Бухгалтерская энциклопедия. Ситуация 4: Оформление трудовой книжки: титульный лист

Первоначальное заполнение титульного листа трудовой книжки обыкновенно не вызывает трудностей.

Единственный «буквоедский» вопрос: формально можно усмотреть несоответствие между бланком трудовой книжки, где для даты заполнения книжки явно отведено место для записи даты «прописью», и текстом инструкции Минтруда:

Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)
1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Однако, с другой стороны, титульный лист — это не совсем раздел, поэтому при заполнении мы не будем противоречить бланку:

Подписывает трудовую книжку лицо, уполномоченное на это соответствующим приказом по организации (если такого приказа не было, то, как всегда, все функции на директоре). Отметим еще, что несмотря на слово «разборчиво» под соответствующей графой, речь все-таки идет о подписи, а не о фамилии ответственного лица.

Распространенное мнение о том, что в трудовой книжке нельзя использовать печать отдела кадров, поскольку постановление правительства от 16.04.2003 № 225 говорит о «печати организации», не имеет под собой реальных оснований: печать отдела кадров точно так же является печатью организации, как и любая другая принадлежащая организации печать.

Изменение фамилии

Наиболее частой причиной изменений на титульной странице трудовой книжки является смена фамилии в связи со вступлением в брак (или разводом). Бывают и более экзотические причины: смена фамилии, имени, отчества или даже даты рождения «просто так».

Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

В поясняющей записи предпочтительно ссылаться на «первичный» документ о смене фамилии (свидетельство о браке, разводе, смене имени), но буква инструкции не препятствует сослаться и на паспорт с новыми данными.

Если места на строке не хватает, можно новую фамилию написать и сверху. Что делать при третьем, четвертом и т. д. браке — инструкция умалчивает (в трудовых книжках времен СССР для фамилии было отведено несколько строк, там легче было). Чуть проще с поясняющими надписями: при нехватке места на второй странице обложки по букве инструкции следует переходить на третью страницу обложки (правую половину последнего разворота трудовой книжки), поскольку она также является внутренней стороной обложки.

Изменение образования

В отличие от имени и даты рождения, новые сведения об образовании и профессии дополняют уже имеющиеся, поэтому никаких зачеркиваний не производится. Не вполне понятна логика такой нормы в отношении информации о незаконченном образовании, однако по букве инструкции — рядом с незаконченным высшим все равно лишь дописываем высшее законченное. При внесении сведений об образовании и профессии не требуется указание документов, на основании которых записи вносятся.

Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)
2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Замечание. Ранее действовавшая Инструкция Госкомтруда СССР 1974 года предусматривала внесение записей об образовании и специальности в том же порядке, что и сведения об изменении фамилии, то есть с поясняющей записью о документе-основании на внутренней стороне обложки. В ныне действующих документах такой нормы нет, однако до 2003 года такие записи вполне законны (да и позже многие кадровики по привычке сохраняли такую практику).

Исправление ошибок

Если ошибка допущена при первичном заполнении трудовой книжки, то лучше всего не заниматься ее исправлением, а признать бланк книжки испорченным (порча по вине работодателя, деньги с работника за второй бланк брать не надо).

Если ошибка обнаружена впоследствии (например, вы вдруг обнаружили, что вместо года рождения работнику написали текущий год), то у вас есть несколько вариантов действий, в зависимости от ситуации:

если записей в трудовой книжке мало (трудовую книжку заводили в вашей организации, либо ваша организация — второе место работы работника, и первая организация доступна), то, возможно, проще всего будет переоформить трудовую книжку заново;
если записей достаточно много, то при отсутствии настоятельной необходимости проще всего сделать вид, что вы не заметили эту ошибку точно так же, как и ваши предшественники (это не шутка, многие ошибки с большой вероятностью так и останутся навсегда незамеченными никем кроме вас);
если же вы все-таки решили внести исправление, то вам следует руководствоваться следующим:

Правила ведения и хранения трудовых книжек… (постановление правительства России от 16.04.2003 № 225)

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Таким образом, буква правил предписывает вам отправить работника к тому работодателю, который произвел неверную запись, за справкой о том, что ошибка действительно имела место. Если работодателя найти невозможно (что не такая уж и редкость), то можно внести изменение на свой страх и риск (вряд ли кому-то придет в голову разбираться, действительно ли ликвидирована та организация, которая неправильно внесла год рождения или написала «Наталья» вместо «Наталия»). В любом случае в качестве основания исправления логичнее указать паспорт, а не справку.

Заполнение «Сведений о работе»

Внимание! Запись «До поступления на работу в … трудового стажа не имел» действующими нормативными актами не предусмотрена!

Подробнее о заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» см. соответствующую статью.

Серии и годы выпуска трудовых книжек

Это неофициальная статистика.

серия	примерные годы выпуска
Трудовые книжки образца 1974 года
АТ−I	1975−1976
АТ−II	1977−1979
АТ−III	1980−1982
АТ−IV	1983−1985
АТ−V	1986−1989
АТ−VI	1990−1992
АТ−VII	1993−1997
АТ−VIII	1998−2000
АТ−IX	2001−2002
АТ−X	2003
Трудовые книжки образца 2003 года
ТК	2004−2005
ТК−I	2006−2007
ТК−II	2008−июнь 2010
ТК−III	июнь 2010−2012
ТК−IV	2013−
Вкладыши в трудовую книжку
*АТ−I	1975−1979
*АТ−II	1980−1986
*АТ−III	1987−1993
*АТ−IV	1994−2003
ВТ	2004−2009