Кто из сотрудников обворовывает компанию и как это остановить

Всегда есть причина проверить честность сотрудников. Работники стали чаще воровать имущество организаций, и чтобы не пришлось нести убытки, проанализируйте, на чем компания теряет.

Узнайте, за кем проследить и что поменять в компании, чтобы не допустить потерь.

Не секрет, что сотрудники регулярно что-нибудь уносят — от шариковых ручек до техники или работают на откатах. Компании терпят убытки не только из-за сотрудников, но также из-за соискателей и контрагентов.

Офисный персонал

Чаще всего сотрудники офисов уносят мелочи, которыми могут пользоваться без ограничений, — бумагу, ручки и пр.. Каждый предмет стоит недорого, но из-за массовости набегают крупные суммы.

Как бывает:

«Мы закупали канцелярские принадлежности раз в три месяца. Приобретали все, что просили отделы в заявках. Руководитель не устанавливал лимитов. Сотрудники заказывали карандаши, блокноты, бумагу, брендированные ручки и ежедневники. Для уборки покупали бытовую химию, когда ее запасы походили к концу.

Однажды я попросила в одном из отделов несколько брендированных наборов для клиентов. Мне ответили, что в подразделении не осталось вообще никаких принадлежностей. Сотрудники признались, что раздали наборы своим детям.

Потом оказалось, что работники формировали заявки на канцтовары с расчетом и на свои семьи. Кроме того, сотрудники экономили семейный бюджет на корпоративной бытовой химии — выносили из офиса мыло, чистящие и моющие средства. Уборщики пожаловались, что они заканчиваются слишком быстро. Мы подсчитали, что за один квартал компания теряла на мелких кражах несколько десятков тысяч рублей».

Что можно сделать:

Установите лимит на закупку канцелярских принадлежностей и бытовой химии. Закон не устанавливает для организаций нормы трат на офисные нужды. Поэтому руководитель вправе самостоятельно определить, сколько денег закладывать на канцтовары и расходники.

Ведите учет принадлежностей. Например, создайте в Excel таблицу и отражайте в файле дату, количество и наименование канцтоваров, которые выдаете отделам. Так компания сможет определить, сколько денег закладывать на офисные нужды, и контролировать расходы отделов.

Попросите руководителей подразделений ежемесячно направлять в отдел снабжения список нужных принадлежностей. Сравнивайте заявки с данными за прошлые периоды. Если работники резко заказали много расходников или по отделам заявки сильно различаются по непонятной причине, попросите обосновать потребность.

Подотчетники

Работники, которые часто ездят в командировки, могут хитрить с подотчетными. Например, вместе с авансовым отчетом сдавать в бухгалтерию поддельные чеки и квитанции. На самом деле в командировках сотрудники тратят в разы меньше, чем им выдает организация. В таком случае разницу между суммами работники оставляют себе.

Как бывает:

«Сотрудники филиала компании каждый месяц ездили в командировки. Потом сдавали авансовые отчеты, чеки и квитанции за проживание в гостинице, питание в кафе, а также за топливо. На самом деле сотрудники покупали поддельные чеки и счета через интернет. В командировках работники проживали в недорогих хостелах, а передвигались с помощью приложений по поиску попутчиков. Разницу между настоящей суммой затрат и подотчетными, которые выдавала компания, сотрудники оставляли себе. Руководитель узнал о махинации, когда решил забронировать номер в том же отеле, где якобы проживали подотчетники. Оказалось, что такого отеля вообще не существует. Директор вызвал сотрудников на беседу, и работники сразу признались, что прикладывали к отчету поддельные квитанции».

Что можно сделать:

Проверяйте подлинность чеков, которые приносят сотрудники.

Компания, которая выдала документ, числится в реестре на egrul.nalog.ru. Чек можно проверить через мобильное приложение ФНС «Проверка чеков». Для этого надо отсканировать штрихкод или ввести реквизиты вручную.

Чтобы у сотрудников не было соблазна купить документы, создайте памятку, какие последствия возможны за подделку. Например, сообщите работникам, что за представление поддельных чеков, квитанций и справок возможна материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность (п. 5 ч. 1 ст. 243, ст. 192 ТК, ст. 327 УК).

Снабженцы

Компания может заключать невыгодные сделки с поставщиками из-за договоренности между контрагентами и снабженцами. Сотрудники за вознаграждение в конверте отбирают определенную компанию и обращаются за товаром только к ней. В таком случае ваша организация переплачивает и рискует получить некачественные товары или услуги.

Как бывает:

«Начальник отдела снабжения компании договорилась с контрагентом, что будет заключать договор на поставки оборудования только с ним, но за отдельную плату. За то, чтобы снабженцы не обращались в другие компании, директор поставщика платил вознаграждение. На деле товары, которые предоставлял контрагент, были дороже, чем у конкурентов, и менее качественными. Но за откаты снабженцы закрывали на это глаза. При этом, если директор предлагал новых поставщиков, снабженцы возражали и отговаривали, аргументируя тем, что именно у этого контрагента оптимальное соотношение цены и качества».

Что можно сделать:

Безопаснее каждый месяц мониторить рынок товаров и услуг, которые заказывает организация. Если увидите, что у других поставщиков цены ниже, чем у ваших контрагентов, попросите сотрудников отдела снабжения обосновать их выбор, составить экономические расчеты, собрать разные коммерческие предложения. По крупным сделкам безопаснее устраивать тендер.

Чтобы подловить снабженцев, коллеги идут на хитрость. Они сами находят поставщика с качественным и недорогим товаром и предлагают заключить сделку с этой компанией. Если сотрудники категорически не захотят менять поставщика, есть риск, что отдел снабжения выбирает контрагентов исходя из личной выгоды.

Продажники

Сотрудники отделов продаж могут переманивать клиентов в собственные компании или тайно получать бонусы от покупателей.

Как бывает:

«Менеджеры по продажам зарегистрировали собственную компанию. Заключили с ней договор, по которому наша организация поставляла оборудование. Объемы продаж были большими, поэтому сделки проводили с максимальными скидками. Директор ни о чем не догадывался, напротив, он премировал работников за то, что они нашли нового крупного покупателя. А менеджеры перенаправляли наших клиентов в свою организацию и зарабатывали на разнице цен [см. схему]. В итоге компания невыгодно продала товар, осталась без старых клиентов, потеряла доход. Директор узнал о схеме случайно — от бывшего покупателя, который был уверен, что новая организация — это часть нашего холдинга».

Или так:

«Сотрудники отдела продаж продавали листы металла со значительной скидкой компаниям, с которыми у них была договоренность. По документам реализовывали металл с дефектами, по факту качественный. Покупатели доплачивали продажникам в карман за выгодные условия. По подсчетам внутреннего аудита, ущерб от схемы составил миллионы рублей».

Что можно сделать:

Проверяйте благонадежность нового контрагента, репутацию, отзывы на сайтах. Установите для сотрудников компании запрет взаимодействовать с организацией в качестве клиентов или поставщиков. Если известно, что сотрудники создали свою организацию, безопаснее ей ничего не поставлять. Разрешайте предоставлять скидки только по приказу руководителя. Требуйте у продажников обосновать скидки документами. Например, актами о дефектах товара.

Кассиры

В любую торговую точку может прийти покупатель с фальшивыми деньгами. За один квартал 2019 года ЦБ выявил почти 9 тыс. подделок, из которых две трети — пятитысячные (см. цифра недели). Есть риск, что кассиры пропустят поддельную банкноту. Но иногда это делают нарочно.

Как бывает:

«Несколько раз после того, как мы сдавали выручку инкассатору, банк сообщал, что у нас нашли поддельные купюры. При этомстарший кассир нашего магазина — сотрудник с большим стажем. Руководитель не сомневался в квалификации и опыте кассира и был уверен, что работник в состоянии отличить подделку от настоящей купюры. Поэтому директор заподозрил, что фальшивки подкладывает именно старший кассир. Тем более что около каждой кассы директор установил детекторы банкнот. Пришлось ужесточать правила. Объяснили, что в компании есть детекторы, поэтому за подделки в кассе теперь отвечают работники. После этого старший кассир уволилась».

Что можно сделать:

Оборудуйте каждую кассу компании детектором купюр. Объясните кассирам и продавцам, как отличить подделку от настоящей купюры. Описание банкнот и их основные признаки можно посмотреть на сайте Центрального банка cbr.ru в разделе «Банкноты и монеты». Расскажите кассирам, что чаще всего мошенники подделывают пятитысячные купюры.

Разработайте для сотрудников инструкцию, как работать с детектором купюр и определять поддельные банкноты. Напишите в документе, что делать кассиру, если он обнаружил подделку.

Приказом директора утвердите порядок работы кассира с наличными. Запишите в приказе, что сотрудник должен проверять каждую купюру на детекторе валют. Установите в трудовых договорах с кассирами и продавцами полную материальную ответственность. В таком случае, если сотрудник не проверит купюру и положит в кассу подделку, компания сможет взыскать с работника убыток (ст. 232 ТК).

Кладовщики

Сотрудники могут распродавать имущество компании. Чтобы скрыть недостачу, кладовщики подделывают сведения об остатках на складах.

Как бывает:

«Сотрудники склада на протяжении нескольких месяцев выносили из компании товары и материалы и продавали посторонним. При этом кладовщики делились черной выручкой со снабженцами и охраной. Поэтому сотрудники отделов совместно подделывали документы об остатках материалов, а также подбивали сведения в складских программах, а охрана не проверяла, что выносят сотрудники. Мы провели ревизию. Сравнили сведения в складской и бухгалтерской программах — вышли расхождения. Сотрудников, которые продавали имущество, уволили, но организация так и не смогла возместить ущерб от краж».

Что можно сделать:

Установите камеры видеонаблюдения в складских помещениях, а также на выходе из здания. 

Отразите в договорах с сотрудниками запрет выносить с территории сумки, пакеты либо устраивайте досмотры личных вещей. Но предупредите сотрудников охраны, что работников нельзя досматривать без их согласия, закон не дает такого права. 

Досмотр личных вещей «физиков» вправе проводить только полиция и сотрудники вневедомственной охраны (ст. 27.7 КоАП). Обяжите охрану вызывать полицейских, если работник выносит из офиса сумку и отказывается показать ее содержимое.