Пять советов для бухгалтеров про договор аренды: как не получить налоговые проблемы

Положения договора аренды интересуют не только стороны, заключившие этот договор, но и третьих лиц: внимательнее всего читают договор представители налоговых органов в поисках пункта, за который можно зацепиться. В данной статье мы рассмотрим, на какие аспекты следует обратить внимание при подготовке договора аренды недвижимого имущества.

На нормативном уровне законодатель многие важные аспекты договора оставляет на усмотрение сторон, добавляя каждой норме фразу: «если иное не установлено договором».  

Поэтому все условия договора должны быть четко сформулированы, чтобы инспектор не мог трактовать ту или иную норму во вред сторонам договора. Налоговые последствия даже, казалось бы, простого договора аренды порой могут быть плачевны для фирмы или предпринимателя. Мы подготовили пять советов, которые помогут сформулировать договор аренды так, чтобы обезопасить себя от проблем с налоговой.

Совет № 1. Проверьте права арендодателя

Решив заключить договор аренды, в первую очередь, рекомендуется проверить права арендодателя на предоставление имущества в аренду. Так как отсутствие такого права может повлечь не только выселение из арендуемого помещения, в силу признания договора ничтожным, но и претензии со стороны налоговых органов о неправомерности включения арендной платы в расходы.

Если арендодатель является собственником, то требуйте свидетельство о праве собственности или выписку из ЕГРП. Если же ваш арендодатель сам является арендатором данного помещения, тщательно изучите уже заключенный договор аренды и ищите условие о субаренде. Если субаренда договором предусмотрена, то лучше подстраховаться, получив письменное согласие собственника на сдачу в субаренду. Тогда принятие арендной платы в расходную часть будет законным.

Расходы в договоре аренды – это самый актуальный вопрос. Чтобы не разбираться с ним в судах, следует закрепить соответствующие условия в договоре.

Совет № 2. Обоснуйте включение аренды в расходы

Согласовывайте и прописывайте в договоре, как именно будет подтверждаться обоснованность включения в расходы арендных платежей.

Ни в налоговом, ни в гражданском законодательстве нет четкого указания на то, что арендные платежи должны подтверждаться ежемесячными актами. Поэтому часто возникает вопрос: составлять ли эти акты? Ответ прост: акт нужен, но в случае, если обязанность составления такого акта предусмотрена договором.

Своим Письмом от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 Минфин РФ сделал вывод о том, что ежемесячное составление акта об оказании услуг по аренде недвижимого имущества не требуется. А для документального подтверждения расходов необходимы документы, оформленные согласно требованиям законодательства:

• заключенный договор аренды;

• акт приема-передачи арендованного имущества;

• документы, подтверждающие оплату арендных платежей.

То есть именно условия вашего договора регулируют этот вопрос. Если договором предусмотрено обязательное составление ежемесячного акта, то такой акт будет являться обязательным, а требования налогового инспектора при проверке обоснованности включения в расходы арендных платежей правомерны. А если договором аренды такая обязанность не предусмотрена, то и составление ежемесячного акта не потребуется.

А вот про акт приема-передачи арендованного имущества забывать не стоит. Без него или без указания в договоре того, что договор имеет силу передаточного акта, налоговые органы посчитают, что фактически имущество в аренду передано не было.

Совет № 3. Учитывайте коммунальные расходы

Речь снова пойдет о расходах, но уже о коммунальных. Хочется сразу отметить, что здесь решающим вновь будет сам договор. Во избежание проблем важно правильно изложить согласованные условия.

 Законодатель дает возможность сторонам договора аренды самим определить, кто из них будет нести бремя коммунальных расходов по содержанию арендуемого имущества.

Практика показывает, что существует несколько вариантов взаимодействия сторон договора аренды в части оплаты коммунальных услуг. Разберем подробно три самых популярных из них.

Вариант 1. Оплата коммунальных услуг производится за счет арендодателя.

В таком случае стороны прописывают в договоре, что расходы по содержанию сданного в аренду помещения несет арендодатель. Данное условие необходимо прописать в обязанностях арендодателя и указать, что оплата коммунальных услуг производится за его счет по выставленным ему поставщиками этих услуг счетам.

Налоговые последствия при таком раскладе следующие. Арендодатель имеет право уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму произведенных затрат. НДС, уплаченный арендодателем в составе платы за коммунальные услуги, он может предъявить к вычету (при условии, что арендная плата облагается НДС).

Арендатор при таком раскладе уплачивает арендодателю только арендную плату, сумму которой он включает в состав своих расходов, а предъявленный ему арендодателем НДС ставит к вычету

Вариант 2. Оплата коммунальных услуг производится за счет арендатора путем заключения отдельных договоров. Этот вариант пользуется популярностью только тогда, когда предметом аренды является государственная или муниципальная собственность или договор заключается на длительный срок. Так как тогда арендатору приходится самому заключать отдельные договоры с поставщиками коммунальных услуг.

Однако если стороны договорились именно так, то необходимо указать в договоре обязанности арендатора, а именно:

• от своего имени заключить отдельные договоры с организациями-поставщиками коммунальных услуг;

• самостоятельно производить оплату коммунальных услуг по выставляемым ему счетам.

Арендодатель в данном случае коммунальные расходы не несет, а получает арендную плату, сумму которой он включает в состав доходов. Арендатор же указанные затраты может учесть в составе прочих расходов, а НДС, уплаченный в составе коммунальных платежей поставщикам услуг, может принять к вычету – при соблюдении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 НК РФ (наличие счета-фактуры, документов, свидетельствующих об оплате, и т.д.).

Вариант 3. Оплата коммунальных услуг производится за счет арендатора путем включения коммунальных расходов в арендную плату. Этот вариант является наиболее оптимальным, так как арендатору не нужно заключать какие-то другие договоры, но при этом сумма, подлежащая уплате за потребленные коммунальные услуги, прозрачна и понятна обеим сторонам. При таком порядке взаимодействия арендатор уплачивает коммунальные услуги как переменную часть в составе арендной платы. То есть арендатор выставляет счет на две позиции:

1. Фиксированная часть арендной платы (изначально установлена договором).

2. Переменная часть арендной платы (равна сумме расходов на оплату коммунальных услуг, потребленных арендатором).

В договоре обязательно необходимо указать, что арендная плата состоит из двух частей: фиксированной и переменной. Тогда с налогообложением не возникнет проблем. Арендодатель всю сумму арендной платы (включая переменную) учитывает в доходах и облагает НДС. НДС предъявленный поставщиками коммунальных услуг арендодатель может принять к вычету. Арендатор, в свою очередь, учитывает в расходах всю арендную плату, включая фиксированную и переменную части и принимает НДС к вычету со всей суммы.

На практике встречаются и другие варианты взаимодействия сторон в части уплаты коммунальных платежей, как например возмещение коммунальных расходов арендодателю, или заключение агентского договора на уплату коммунальных расходов, или заключение отдельно договора аренды и договора на коммунальные услуги. Но эти варианты более трудозатратны, не имеют четкого законодательного регулирования, а судебная практика не единообразна. Поэтому во избежание налоговых рисков рекомендуется использовать в договоре безопасные формулировки.

Совет № 4. Указывайте НДС

Обязательно четко прописывайте НДС в договоре.

Если обе стороны применяют общую систему налогообложения, то необходимо отдельно выделять НДС. Тогда обе стороны четко знают размер налога. Если одна из сторон договора применяет специальный режим налогообложения, то необходимо сделать ссылку на это. Если ни одна из сторон не является плательщиком НДС, то во избежание конфликтных ситуации с налоговыми органами, лучше сделать ссылку и на это.

Бывают и случаи, когда не плательщик НДС волей судьбы может превратиться в налогового агента. Это может произойти в случае, если арендодателем является государство в лице своих органов. Поэтому, даже не являясь плательщиком НДС, применяя, например УСН или ЕНВД, арендатор должен сам исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДС из арендной платы.

Совет № 5. Избегайте формулировок об освобождении от арендной платы

В соответствии с гражданским законодательством арендная плата может быть установлена в виде твердой суммы, доли полученной продукции и доходов, предоставления арендатором услуг, передачи арендодателю вещах и возложения на арендатора затрат на улучшение арендованного имущества. Подробнее рассмотрим именно последний вид арендной платы.

По условиям договора возложить на арендатора обязанность по улучшению арендованного имущества и зачесть данные расходы в счет арендной платы вполне законно. Однако практика показывает, что при таком методе расчетов часто встречается формулировка: «арендатор обязуется за свой счет произвести ремонт арендуемых помещений. Арендодатель не взимает арендную плату с арендатора за этот период». Налоговый орган может трактовать данную норму договора, так словно арендная плата вообще не предполагается. А безвозмездность в налогах очень дорого стоит. Тогда у арендатора за данный период возникает объект налогообложения в виде дохода – безвозмездно полученные услуги по предоставлению помещения. Определить налоговую базу налоговым инспекторам не составит труда, так как стоимость арендной платы за последующие месяцы аренды определена в самом договоре.

Поэтому размытые формулировки могут сыграть не в вашу пользу. Для предупреждения такой ситуации лучше указать, например, что арендная плата взимается в двух формах: в твердой сумме и в форме возложения на арендатора затрат на улучшение арендованного имущества в такой-то период.

В заключение необходимо отметить, что законодательство в сфере аренды устроено вполне диспозитивно, поэтому большинство положений договора стороны могут согласовывать, так как им это необходимо. Стоит четко регулировать рассмотренные в данной статье аспекты, так как отсутствие в контракте определенных условий влечет за собой дополнительные налоговые риски.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», апрель 2018