Как начислять сверхурочные в 1С

В своем блоге на «Клерке» группа компаний СофтСервисГолд разместила инструкцию, как вести учет работы сверх установленной нормы корректно.

В случае выполнения сотрудником работы сверх нормативного количества времени ему положено дополнительное вознаграждение. Для его корректного начисления и выплаты в 1С Бухгалтерии 8.3 необходимо знать оклад работника; нормативное время, которое установлено стандартным графиком; количество часов, отработанных сверхурочно и повышающий коэффициент за такую работу в соответствии с внутренними нормативными документами.

В решении 1С Бухгалтерия выполняются следующие операции при начислении оплаты за сверхнормативную работу:

• настройка нового типа расчета;

• определение размера вознаграждения и его начисление.

Чтобы в 1С Бухгалтерии учет работы сверх установленной нормы велся корректно, следует выполнить пользовательские настройки данного расчета. Порядок действий в данной ситуации следующий:

• Создать новое начисление в перечне расчетов для зарплаты.

• Задать наименование для нового расчета, например оплата сверхнормативной работы.

• Назначить уникальный код для нового вида начислений.

• Поскольку данная выплата относится к категории облагаемых НДФЛ, то соответствующий переключатель в разделе с порядком налогообложения необходимо переместить в положение, которое подтвердит данный факт. Код такого вознаграждения аналогичен основной зарплате — 200. Им обозначаются все доходы, которые начисляются работникам за выполнение их обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями или трудовым договором. Если вознаграждение выплачивается не в денежном виде, то необходимо установить флажок, позволяющий выдавать доход работникам в натуральном виде.

• Оплата за работу сверх нормативного времени, помимо НДФЛ, облагается и взносами во внебюджетные фонды, необходимо в соответствующем разделе формы установить, что они полностью облагаются всеми взносами в государственные фонды, которые платит предприятие.

• Описываемая выплата носит компенсирующий характер и связана с режимом и условиями работы. Следовательно, для налогового учета она считается расходом по оплате труда, а значит, в соответствии со статьей 255 НК РФ уменьшает базу по налогу на прибыль.

• Также следует установить способ регистрации описываемого начисления в бухгалтерском учете. Это позволит корректно формировать проводки в 1С Бухгалтерии и отражать изменения в соответствующих регистрах. Выбирать способ следует из перечня, в котором они содержатся в программе. В случае отсутствия нужного способа его можно создать. Для этого потребуется указать счет, на котором аккумулируются подобные расходы. Однако указывать конкретный счет необходимо только в том случае, если отражение расходов производится одинаково для всего персонала. Для описываемого начисления (компенсация за сверхнормативный труд) рекомендуется использовать тот способ отражения, который установлен для конкретного работника, либо для всей компании в целом.

• Поскольку данное начисление является вознаграждением персонала за выполнение должностных обязанностей, то оно входит в перечень выплат, на которые начисляется районный коэффициент или различные надбавки за работу в сложных климатических условиях. Флажок, позволяющий автоматически производить необходимые начисления при формировании зарплаты, устанавливается автоматически.

В соответствии с действующими нормативными правовыми актами, работа сверх установленного графиком времени оплачивается сотруднику с применением коэффициента 1,5 за первые 2 часа переработки, а затем — с применением коэффициента 2.

Если сотрудник работает на окладной системе, то бухгалтерия или отдел персонала должны произвести перерасчет ставки, по которой определяется размер вознаграждения.

Чтобы произвести данную операцию (перевести стоимость дня работника в стоимость одного часа выполнения должностных обязанностей), необходимо разделить тарифную ставку за день разделить на установленную в организации продолжительность времени работы. Норматив длительности нахождения на рабочем месте рассчитывается путем деления количества часов, которые сотруднику требуется отработать в течение недели, на 5 или 6, в зависимости от режима работы и сменности.

Также можно пересчитать тарифную ставку за месяц в часовую. Для этого следует разделить величину оклада на число часов, которые сотруднику необходимо отработать в течение месяца.

Нормативными документами определено три способа расчета ставки, по которой производится расчет доплаты за работу сверх установленного графика:

• По норме времени, которую сотруднику необходимо отработать за месяц. При таком способе необходимо разделить должностной оклад на число часов, которые требуется находиться на своем рабочем месте и выполнять обязанности в соответствии с имеющимся графиком.

• Используя показатель среднемесячного нормативного времени работы сотрудника. Он определяется в автоматическом режиме и равен 1/12 от годовой нормы в соответствии с заполненным календарем производственной деятельности. При этом способе должностной оклад делится на полученный расчетным путем показатель среднемесячной нормы.

• По установленной норме времени за месяц на основании данных календаря производственной деятельности с учетом особенностей графика работника. В такой ситуации оклад необходимо разделить на число часов, которые сотруднику требуется отработать в соответствии с данными календаря и собственного графика.

Размер доплаты определяется вручную. Способ расчета ставки за час выбирается организацией самостоятельно, поскольку однозначного требования, какой способ установить, в законодательстве нет. Непосредственное начисление доплаты производится в 1С Бухгалтерии 8.3 в момент формирования зарплаты персонала. В соответствующем документе указывается размер доплаты, выполняются все необходимые операции, включая расчет НДФЛ и взносов.

Следует отметить, что в табеле отработанное время сверх нормы обозначается либо буквой С, либо кодом 04.