Как настроить работу, если вы открываете бухгалтерскую фирму?

Мы часто пишем о том, что бухгалтерия постепенно уходит в аутсорсинг. Не сказать, что всем бухгалтерам дается работа в аутсорсинговых компаниях просто.

Недавно на форуме «Клерка» пожаловались: за год работы в аутсорсинге бухгалтер приобретает опыт, как за пять лет работы в обычной фирме.

Плюсы аутсорсинга для бухгалтеров — многозадачность дает большой опыт, а разные клиенты спасают от рутины.

Минусы вытекают из плюсов: здравствуй, стресс из-за постоянного переключения между задачами.

Тем не менее, тенденция налицо. И многие бывшие штатные бухгалтеры задумываются о том, чтобы завести свой бизнес.

Мы решили выяснить, как наладить работу в бухгалтерской фирме так, чтобы было эффективно и не супер-затратно.

Что нужно

Пройдемся по верхам. Что нужно, чтобы бухфирма начала нормально работать? Предположим, что бизнес-план есть, кредит или начальный капитал будет, офис выбран. Итак:

1. Про регистрацию бизнеса писать не будем. Но если не знаете, то на «Клерке» куча полезных статей, как зарегистрировать ООО или ИП.

2. Выбрать банк для РКО. У нас есть калькулятор, где можно выбрать выгодные тарифы.

3. Собрать команду. Тоже советовать не будем. Но если что, у нас есть канал в Телеграме, где хорошие бухгалтеры ищут хорошую работу.

4. Выбрать программу для ведения учета и для отправки отчетности.

4. Выбрать систему работы с клиентами — и это, наверное, самый важный пункт для компании, которая хочет наладить бизнес.

Такие системы называют «СиАрЭм», CRM. Переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».

Давайте выясним, какие варианты есть у бухгалтерской компании, которая планирует развиваться, но не знает, как не запутаться с потоком задач.

Вариант 1. Делать все самим, на коленке

Что кривить душой, большинство начинают именно так. И такой вариант тоже имеет право на существование.

Если компания только-только открылась и сложно прогнозировать, насколько успешно пойдут дела, возможно, даже логичнее не тратиться на сторонние сервисы и попытаться организовать работу самостоятельно.

Как выкручиваются новички?

• Лиды (информацию по потенциальному клиенту) вносят в табличку или просто записывают на бумагу;

• Общаются между собой и с клиентами по почте или через мессенджеры;

• Учет ведут так, как в обычной компании малого бизнеса.

Кстати, многие бухгалтеры ностальгируют по ведению учета, который был раньше.

Но мы не будем. Как двигаться вперед, но не тратить много денег, если бизнес только зарождается?

1. В поисковых системах куча шаблонов для ведения баз клиентов. Так и набирайте «шаблон базы клиентов в Excel».

Или наберите «crm в excel» — есть обучающие видео, как вести учет продаж и общения с клиентами в Excel.

2. Очень помогут Гугл-документы и Гугл-таблицы.

Их можно делать открытыми для всех или добавлять только выбранных пользователей.

Гугл поможет координировать работу удаленных сотрудников. Да и с клиентами можно так обмениваться информацией, почему нет.

В Гугл-документах есть даже чат.

3. Не забывайте про бухгалтерские инструменты.

Календарь налогоплательщика есть на «Клерке», например.

4. Для координации работы команды — бизнес-чаты.

Самые популярные бизнес-мессенджеры:

— Slack. Очень удобная штука. На «Клерке» общаемся через него.

— Telegram (отлично работает в приложении в обход блокировок);

— Skype;

— WhatsApp.

5. Есть бесплатные CRM. Самая известная у нас система — «Битрикс24». Если бизнес начнет развиваться, дополнительные функции за плату.

Еще, например, у «Билайна», если купите их корпоративный тариф, систему управления продажами дадут бесплатно.

Вариант 2. Купить несколько программ и сервисов

Если бизнес потихоньку раскручивается, то чаще всего обращаются к варианту интегрировать в бизнес несколько разных систем.

Получается такой расклад:

1) 1С — для ведения учета. С таким функционалом, чтобы покрывать все нужды клиентов.

Вообще, тарифы и разные функции 1С — это бездна. Описывать в этом обзоре не возьмемся.

Скажем только, что надо быть готовым к тратам.

Недавно на «Клерке» разместили скандальную статью «„1С“ для интернет-магазина: блеск золота для франчайзи и нищета функциональности для пользователя».

2) Программа для отправки отчетности.

У нас есть обзор «Как выбрать систему для сдачи отчетности. С чем разобраться бухгалтеру до заключения договора».

3) CRM-система.

Тут, в общем, все то же самое, что из предыдущего пункта для тех, кто хочет бесплатно. Но теперь уже за полный тариф. Ищите в поисковиках, CRM сейчас очень много. Основные — это «Битрикс24», amoCRM и «Мегаплан».

Вариант 3. Купить сервис с обеспечением полного цикла работ бухфирмы

Есть сервисы, которые заточены специально для работы бухгалтерских фирм. Но чаще всего даже с ними без 1С и системы отправки отчетности не обойтись.

Эти сервисы понимают специфику работы бухгалтерских аутсорсеров и добавляют удобные фишки.

Ну, и плюс, можно забыть про бизнес-чаты, таблички и непрофильные для бухфирм CRM.

Чисто бухгалтерских сервисов пока немного. Вот три основных.

«Мультибухгалтер»

Этот сервис создан именно для управления бухгалтерской фирмой.

Система работает в облаке и:

• сформирует календарь сдачи отчетности для каждого из клиентов на 120 дней вперед;

• оповестит о подходе срока сдачи отчетности по каждому клиенту;

• предоставит личные кабинеты клиентам;

• распределит базу клиентов по сотрудникам и поставит им задачи;

• предоставит файлообменник;

• автоматически выставит счета на оплату;

• настроит печатные формы договоров и доверенностей;

• объединяется с 1С;

• выгружает данные в Excel.

Мы покопались в бесплатной версии и можем сказать, что система интуитивно понятна. Пользоваться просто. Это значит, что не надо тратить отдельное время и силы на обучение коллектива.

На форуме «Клерка» сравнивали «Мультибухгалтер» и «Битрикс24».

В пользу «Мультибухгалтера» называли:

• работает стабильно и нужно меньше трафика, чем «Битриксу». Обновлять программу не надо, а компьютер, чтобы с ней работать, не должен быть очень производительным;

• оперативно отвечают в техподдержке;

• удобный календарь-планнер.

Из минусов:

• нет всплывающих окон-уведомлений, но их скоро обещают добавить;

• пока нет, но скоро будет мобильное приложение с личным кабинетом для клиентов.

Пользоваться «Мултибухгалтером» можно бесплатно. Если захотите ввести личные кабинеты клиентов и систему управления задачами, можно купить тариф PRO. Месяц на нем подарят. Дальше он будет стоить 1999 руб. в месяц. Почитайте подробнее.

«Контур.Бухгалтерия»

Вообще, Контур.Бухгалтерия — это онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса, где можно вести учет и отправлять отчетность.

Стоимость напрямую зависит от количества компаний. Например, по 10 компаниям в тарифе с отправкой отчетности без скидки за год надо отдать 168 000 руб.

У сервиса есть отдельные предложения и для бухгалтерских фирм.

Можно контролировать оплату от клиентов, отчетность и работу бухгалтеров. Есть статистика и CRM.

Стоимость рассчитывается индивидуально.

«Бухгалтерское дело»

Сервис похож на «Мультибухгалтера». 

Есть работа с задачами по клиентам, создание счетов и плана отчетности, вся информация о клиентах собирается в одном месте.

Понравилось, что можно создавать прайс-листы на бухгалтерские услуги и шаблоны уведомлений для клиентов о важных событиях.

Но не нашли возможности по созданию для клиентов отдельных личных кабинетов.

Стоимость тарифа «Профессиональный» — 5490 руб. в месяц. Бесплатно можно пользоваться 14 дней. Вот тут подробнее.