Как выбрать систему для сдачи отчетности. С чем разобраться бухгалтеру до заключения договора

Бухгалтерам непросто выбрать систему для сдачи отчетности. Предложений на рынке много, все операторы электронной отчетности себя, конечно, хвалят. А чем они реально отличаются от конкурентов, разобраться сложно.

Мы выделили несколько проблем, с которыми стоит разобраться еще на берегу, чтобы в пик отчетной кампании не пожалеть о выборе спецоператора.

Разобрались, какие услуги операторы электронного оборота нам навязывают и какой должна быть система, чтобы выдержать самые жаркие дни сдачи отчетности.

Первое, что обычно делает бухгалтер, - сравнивает цены. Это непросто: сейчас на рынке 120 операторов электронного оборота, всех не сравнишь. Реестр ведет ФНС.

Сами операторы тоже не помогают: на сайтах и горячих линиях получить быстрый и точный ответ о цене мало кому удавалось.

Давайте остановимся на том, какие услуги операторов отправки отчетности действительно нужны, а какие вам попросту навязывают. Тогда вы сможете понять, как сравнивать цены самостоятельно.

Итак, без чего бухгалтеру не обойтись:

• Отправка отчетности в ФНС, фонды, Росстат, Центры занятости. Подумайте, нужны ли вам отчеты в Росприродназдор, Росалкоголь – регулирование, Казначейство.

Большинство операторов разделяют направления сдачи по разным тарифам и берут деньги за подключение новых госорганов.

Поэтому выгоднее выбирать такую систему, в которой не нужно доплачивать за дополнительные направления для сдачи отчетности.

• Форматный контроль отчетности перед отправкой. Важно, чтобы система не давала отправить отчетность по старой форме, если бухгалтер загрузил такую, к примеру, из другой программы.
• Предпросмотр отчета перед отправкой. Бухгалтеру важно видеть, все ли сошлось и правильно ли отображается отчет.
• Получение требований из налоговой и других госорганов, возможность ответить на них.
• Если бухгалтер отправляет отчетность в инспекции других регионов за филиалы, важно, чтобы оператор не брал денег за подключение дополнительных направлений.
• Если бухгалтер ведет несколько компаний – возможность подключить несколько организаций по спеццене или вообще в рамках пакета.

Поищите операторов, которые не разделяют системы налогообложения. Некоторые спецоператоры устанавливают разные цены для упрощенки и ОСНО. Для общей цены выше, потому что бухгалтеры сдают больше отчетов, а значит больше звонят в техподдержку.

Есть функции, которые вроде не обязательны, но без них систему сдачи отчетности сложно назвать современной.

• Загрузка отчетов в систему из других программ.
• Возможность «руками» поправить показатели в отчетности. Это важно для корректировки копеек, например.
• Отправка писем в госорганы.
• Отсутствие необходимости платить за лицензию на каждое рабочее место. Если вы устанавливаете систему для сдачи отчетности на компьютер, вам нужна отдельная лицензия на каждое рабочее место. Дешевле взять веб-версию программы — то есть такую, которая работает в браузере и не привязана к конкретному компьютеру.
• Отсюда – возможность пользоваться системой и дома, и в офисе. Особенно актуально для бухгалтеров, которые работают неполный день.
• Адекватная техподдержка. Техподдержка – один из ключевых моментов при работе бухгалтера с системой отправки отчетности. Потому что зачастую именно от ее скорости и квалификации будет зависеть, уйдет ли отчетность в срок или нет.

Удобно, когда можно подобрать тот вариант общения с сотрудниками оператора, который нужен именно вам. Кому-то важно иметь ВИП-поддержку, а большинству ИП без сотрудников, которым надо сдавать отчетность раз в год, нет смысла переплачивать за операторов колл-центра.

Полезные функции, которые облегчат работу бухгалтера:

• Электронный документооборот с контрагентами.
• Не просто доставка требований из налоговой, а система предупреждений об этом.
• Бухгалтеры жалуются на вал требований из налоговой, а кому-то приходит даже по пять в день. Немудрено о чем-то забыть. На «Клерке» есть отдельная рубрика о том, как отвечать на требования из ИФНС.

Сейчас операторы стараются уделять требованиям от налоговой особое внимание. Мы искали, кто конкретно из операторов подчеркивает важность такой работы.

Например, «Декларация.Online» сначала предупреждает бухгалтера о требовании (отправляет смс и e-mail), потом напоминает, чтобы он отослал квитанцию о приеме. Если через 2 дня бухгалтер не отправил квитанцию, ему звонит автоинформатор. И звонит через день, пока бухгалтер не отправит квитанцию.

Если вы думаете, что это лишнее, почитайте, что сейчас происходит с блокировкой счетов. Тут лучше перебдеть.

• Лояльность к работе с ЭЦП. Обычно оператор принимает электронную подпись только своего удостоверяющего центра.

Настроить системы так, чтобы они работали с электронной подписью любого удостоверяющего центра, технически несложно. Спецоператоры не делают этого по разным причинам: кому-то невыгодно, кто-то не хочет нести ответственность за чужие электронные подписи. Есть операторы, которые принимают разные ЭЦП. Например, сразу от пяти ведущих УЦ.

Узнайте все подробно про электронные подписи. Можно ли их изготовить быстро или получить удаленно, например. И аннулируют ли электронный ключ по звонку, если вы его потеряли, например.

• Информирование о готовящихся изменениях в отчетности.

Если не хочется переплачивать за ненужные услуги, подумайте, нужны ли вам:

• Проверка контрагентов. Сейчас множество методов сделать это онлайн бесплатно. Функция полезная, но иногда важнее сэкономить.
• Бухгалтерская поддержка. Многие спецоператоры предлагают и даже навязывают бухгалтерский аутсорс. Скорее всего, вы и так справитесь с заполнением отчетности.
• Заполнение отчетов в системе. Формирование отчетов есть в учетной системе, поэтому в системе для сдачи отчетности оно не нужно.
• Бухгалтерские статьи, новости, консультации. Это и так можно получить в интернете. На том же «Клерке».

Бухгалтерам пора предъявлять новые требования к системам сдачи отчетности. Нужно, чтобы система:

• снимала часть рисков налогоплательщика (предупреждала о предстоящем аресте счета);
• была удобной для работы с разных рабочих мест;
• не имела скрытых платежей.

И вообще, главный совет: по возможности, посмотрите систему в действии. Например, воспользуйтесь демо-версией. В «Декларации.Online» первый месяц бесплатно. Попробуйте.