С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194.
В эксперименте приняли участие ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».
Основными задачами эксперимента являлись:
— апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
— оценка затрат и выявление проблем от ведения кадровых документов в электронном виде;
— подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
— подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ.
По итогам эксперимента Минтруд планировал подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.
Эксперимент проводился в 4 этапа.
|
Этап |
Период |
Мероприятия |
|
1 |
23.03 — 20.04.2018 |
Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов организаций, необходимых для проведения эксперимента, содержащих процедуры его проведения, а также перечень ответственных лиц. Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии таковой) с иными представителями работников для участия в эксперименте. Все возникающие вопросы о мероприятиях первого этапа его участники обсуждали в Минтруде |
|
2 |
23.04 — 15.05.2018 |
Подготовка корпоративных информационных систем, уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости) |
|
3 |
16.05 — 01.09.2018 |
В конце августа каждая организация, участник эксперимента, подвела итоги и направила в Минтруд такую информацию: — оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента; — анализ эффекта ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность; — предложения по внесению изменений в законодательство РФ в данной сфере. Ход мероприятий третьего этапа обсудили с участниками в Минтруде |
|
4 |
16.09 — 01.10.2018 |
В Минтруде подведены общие итоги эксперимента |
В ходе эксперимента его участникам было предложено заменить обычный «бумажный» кадровый документооборот на электронный в следующих ситуациях:
— заключение трудовых договоров;
— оформление служебных командировок;
— оформление отпусков;
— извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
— ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска;
— ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
— представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости;
— заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;
— заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
— ведение учёта рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;
— получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
— ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.
19 октября Минфин подвел и озвучил итоги проведенного эксперимента, по итогам которого, с учетом мнения участников эксперимента, выявлены следующие недостатки и замечания:
— необходимо законодательно закрепить унифицированные требования к универсальной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений;
— необходимо решение вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно);
— по мнению делового сообщества, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности;
— проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами;
— при потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии;
— Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапной и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.
Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о трудовой книжке норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации.
Несмотря на выявленные недостатки и пробелы, электронный документооборот имеет явные преимущества:
— ускорение процессов подписания кадровых документов;
— контроль за подписанием кадровых документов в электронном варианте более эффективен;
— сохранение документов в течение более длительного времени по сравнению с бумажными;
— экономия пространства для хранения;
— снижение затрат на оргтехнику и расходные материалы;
— обеспечение доступа к архиву документов;
— оперативное предоставление документов контролирующим органам.
Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
По итогу Минтруд предлагает принять в следующем году Закон об электронной трудовой книжке. В соответствии с ним работодатели будут передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Работники смогут видеть в информационной системе записи, которые делает работодатель, и направлять свои данные работодателю в электронной форме.
Таким образом, законодателем планируется более раннее введение электронных трудовых книжек, по сравнению с иными кадровыми документами, однако, запланировано принятие различных законопроектов в следующие сроки:
— декабрь 2018 года — по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
— июль 2019 года — в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.
С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.
Хотелось бы отметить, что уже на данный момент действующее законодательство позволяет использовать некоторые кадровые документы в электронном формате:
— трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
— электронный больничный;
— акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам;
— сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах;
— иные документы, в которых не нужна подпись, также могут быть сформированы в форме электронного документа.
Однако, большая часть кадровых документов пока должны вестись на бумаге.
Начать дискуссию