Что учесть компаниям при работе с самозанятыми? ФНС разъяснила

Федеральная налоговая служба России выпустило письмо от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ «О применении налога на профессиональный доход».

В чем суть документа?

ФНС разъяснила, что надо учесть организациям при работе с самозанятыми, как правильно заключить договор с ними, оформлять документы при расчётах и др.

Привлекать самозанятых для решения текущих бизнес-задач может быть выгоднее, чем задействовать обычных физлиц. Связано это с тем, что с выплат самозанятым не надо удерживать НДФЛ, платить взносы и сдавать соответствующую отчётность.

Кто такие самозанятые и каковы ограничения при работе с ними?

Применять специальный налоговый режим (налог на профессиональный доход) вправе физические лица, в том числе ИП и получающие доходы от деятельности, при которой они не имеют работодателя и не привлекают наёмных работников. Нельзя платить НПД, если заказчик работ или услуг — нынешний работодатель или работодатель, от которого человек уволился меньше двух лет назад. Есть и другие ограничения по применению НПД — по видам деятельности и видам доходов.

В каких регионах могут работать самозанятые?

Спецрежим введён в городе Москве, в Московской и Калужской областях, а также в Республике Татарстан.

В какой форме должен быть заключен договор с самозанятым для безопасного отражения в расходах?

Налоговое ведомство разъясняет, в частности, что на основании п.1 ст. 158 ГК РФ сделки (договоры) совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной). В соответствии с п. 2 ст. 159 ГК РФ если иное не установлено соглашением сторон, сделки, исполняемые при самом их совершении, могут совершаться устно, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

Факт заключения договора подтверждается уплатой соответствующей суммы за оказанные услуги.

Чем подтвердить расходы, когда письменного договора с самозанятым нет?

Документом, подтверждающим произведенные организацией-заказчиком затраты на оплату услуг, по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, является чек, выданный исполнителем — самозанятым. Чек оформляется с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки (уполномоченную кредитную организацию).

В чеке обязательно должны быть указаны наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.

Что делать, если действующий контрагент стал самозанятым?

Перезаключать договор с контрагентом — физлицом или ИП, если он стал самозанятым необязательно. Можно продолжить работать с ним по старому соглашению при условии, что смена режима налогообложения не повлияла на существенные условия договора.

Налоговики рекомендуют подписать допсоглашения к договорам, в которых стоимость товаров, работ, услуг или имущественных прав указана с НДС.

Можно ли расходы учесть на основании только акта по итогам месяца?

Нет, для организаций и ИП наличие чека, сформированного самозанятым, является обязательным для учёта расходов при определении налоговой базы.

Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учёта расходов покупателя, например, при наличии предоплаты.

Как хранить чеки, выданные самозанятыми?

Чек можно хранить как в электронной форме, так и в распечатанном виде.

В какой срок передаётся чек?

При осуществлении расчётов в безналичном порядке чек должен быть сформирован плательщиком НПД и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчёты. При расчёте наличными чек должен быть передан в момент расчёта.

Каковы особенности, если самозанятый работает через посредника?

При реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) в интересах самозанятого на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров с участием посредника в расчётах у плательщика НПД отсутствует обязанность по передаче покупателю (заказчику) чека по таким операциям.

При этом у посредника возникает обязанность по применению ККТ, в случае, если такая обязанность на него возложена законодательством.

Что делать заказчику, если самозанятый не предоставил чек?

Обязанность передачи чека самозанятым заказчику услуг установлена законодательством и корреспондирует его обязанности по отражению доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения указанных положений, заказчик вправе сообщить об этом в ФНС России, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещённом на официальном сайте ФНС России.

Что делать, если доходы самозанятого превысили 2,4 млн рублей?

При превышении установленного порога доходов (2,4 млн рублей) физлицо утрачивает право на применение специального налогового режима НПД с даты такого превышения. В этом случае в отношении ранее учтённых доходов (до даты утраты права) порядок налогообложения не меняется. При этом на юрлицо возлагается обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов в отношении физлица, не являющегося ИП, с даты утраты им права на применение специального налогового режима НПД.

Необходимость переоформления ранее заключённого договора между хозяйствующими субъектами отсутствует, если это не влечёт изменений существенных условий договора.