Отпуск в мае и другие отпускные перипетии, о которых надо знать бухгалтеру и кадровику

Грядет период отпусков. Он начнется с мая — нестандартного месяца, потому что в нем немало праздничных дней. Поэтому полезно вспомнить, как предоставляется и оплачивается отпуск с учетом майских праздников. Кроме того, есть и другие нетиповые отпускные ситуации. Об их разрешении познавательно и полезно будет узнать как работнику, так и работодателю. Информация об этом собрана в данной актуальной теме.

Как предоставляется отпуск в мае

Согласно ст. 120 нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Все нерабочие праздничные дни перечислены в ст. 112 Кодекса:

1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января — новогодние каникулы;

7 января — Рождество Христово;

23 февраля — День защитника Отечества;

8 марта — Международный женский день;

1 мая — Праздник Весны и Труда;

9 мая — День Победы;

12 июня — День России;

4 ноября — День народного единства.

Примечание редакции:

То, что нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска, означает, что если сотрудник в соответствии с заявлением идет в отпуск:

Пример 1: с 1 мая на 14 календарных дней:

1. 1 и 9 мая не будут считаться отпускными днями и не будут оплачиваться, поэтому календарных отпускных оплачиваемых дней в указанном сотрудником периоде отпуска будет не 14, а только 12;

2. вместе с тем на «извлеченные» 2 дня отпуск удлиняется, то есть охватывает 15 и 16 мая. Ведь сотрудник уходит в отпуск продолжительностью именно 14 календарных дней. Значит, все эти дни ему должны быть предоставлены и оплачены. Таким образом, в данном случае 15 и 16 мая являются отпускными днями и на работу сотрудник должен выйти 17 мая.

Пример 2: с 01.05.2019 по 14.05.2019:

1. аналогично;

2. отпуск не продлевается, а заканчивается именно 14 мая, ведь сотрудник четко обозначил временной интервал отпуска (по 14.05.2019), за который не следует выходить. Таким образом, в данном случае сотрудник должен выйти на работу 15 мая.

Пример 1 2: может возникнуть вопрос: как быть, если сотрудник написал заявление, обозначив в нем и количество дней, и период отпуска, то есть «с 01.05.2019 по 14.05.2019 на 14 календарных дней»?

Вопрос хитрый, но и ответ будет такой же: в этом случае можно использовать как тот, так и другой вариант.

Дело в том, что, строго говоря, в отпуск сотрудники должны ходить в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ), а не по своему заявлению. В графике же (унифицированная форма № Т-70) обозначается и временной период, и количество дней. Поэтому работодатель и работник могут заранее согласовать, какие именно дни будет «гулять» сотрудник. Например, с 01.05.2019 по 14.05.2019 на 12 календарных дней.

Если же этого не сделано и отпуск оформляется все-таки по заявлению, то время отпуска работник и работодатель должны согласовать обоюдно, то есть решить, по 15 или по 17 мая он будет длиться.

Для наглядности календарь на май:

Взглянув на календарь, может возникнуть еще один вопрос: почему день 2, 3 и 10 мая остались без внимания, ведь они тоже отмечены как нерабочие дни?

Да, эти дни действительно нерабочие, но дело в том, что они не праздничные. Взглянем выше — в список нерабочих праздничных дней в ст. 112 ТК РФ: 1 и 9 мая там указаны, а 2, 3 и 10 мая — нет. То есть эти дни не являются нерабочими праздничными. Поэтому в вышеизложенных примерах они никак не фигурируют. А отмечены как нерабочие в календаре они потому, что перенесены с субботы 5 января, воскресенья 6 января и субботы 23 февраля соответственно (Постановление Правительства РФ от 01.10.2018 № 1163"О переносе выходных дней в 2019 году«).

Почему брать отпуск в мае невыгодно, и когда выгодно

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка, а особенности порядка исчисления средней зарплаты определяются Правительством РФ, — об этом сказано в ст. 114 и 139 ТК РФ.

Правительство определило такие особенности, а именно оговорило, что расчет среднего заработка независимо от режима работы производится исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного им времени за предшествующие 12 календарных месяцев.

При этом из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, когда:

• за работником сохранялся средний заработок (то есть время ежегодного оплачиваемого отпуска);

• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по форс-мажорным причинам;

• работник в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;

• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством.

Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»

Примечание редакции: выше приведены правила расчета отпускных. Теперь расскажем, что произойдет с зарплатой за май, учитывая, что часть этого месяца сотрудник был в отпуске.

В мае из-за праздничных дней рабочих дней меньше. Поэтому стоимость одного рабочего дня в этом месяце больше, чем в тех месяцах, в которых праздничных дней нет. Следовательно, чем больше рабочих дней мая сотрудник взял в счет отпуска, тем меньше он получит зарплату по сравнению с зарплатой, которую он бы получил, если бы он отдыхал эти дни в другом — полноценном рабочем месяце, скажем, в июле.

Пример.

У сотрудника оклад 50 тыс. рублей. Значит, стоимость отпускного дня (если он отработал полностью расчетный период): 50 тыс. руб. x 12 мес. / 12 мес. x 29,3 = 1 706,48 рубля.

В мае 2019 года 18 рабочих дней, то есть стоимость 1 рабочего дня = 2 777,77 рублей, а, к примеру, в августе 2019 года 22 рабочих дня, то есть стоимость 1 рабочего дня = 2 272,72 рубля. Выходит, если пойти в отпуск в мае, а не в августе, то разница между стоимостью рабочего и отпускного дня будет ощутимой, иными словами, сотрудник больше потеряет в деньгах.

Таким образом можно сравнить весь год, посчитав стоимость рабочих дней и сравнив их со стоимостью отпускного дня (см. таблицу, черным цветом в ней выделен самый невыгодный месяц для отпуска, а оранжевым — самые выгодные).

ТАБЛИЦА: «Сравнение денежных потерь при уходе в отпуск в разные месяцы»

Вывод: в 2019 году невыгоднее всего идти в отпуск в январе и в мае, а выгоднее всего будет отгулять в июле и в октябре.

Какими способами можно известить сотрудника об отпуске

Часть 3 ст. 123 ТК РФ требует от работодателя извещать каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала.

Каким образом это нужно делать, в норме не указано.

Поэтому, по мнению Роструда, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно.

Например, это могут быть:

• отдельные извещения работникам;

• ознакомительные листы и ведомости;

• дополнительные графы 11 и 12 в графике отпусков: в одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату своего уведомления о начале отпуска.

Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Парадокс: день в день отправить в отпуск можно, а выплатить отпускные нельзя

Допустим, работник по семейным обстоятельствам (например, заболел близкий родственник) просит предоставить ему оплачиваемый отпуск на несколько дней с завтрашнего дня. Работодатель не возражает, бухгалтер рассчитывает и выплачивает ему отпускные в день, которым датировано заявление.

В таком случае компания нарушает правило о выплате отпускных за 3 дня до начала отпуска, установленное ст. 136 ТК РФ. Ведь данная норма носит императивный характер и исключений не имеет. Поэтому в таком случае на работодателя может быть наложен штраф по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — от 30 до 50 тыс. рублей.

Письмо Минтруда РФ от 26.08.2015 № 14-2/В-644.

Примечание редакции:

Логика разъяснений Минтруда РФ сомнительна.

Заметим, что в предоставлении отпуска на следующий день после подачи заявления министерство нарушения не усмотрело. Выходит, компания не нарушила законодательство.

Значит, на такой случай не распространяется норма ст. 123 ТК РФ относительно уведомления работника об отпуске за 14 дней. А если так, то и норма ст. 136 ТК РФ к этой ситуации применена быть не может, так как для этого просто нет возможности.

В силу части 2 ст. 2.1 КоАП РФ юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения законодательства, но им не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

Выходит, что в описанной ситуации штрафовать компанию неправомерно.

Самовольно уйти в отпуск на майские праздники нельзя

Сотрудник написал заявление на отпуск с 10 по 12 мая 2017 года и ушел отдыхать.

Однако по графику отпусков в 2017 году ежегодный оплачиваемый отпуск ему полагался с 15 по 28 мая, а также с 13 по 26 ноября. Таким образом, уход в отпуск на 10–12 мая был самоуправством.

В связи с этим компания издала приказ о его увольнении за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Суд, куда обратился сотрудник, только поддержал организацию.

Работнику объяснили, что в силу ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому отправляться в отпуск нужно в периоды, которые в нем указаны.

Написав же заявление на предоставление отпуска на другие даты, сотрудник не имел оснований полагать, что такой отпуск ему предоставлен. Следовало убедиться в том, что был издан приказ о предоставлении отпуска. Приказа же об этом не издавалось.

Таким образом, у работодателя имелись основания расценить отсутствие истца на работе 10, 11 и 12 мая 2017 года как грубое нарушение трудовой дисциплины — прогул, и применить к нему за этот проступок дисциплинарное взыскание в виде увольнения по соответствующему основанию.

Апелляционное определение Московского городского суда от 08.02.2018 № 33-1730/2018.

Если больничный наложился на отпуск: первый оплачивается, а второй продлевается

В статье 124 ТК РФ сказано, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в том числе в случае его временной нетрудоспособности.

Это означает, что в случае наступления страхового случая в период нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске выданный ему на этот период листок нетрудоспособности подлежит оплате в обычном порядке.

Причем на основании п. 8 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ пособие по больничному листу выплачивается сотруднику за все календарные дни, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности.

Основанием же для продления или перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска будут являться заявление работника и листок нетрудоспособности.

Письмо Минтруда РФ от 20.09.2016 № 14-2/В-899.

В отпуск за свой счет можно отправить на абсолютно любое время

Вопрос. На какой максимальный срок можно отправить сотрудников в отпуск без сохранения зарплаты? Предприятие на грани закрытия, руководство хочет пока отправить сотрудников в отпуск без сохранении заработной платы, сотрудники не против.

Ответ. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения зарплаты для работников коммерческих предприятий законодательством не установлена.

О таком отпуске идет речь в ст. 128 ТК РФ, в которой сказано, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется на основании заявления работника, при этом продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон.

Таким образом, по усмотрению работодателя максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы для всех работников коммерческой организации может быть любой.

Консультация службы правового консалтинга компании РУНА.

Брать отпуск в выходные дни не запрещается

Вопрос. У работника сменный режим работы 2/2. Он берет 2 дня отпуска на свои нерабочие /выходные дни по своему графику. Правомерно ли это?

Ответ. Да, правомерно, поскольку прямой запрет на оформление отпуска в выходные дни трудовым законодательством не предусмотрен. При этом нормами ТК РФ предполагается возможность разделения на части ежегодного оплачиваемого отпуска, если между работником и работодателем достигнуто соглашение о таковом разделении. Только хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 123 ТК РФ).

Вместе с тем если в этом случае отпуск предоставляется работнику не по графику отпусков, то это может вызвать вопросы у государственных инспекторов труда. Ведь очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии именно с графиком отпусков. Причем он должен быть утвержден работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии в компании) не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 125 ТК РФ).

Консультация службы правового консалтинга компании РУНА.

Неиспользованные дни отпуска не сгорают, сколько бы их ни было

Вопрос. Помогите, пожалуйста, разобраться с вопросом об неиспользованных отпусках.

Действует ли в России Конвенция Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» № 132, в которой говорится, что работник имеет право использовать 2 рабочие недели отдыха в течение одного года, а остаток — не позже чем в течение 18 месяцев после окончания года, в котором предоставляется отпуск?

Нас интересует, действительно ли по истечении 18 месяцев неиспользованные отпуска сгорают? Или при увольнении работнику все-таки выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска согласно ст. 127 ТК РФ?

Ответ. Неиспользованные отпуска не сгорают. Накопившиеся отпуска за прошлые периоды работник может использовать в рамках графика отпусков, или в сроки, установленные соглашением сторон, или получить за них компенсацию при увольнении.

Обоснование: Конвенция действует в России, так как она ратифицирована Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ. В Конвенции есть норма, согласно которой использовать отпуск нужно в течение 18 месяцев после окончания года, за который он был положен (п. 1 ст. 9).

Однако это не означает, что по прошествии 18 месяцев неиспользованные дни отпуска сгорают, поскольку:

• во-первых, в Конвенции об этом не сказано;

• во-вторых, исходя из ст. 1 Конвенции, если ТК РФ содержит более льготное регулирование по сравнению с нормами Конвенции, то будут применяться нормы российского Трудового кодекса.

В соответствии же со ст. 127 ТК РФ, даже если работодатель в нарушение норм Кодекса накопил отпуска работников за несколько лет, то при увольнении работника он обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Консультация службы правового консалтинга компании РУНА, от 01.10.2015

Примечание редакции:

в 2016 году Минтруд РФ выпустил подтверждение: компенсация выплачивается за отпуска, накопленные за весь период работы у конкретного работодателя. При этом число дней неиспользованного отпуска представляет собой разницу между количеством дней отпуска, на которые работник получил право к моменту увольнения, и количеством дней отпуска, использованных работником (Письмо от 28.10.2016 № 14-1/В-1074).

Однако не все суды в России это понимают.

Например, имел место такой случай: у сотрудника техникума за 12 лет накопилось 632 дня неиспользованного отпуска. Однако при увольнении ему выплатили компенсацию только за 2 последних года, и суд решил, что это правильно, сославшись на ст. 124 ТК РФ, согласно которой запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд (Апелляционное определение Липецкого областного суда от 04.09.2013 № 33-2339/2013).

К счастью для работников, это единичное решение. В основной массе суды присуждают компенсацию за все накопленные неиспользованные отпуска (апелляционные определения Свердловского областного суда от 16.07.2015 № 33-10190/2015, Воронежского областного суда от 18.02.2014 № 33-879, Определение Калужского областного суда от 15.06.2015 № 33-1404/15 и др.).