минфина от 5 августа 2003 г. № 16-00-12/ 29). На каждом документе, например, должны быть проставлены серия и номер, напечатанные типографским способом. А также сведения о типографии: номер заказа, тираж, название и адрес изготовителя.

Кроме того, «бланки строгой отчетности должны изготавливаться типографиями, имеющими лицензию на деятельность по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции» (письмо Минфина от 28 октября 2004 г. № 03-01-10/5-103).

Проездной авиа- или железнодорожный билет также считается бланком строгой отчетности.

Условие третье: сумма НДС

Рассмотрим три ситуации, с которыми может столкнуться бухгалтер, решая вопрос о возможности принять «командировочный» НДС к вычету.

Первый вариант – идеальный. Вернувшись из служебной командировки сотрудник сдал в бухгалтерию документы, оформленные «без сучка и задоринки». Это могут быть счета-фактуры, бланк по форме № 3-Г из гостиницы, проездные билеты. Главное, чтобы везде была указана сумма НДС.

Выделение налога на добавленную стоимость отдельной строкой в бланке строгой отчетности налоговики считают обязательным условием (письмо УМНС по г. Москве от 27 декабря 2002 г. № 24-11/00082, письмо Минфина от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112).

Если все документы соответствуют требованиям законодательства, бухгалтер имеет полное право возместить входной НДС по расходам на проживание и проезд командированных сотрудников.

Второй вариант – реальный. Найти на авиа- или железнодорожных билетах сумму НДС, выделенную отдельной строкой, зачастую невозможно. Объяснить это просто: бланк унифицирован. Он выглядит одинаково и для фирм, и для частных покупателей. А при реализации услуг населению на документах выделять НДС не надо (п. 6 ст. 168 НК).

В бланке строгой отчетности из гостиницы чаще всего пишут «в том числе НДС» и сумму налога не указывают. Получить от администратора отеля счет-фактуру довольно сложно. В лучшем случае могут дать компьютерную распечатку счета, где тоже отдельно налог не выделен.

Рассчитать сумму налога самостоятельно бухгалтеру также не разрешают (письмо Минфина от 4 декабря 2003 г. № 04-03-11/ 100). Случаи, когда можно применять расчетную ставку НДС, четко поименованы в пункте 4 статьи 164 Налогового кодекса, командировочных расходов там нет. По мнению Минфина по документам, где есть только указание на наличие НДС, но нет определенной суммы, зачесть налог нельзя (письмо Минфина от 11 октября 2004 г. № 03-04-11/165).

Также на сумму НДС нельзя уменьшить налогооблагаемый доход. Ведь в стоимость товара налог включают только в ряде случаев (п. 2 ст. 170 НК). В этот перечень не включен НДС, который нельзя зачесть из-за того, что его сумма не выделена в расчетных документах.

Получается, что бухгалтеру все-таки придется рассчитать сумму уплаченного НДС, но не для того, чтобы принять ее к вычету, а чтобы отнести ее к расходам, не уменьшающим базу по налогу на прибыль.

Фирмы могут попытаться отстоять свое право на вычет в суде. Арбитры часто встают на сторону компаний и разрешают учесть налог на добавленную стоимость по командировкам, если в документах указано «в том числе НДС», а конкретных сумм нет (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 сентября 2004 г. № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/ 04-С1, ФАС Центрального округа от 21 июня 2004 г. № А62-1547/03).

Третий вариант – ни нашим, ни вашим. Возможна ситуация, когда НДС вообще не упомянут в проездных и гостиничных документах. То есть налог покупателю не предъявлен. В этом случае хотя НДС к вычету принять и не получится, зато расходы по командировке в полной стоимости можно учесть, считая налог на прибыль (письмо Минфина от 4 декабря 2003 г. № 04-03-11/100).

С полным тектом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

совет

«Проблем с вычетом НДС можно избежать, если, например, воспользоваться услугами агентств, – говорит Алексей Беклимешев, директор аудиторской фирмы “Финстатус”. – Через них можно и проездные билеты купить и гостиницу оплатить по безналичному расчету. Тогда бухгалтер получит правильно оформленные счета-фактуры и сможет принять к вычету НДС по расходам на командировку».