Новые документы, которые надо выдать работнику при увольнении

Сколько форм СЗВ-М выдать увольняемому сотруднику? Нужно ли выдавать при увольнении СЗВ-СТАЖ? Как выдать раздел 3 расчета по взносам за полугодие, если расчет еще не заполняли? Обязательно ли выдавать справку 2-НДФЛ.

С 2017 года стало больше документов, которые надо выдавать увольняемым работникам. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах. Ведь одни документы вы обязаны выдать работнику по закону, другие — если сотрудник обратился к вам с письменным заявлением.

ТАБЛИЦА 1. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫДАТЬ РАБОТНИКУ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

Справка о сумме заработка

Выдавайте сотрудникам при увольнении справку о заработке за два года на обновленном бланке. Возьмите его из приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Укажите в справке заработок за два предыдущих календарных года и за период с начала текущего года (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 26.12.2006 № 255-ФЗ). Если работник увольняется в мае 2018 года, впишите:

• в раздел 2 — период с 01.01.2016 по день увольнения в 2018 году;
• раздел 3 — суммы зарплаты и других выплат, на которые вы начисляли взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за этот период;
• раздел 4 — количество календарных дней временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Сведения персонифицированного учета: что выдать работнику на руки

С 2017 года появились новые формы документов персучета — СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Закон обязывает выдать работнику в день увольнения их копии, а также выписки и копии документов персучета, которые вы заполняли до 2017 года.

За какие периоды и по какой форме выдать работнику сведения персучета, смотрите в табл. 2 ниже.

ТАБЛИЦА 2. ДОКУМЕНТЫ ПЕРСУЧЕТА ДЛЯ УВОЛЬНЯЕМЫХ РАБОТНИКОВ В 2017 ГОДУ

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ВЫДАТЬ ПО ЗАЯВЛЕНИЮ РАБОТНИКА

По письменному заявлению работника вы обязаны выдать справки и копии документов, связанных с его работой (ст. 62 ТК РФ). Закрытого перечня таких документов нет. Работник вправе потребовать любые документы, которые имеют отношение к его работе и оплате труда. Например, по заявлению работника вы обязаны выдать:

• справку 2-НДФЛ;
• справку о среднем заработке для службы занятости по форме из письма Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копию приказа о переводе на другую работу.

Штраф за невыдачу документов при увольнении

Если в день увольнения вы не выдадите работнику документы, связанные с его работой, компании и ее директору грозит штраф. Размер штрафа по статье 5.27 КоАП РФ для компании составляет от 30 000 до 50 000 руб., для директора — от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение штраф для компании вырастет до 70 000 руб. А директору грозит штраф до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).