Командировочные расходы при УСН: большой справочник бухгалтера

Командировочные поименованы в перечне (ст. 346.16 НК РФ) разрешенных к учету расходов. Традиционно таковыми являются затраты на проезд к месту командировки и обратно, на наем жилого помещения, суточные. При этом состав расходов, признаваемых в качестве командировочных при УСНО, открыт, что позволяет сделать вывод о допустимости расширения состава таких расходов. Безусловно, правила признания расходов, установленные гл. 26.2 НК РФ, имеют некоторые особенности.

Как и когда учесть командировочные расходы в налоговой базе?

Статья 326.16 НК РФ позволяет «упрощенцам» учесть командировочные расходы в составе налоговой базы. В частности, пп. 13 п. 1 названной статьи установлено, что при определении объекта налогообложения «упрощенец», уплачивающий налог с разницы между доходами и расходами, вправе включить в налоговую базу:

• расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• расходы на наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, на пользование рекреационно-оздоровительными объектами));

• суточные или полевое довольствие;

• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные, аналогичные платежи и сборы.

Как видим, состав командировочных расходов, признаваемых в целях применения гл. 26.2 НК РФ, является открытым, что позволяет отнести к разряду таковых и иные, аналогичные расходы, прямо не поименованные в этом перечне. К примеру, компания может принять решение о возмещении своим работникам расходов на оплату услуг связи, на аренду автомобиля в командировке.

Словом, положения гл. 26.2 в части командировочных расходов полностью идентичны нормам пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. А это значит, что в части квалификации тех или иных расходов в качестве командировочных «упрощенцы» могут руководствоваться в том числе разъяснениями контролирующих органов в адрес плательщиков налога на прибыль.

Это, пожалуй, все, что нужно знать «упрощенцу» о праве признать в налоговой базе расходы, понесенные в связи с направлением своих работников в командировки.

Физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве ИП и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не относятся к категории работников. Кроме того, у таких физических лиц отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях. Следовательно, предприниматель не может быть направлен в командировку. Исходя из этого, Минфин в Письме от 26.02.2018 № 03‑11‑11/11722 указал, что ИП в качестве расходов на командировки не вправе учесть при определении объекта налогообложения по «упрощенному» налогу произведенную самому себе оплату проезда, а также найма жилого помещения.

Теперь о том, что касается порядка признания обозначенных расходов в налоговой базе.

Командировочные расходы, как, впрочем, и иные, признаются налогооблагаемыми при УСНО при соответствии критериям, определенным п. 1 ст. 252 НК РФ. Для целей налогообложения они признаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ. На это Минфин указал в письмах от 17.11.2014 № 03‑11‑06/2/57945, от 07.09.2010 № 03‑11‑11/235.

Между тем в отличие от плательщиков, находящихся на общей системе налогообложения (при которой используется чаще всего метод начисления), «упрощенцы» определяют свои доходы и расходы кассовым методом. И поскольку расходами при УСНО признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), признать командировочные расходы «упрощенец» сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части ранее выданных в подотчет средств и на дату возмещения работнику суммы перерасхода в части затрат, осуществленных работником за счет своих денег. Добавим: Минфин еще в Письме от 16.02.2011 № 03‑11‑06/2/21 указал, что уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания.

Минфин считает, что выдавший работнику аванс на командировочные расходы «упрощенец» не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).

Перед командировкой, которая длилась три дня (с 15 по 17 октября), работнику компании был выдан аванс (12.10.2018). Авансовый отчет представлен 19.10.2018, утвержден руководителем компании 22.10.2018. Перерасхода по авансовому отчету не было. На какую дату компания, применяющая УСНО, должна признать командировочные расходы?

В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета работника руководителем компании, то есть 22.10.2018.

Таким образом, несмотря на применение при УСНО кассового метода признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» налога практически в том же порядке, что и при исчислении налога на прибыль.

И последнее в данном разделе. «Упрощенцы», выбравшие объект налогообложения «доходы», расходы на командировку в налоговую базу, конечно же, не включают. Но! Неправильный порядок подтверждения таких расходов влечет для них повышенные риски в части НДФЛ. В связи с этим Минфин еще в Письме от 30.10.2013 № 03‑11‑11/46198 рекомендовал организациям и ИП, применяющим УСНО с объектом налогообложения «доходы», оформлять документы, подтверждающие направление работников в служебные командировки и произведенные ими расходы в служебных командировках, а также авансовые отчеты в общеустановленном порядке.

В части страховых взносов «упрощенцам» стоит учесть разъяснения, приведенные в Письме Минфина России от 09.02.2018 № 03‑04‑05/7999, где сказано следующее. На основании п. 2 ст. 422 НК РФ в случае командирования работника выплаты, направленные на компенсацию работодателем расходов, связанных со служебной командировкой, не облагаются страховыми взносами при документальном подтверждении таких расходов. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными, а значит, подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды в общеустановленном порядке.

Первичные документы, подтверждающие расходы на командировку

Как уже отмечалось ранее, для признания в составе налоговых расходов затрат на командировку важно правильно оформить документы, подтверждающие эти затраты. Если расходы не могут быть документально подтверждены, их нельзя учесть при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО. На это обстоятельство указано, к примеру, в Письме Минфина России от 17.10.2017 № 03‑11‑11/67498.

Полагаем, имеет смысл детально рассмотреть обозначенный вопрос.

Напомним: ст. 167 и 168 ТК РФ гарантируют работнику, направленному в служебную командировку, возмещение расходов, связанных с такой поездкой (то есть расходов на проезд, на наем жилого помещения; дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных); иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя). Поэтому по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Это требование закреплено в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

В каком порядке и размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он решает самостоятельно. Свое решение он должен закрепить в локальном нормативном акте.

На период командировки за сотрудником сохраняется место работы (должность) и средний заработок, определяемый работодателем на основании ст. 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922) (ст. 167 ТК РФ).

Работодатель должен произвести окончательный расчет с работником по выданному ему перед отъездом в командировку авансу на командировочные расходы. Ведь ситуации, когда работник потратил больше, нежели ему было выдано в подотчет, отнюдь не редкость. Сумма перерасхода тоже должна быть подтверждена первичными документами и утверждена руководителем организации, так как именно первичные документы являются основанием для внесения записей в книгу доходов и расходов, в которой «упрощенец» позиционным способом в хронологическом порядке обязан отражать все совершенные им хозяйственные операции.

Первичными документами в силу п. 2 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ признаются документы, имеющие обязательные реквизиты, полный перечень которых приведен в названной статье.

При этом законодательство разрешает налогоплательщикам (в том числе «упрощенцам») применять при оформлении командировок как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов при наличии в них вышеупомянутых обязательных реквизитов, так и унифицированные. Этот момент необходимо прояснить в бухгалтерской учетной политике. Также законодательно не запрещено хозяйствующим субъектам использовать в работе первичные документы, представляющие собой некий симбиоз унифицированных и самостоятельно разработанных форм.

Электронную «первичку» и регистры бухучета Минфин предлагает заверять в будущем только квалифицированной электронной подписью. Иначе говоря, налогоплательщики не смогут использовать простую электронную и усиленную неквалифицированную электронные подписи для первичных документов и регистров бухучета (с текстом нового проекта финансистов можно ознакомиться здесь.

На практике компании не спешат отказываться от удобных и ставших уже привычными унифицированных форм. Соответственно, при оформлении командировок по‑прежнему используется утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 форма Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (форма Т-9а – если документ оформляется сразу на нескольких работников). В ней теперь также указывается предполагаемый срок командировки и суть служебного поручения, которое должен выполнить командированный.

Напомним: формы Т-10 «Командировочное удостоверение» и Т-10а «Служебное задание» в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 08.01.2015 не оформляются. Теперь фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам (билетам) (отметкам в загранпаспорте – если речь идет о загранкомандировке) или по путевым листам, служебной записке (и иным документам, подтверждающим маршрут следования), если для проезда к месту командирования и (или) обратно использовался служебный или личный транспорт.

Командировочное удостоверение (форма Т-9) нужно для подтверждения суммы суточных. Помимо него, к авансовому отчету должны быть приложены документы:

– о найме жилого помещения;

– о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

– об иных расходах, связанных с командировкой.

При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать, что приобретение авиабилета в документарной или бездокументарной форме само по себе не является документальным подтверждением факта использования этого авиабилета по назначению. Подтверждением использования услуги воздушной перевозки является посадочный талон, выдаваемый при регистрации на самолет. Словом, для документального подтверждения факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки нужен не только авиабилет, но и посадочный талон (Письмо Минфина России от 01.09.2016 № 03‑03‑07/50992).

Нюансы признания некоторых командировочных расходов при УСНО

Курортный сбор

В рамках эксперимента в ряде регионов (в частности, в Республике Крым, Алтайском, Краснодарском и Ставропольском краях) на период до 31.12.2022 Федеральным законом от 29.07.2017 № 214‑ФЗ (далее – Закон № 214‑ФЗ) введена плата за пользование курортной инфраструктурой (курортный сбор).

Согласно ч. 1 ст. 5 названного закона курортный сбор устанавливается федеральным нормативным актом и вводится законом субъекта РФ в муниципальных образованиях, входящих в территорию эксперимента. Именно регионы определяют размер курортного сбора, порядок и сроки его перечисления в региональный бюджет (ч. 3 ст. 5 Закона № 214‑ФЗ).

Сумма курортного сбора, подлежащая уплате, исчисляется как произведение количества дней фактического проживания плательщика сбора в объекте размещения, за исключением дня заезда, и соответствующего размера сбора. При этом сумма курортного сбора, подлежащая уплате, не включается в стоимость проживания (ч. 1 ст. 8 Закона № 214‑ФЗ).

В качестве операторов курортного сбора выступают юридические лица или ИП, осуществляющие деятельность по предоставлению гостиничных услуг и (или) услуг по временному размещению и (или) деятельность по обеспечению временного проживания, в том числе в жилых помещениях (ч. 1 ст. 3 Закона № 214‑ФЗ).

Плательщиками этого сбора являются физические лица, достигшие совершеннолетия, проживающие в объектах размещения более 24 часов (ст. 6 Закона № 214‑ФЗ).

Факт уплаты наличными денежными средствами курортного сбора можно подтвердить квитанцией к приходному кассовому ордеру, выдаваемой в порядке, предусмотренном Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (см. Письмо ФНС России от 19.04.2018 № ЕД-4-20/7551).

Возмещаемые командированному работнику суммы курортного сбора в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ прямо не поименованы. Но трудовое законодательство допускает возмещение командированному работнику иных расходов, произведенных им с разрешения и ведома работодателя. Иные платежи и сборы упоминаются и в вышеназванной налоговой норме. А поскольку затраты на уплату курортного сбора непосредственно связаны с пребыванием работника в служебной командировке, они соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, и сумму сбора, возмещаемую командированному, «упрощенец» может учесть в составе расходов при налогообложении при наличии подтверждающих документов.

Расходы на возврат авиабилетов

Запланированная командировка по ряду причин может не состояться. В такой ситуации работодателю приходится сдавать авиабилеты. Однако авиаперевозчики, транспортные агентства возвращают их стоимость за вычетом суммы комиссии.

Фактически комиссия за возврат билета является неустойкой (в смысле ст. 330 ГК РФ) за расторжение договора перевозки. Уплата такой неустойки при возврате авиабилета перевозчику свидетельствует о признании компанией факта нарушения (неисполнения или ненадлежащего исполнения) принятых ранее на себя договорных обязательств, а также о желании добровольно уплатить заранее оговоренные с перевозчиком (посредником) суммы штрафов за совершение этих нарушений.

Между тем расходы на уплату неустойки, удержанной перевозчиком или транспортным агентством при сдаче авиабилета, к командировочным расходам, указанным в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, не относятся. А с учетом того, что перечень расходов, предусмотренный п. 1 названной статьи, закрытый, и в нем нет затрат в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, в том числе неустоек, такие расходы нельзя учесть в налоговой базе по УСНО. Косвенное подтверждение сказанного есть в Письме Минфина России от 18.07.2016 № 03‑11‑06/2/41888.

Расходы на добровольное личное страхование пассажира

Приобретая командированному работнику билеты на самолет, работодатель зачастую должен оплатить и полис добровольного медицинского страхования. Вправе ли компания, применяющая УСНО, включить в расходы затраты по оплате данного полиса?

По мнению автора, компания на УСНО может включить в расходы стоимость полиса добровольного медицинского страхования, приобретаемого при покупке авиабилета работнику, направляемому в командировку, при соблюдении определенных условий.

В подпункте 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ расходы на страхование как таковые не поименованы. Вместе с тем пп. 7 п. 1 названной статьи позволяет «упрощенцам» учесть в расходах затраты на все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности (включая страховые взносы в ПФ РФ, ФСС и ФОМС, производимые согласно законодательству РФ). Однако в данной норме говорится исключительно о расходах на обязательное страхование. Нас же интересуют расходы на добровольное страхование жизни и здоровья командированного работника.

Тут следует напомнить о нормах пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, позволяющих «упрощенцам» уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ. В частности, в п. 16 данной статьи сказано, что к оплате труда можно отнести в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями, имеющими лицензии, выданные согласно законодательству РФ, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации. В случаях добровольного страхования указанные суммы относятся к расходам на оплату труда по договорам добровольного личного страхования, предусматривающим выплаты исключительно в случаях смерти и (или) причинения вреда здоровью застрахованного лица. Взносы по договорам добровольного личного страхования, предусматривающим выплаты исключительно в случаях смерти и (или) причинения вреда здоровью застрахованного лица, включаются в состав расходов в размере, не превышающем 15 000 руб. в год, рассчитанном как отношение общей суммы взносов, уплачиваемых по указанным договорам, к количеству застрахованных работников.

Следовательно, при соблюдении указанных условий компания вправе учесть в налоговой базе затраты, связанные с оплатой полиса добровольного медицинского страхования, приобретаемого одновременно с авиабилетом для направления работника в командировку (см. также Письмо Минфина России от 27.09.2011 № 03‑11‑06/2/133).

Расходы на гостиницу, которая не зарегистрирована в ЕГРЮЛ

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В том же пункте поясняется следующее. Документально подтвержденными признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены данные расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе согласно договору). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Соответственно, расходы на оплату гостиницы можно включить в налоговую базу при УСНО при наличии подтверждающих документов.

Факт отсутствия гостиницы в ЕГРЮЛ неоднократно был предметом рассмотрения судов (причем не только в контексте УСНО).

К примеру, в Постановлении АС УО от 28.08.2015 № Ф09-5678/15 по делу № А76-21252/2014 налоговый орган отказал «упрощенцу» в признании расходов на проживание командированных лиц в гостинице, не включенной в ЕГРЮЛ. Но арбитры встали на сторону компании, указав, что по обычаям делового оборота и исходя из специфики оказанных спорных услуг идентификационный номер субъекта, наименование контрагента, его адрес становятся известными только после получения первичных документов по факту оказанной услуги. А значит, работники общества не имели возможности проверить правоспособность организаций в момент оказания спорных услуг. С данным выводом согласился ВС РФ (см. Определение от 23.12.2015 № 309‑КГ15-16360).

Противоположная позиция отражена в Постановлении ФАС ЗСО от 16.10.2013 по делу № А27-20892/2012: организации, не прошедшие государственную регистрацию в качестве юридических лиц, не приобретают правоспособности юридического лица. Их действия, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей, не могут быть признаны сделками. Схожий вывод сделан в Постановлении Президиума ВАС РФ от 19.04.2011 № 17648/10 по делу № А26-11225/2009.

Таким образом, с учетом отсутствия у судов единого подхода к разрешению обозначенной ситуации признание «упрощенцами» в составе расходов затрат на проживание командированных лиц в гостинице, сведения о которой отсутствуют в ЕГРЮЛ, чревато высокими налоговыми рисками.

Длительные командировки

Срок служебной поездки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Максимальные сроки командировки действующим законодательством не установлены, поэтому формально длительность командировки может быть любой. Но! Направляя работников в длительную командировку, компания может столкнуться с рядом проблем. К примеру, с необходимостью постановки на учет своего обособленного подразделения, если в месте командировки оборудованы стационарные рабочие места. Это следует из Письма Минфина России от 10.04.2009 № 03‑02‑07/1‑176, а также из Постановления ФАС СКО от 29.11.2006 № Ф08-6161/2006-2552А по делу № А32-38550/2005‑23/1025, в котором отмечено, что для постановки на учет организации по месту нахождения ее обособленного подразделения форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения.

В свою очередь, создание компанией на УСНО обособленного подразделения влечет для нее риск утраты права на применение данного спецрежима. Ведь налоговики могут признать такое подразделение филиалом и, соответственно, доначислить компании налоги по общей системе налогообложения.

Добавим: от того, является длительная служебная поездка командировкой или нет, зависит порядок обложения НДФЛ выплачиваемых работнику сумм. Если признать, что в такой командировке он выполняет все свои трудовые обязанности, то выплаты в виде суточных (в полном объеме) будут уже вознаграждением за труд, которое облагается налогом с применением ставки 13 %. Напомним: в силу п. 3 ст. 217 НК РФ от налогообложения освобождены суточные в пределах 700 руб. Аналогичными будут и последствия в части страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).