Какой будет бухгалтерия через пять лет

Привет! Меня зовут Алексей Иванов. Я руковожу бухгалтерской компанией и 15 лет преподаю бухгалтерские дисциплины в университете. В своем Телеграм-канале «Переводчик с бухгалтерского» я рассказываю о пользе учета для предпринимателя. Сегодня делюсь мыслями из него о том, какой бухгалтерия станет в ближайшие 3-5 лет.

Бухгалтер для бизнеса: патологоанатом или терапевт?

Предприниматели считают, что бухгалтер — это патологоанатом бизнеса. Его диагнозы ставятся посмертно. И сколь бы угодно точными они ни были, предпринимать меры по оздоровлению компании на их основе уже поздно. Управление компанией на основе бухгалтерских данных похоже на вождение автомобиля с заклеенным лобовым стеклом. Машина движется вперед, а водитель пытается сориентироваться на дороге, глядя в зеркала заднего вида. Бухучет дает информацию для анализа и планирования. Но дает ее с запаздыванием. И дело не только в том, что учет ведет тетя Маша, которая умеет только налоги считать. Вот объективные причины этого.

• Ретроспективность. Бухгалтерские процедуры устроены так, что некоторые расчеты осуществляются только по окончании месяца. Например, это начисление амортизации или распределение косвенных затрат по видам продукции. Поэтому точную информацию о произошедшем за месяц, руководитель получает в лучшем случае в первых числах следующего. При этом конечный продукт бухучета — бухгалтерская отчетность ориентирован в основном на внешних пользователей информации. Банку, государству, контрагентам и инвесторам важнее знать что уже произошло в компании и на что им рассчитывать в свете этого. Вот бухгалтер и пишет подробную летопись произошедшего.
• Документальность. Под каждую букву в этой летописи должен быть приложен документ, который подтверждает, что летописец не врет. Нет документа — значит ничего и не происходило. А документ нужно составить и приделать к нему ноги, которые добегут до бухгалтерии. Бежать эти ноги могут долго, прибежать не туда, снова долго бежать, наконец, прибежать куда надо, но потерять документ в процессе бега. В этом случае нужно все начинать заново. В результате от сделки до ее отражения в учете проходит много времени.

Поэтому для оперативного управления компанией классический бухучет не подходит. На помощь ему приходит управленческий учет. Только не надо слушать доморощенных экспертов, которые говорят якобы это что-то сильно отличающееся от бухучета. Мол, управленка для собственников, а бухучет — для налоговой. Это миф малограмотных бухгалтеров, которые плохо разбираются в своей профессии и пудрят мозги своим работодателям. В основе управленки лежат все те же бухгалтерские приемы. И обрабатывается та же информация о происходящем с деньгами компании. Просто акцент ставится на внутренних пользователей, а их приоритет — не точность, а скорость.

Вся необходимая для управления детализация: по подразделениям, проектам, продуктам, переделам, сегментам рынка, может быть реализована и в бухгалтерском учете. Но менеджеры требуют оперативные данные для планирования и контроля, а под это бухучет не заточен. Поэтому и приходится вести оба вида учета. 80% потерь времени происходят в двух процессах:

• ввода первичных документов в бухгалтерскую программу
• обобщения данных первичных документов для построения отчетов

Разогнать бухучет до онлайн-режима можно, расшив эти узкие места. В этом случае управленческий учет на ¾ можно вести на основе бухгалтерского.

Первичка

Чтобы не терять время на получение первичных документов от контрагентов и вводе их в бухгалтерскую программу, нужно убрать бухгалтера от работы с «первичкой».

Бумажные первичные документы в XXI веке- рудимент. Документы будут попадать в бухгалтерскую базу через ЭДО — электронный документооборот. Документ создается одной стороной сделки в ее бухгалтерской базе, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) и пересылается второй стороне. Входящий документ автоматически попадает в бухгалтерскую базу получателя. С внутренними документами все точно так же: подписи исполнителей и согласовывающие визы руководителей заменяются ЭЦП с набором полномочий. И это не взгляд визионера — системы ЭДО появились в России больше 20 лет назад.

Проблема в том, что не все предприниматели спешат их внедрять. У юридически значимого электронного документа есть существенный «недостаток» — его легко администрировать со стороны государства. Поэтому еще не осознавшие масштаб контроля бизнеса налоговиками в эпоху цифровой экономики, продолжают «рисовать» первичку по сделкам, которых не было. Это ненадолго. Не хочу сгущать краски, но мы уже живем в стеклянных домиках. Автоматизация налогового администрирования похожа на работу рыбака. Сначала шьется грубая сеть с большими ячейками, которой вылавливается крупная рыба. Потом крупной рыбы в пруду не остается и приходится шить сеть с ячейками поменьше. При этом навыки шитья прокачиваются, и шить с каждым разом становится все легче. А рыба все мельче. Ну, вы поняли.

Поэтому вангую, что главным драйвером перехода на ЭДО будет не бизнес, а ФНС. Если они пролоббируют обязательность юридически значимого ЭДО, то предпринимателей силком затащат в светлое будущее. Возможно, выжившим там даже понравится.

Но преимущества ЭДО в полном объеме проявляют себя, когда все контрагенты работают в системе. А пока вокруг нас частично цифровой мир, в котором одновременно существуют и электронные и бумажные документы. Для ускорения ввода бумажной первички от «староверов» можно использовать «костыли» — технологии оптического распознавания символов (OCR). В этом случае полученный бумажный документ сканируется, распознается и заносится в бухгалтерскую базу без участия бухгалтера. Точность работы таких технологий уже превышает 98% — это лучше, чем показатели живого оператора.

В итоге люди, сейчас перебивающие цифры с бумаги в программу, выполнят несколько социально значимых функций:

• перестанут называться бухгалтерами — Росстат перестанет говорить, что бухов слишком много
• найдут более интересную работу — сложно представить более тоскливую и монотонную работу в офисе, чем у них
• предотвратят глобальное потепление — деревья и бобры не будут переработаны в бумагу

Роботизация

Второе узкое место, из-за которого бухгалтерские отчеты формируются медленно, — это обработка данных первички. Добрую половину бухгалтерской работы занимают рутинные повторяющиеся действия. Например, бухгалтер создает один документ на основании другого или выполняет регламентные операции по закрытию месяца. Люди регулярно ошибаются, ищут ошибки, переделывают работу. Безрадостно и небыстро. Чтобы разогнать бухгалтерию до онлайн-режима надо поручить это роботам.

В отличие от многих «говорящих голов», я не вижу оснований для полной замены бухгалтера роботом. Те, кто так говорят, ничего не смыслят в бухгалтерии. И в роботизации тоже. Но робот может сильно ускорить работу бухгалтера и повысить ее точность. Просто надо понимать для решения каких бухгалтерских задач можно использовать роботизацию, где уместна тотальная автоматизация, а где не обойтись без профессионального суждения бухгалтера. Если для вас роботизация и автоматизация — одно и то же, здесь я писал о различиях.

В бухгалтерии XXI века применяется два типа роботизированных решений.

• RPA (Robotic Process Automation) — роботизированная автоматизация процессов
• IA (Intelligent Automation) — интеллектуальная автоматизация

RPA — это история про рутинные функции. И RPA-решения уже активно внедряются в бухгалтерских фирмах. Такие решения могут имитировать работу бухгалтера с интерфейсом программы. Например, робот создает и проводит счет-фактуру на основе накладной. Со стороны это выглядит так: курсор бегает по экрану, заполняет документ, нажимает кнопки. Полная иллюзия работы бухгалтера, только бухгалтера нет. Вот видео с примером такой работы. А могут напрямую взаимодействовать с бухгалтерской программой. В этом случае в системе просто будут появляться готовые документы и отчеты без мультиков на мониторе. Чтобы роботизировать бухгалтерию нужно сначала формализовать и описать бухгалтерские бизнес-процессы. Уже на этом этапе можно понять сколько ненужных действий делает тетя Маша. Поэтому бухгалтерия будущего — это аутсорсинговая бухгалтерия. Аутсорсер один раз роботизировал внутреннюю кухню и дальше масштабирует это решение. Для отдельной компании проект роботизации бухгалтерии — это долго и дорого. Плюс «пятая колонна» в лице тети Маши имеется.

IA — это про применение искусственного интеллекта в бухгалтерии. IA-решения способны обрабатывать большие массивы данных и принимать решения на основе анализа. Они обучаются, накапливая опыт. Как люди, только без эмоций, креатива и интуиции. Для обучения таких роботов нужно много примеров и людей, которые показывают эти примеры. Чтобы правильно подобрать метод амортизации для основного средства опытному бухгалтеру нужно несколько секунд. А чтобы научить робота принимать такое решения, учитывая характер поступления экономических выгод от использования, — тысячи часов. В перспективе профсуждение тоже, наверное, роботизируется. Но это не вопрос ближайших лет.

Так вот в бухгалтерии будущего около 40% рутинной работы будет заменено RPA-решениями. Бухгалтер будет больше думать, анализировать и интерпретировать данные.

Финансовый решала

Если объединить ЭДО и RPA в одном сервисе, то можно разогнать бухучет до онлайн-режима. При этом отпадет необходимость во многих процедурах управленческого учета — две системы, которые сейчас почти автономны, сильно сблизятся.

Чем же будет заниматься бухгалтерия будущего, помимо бухучета и управленки? Как минимум, финансами компании. Финтех в России развивается стремительно. Это отрасль, где мы — передовая держава. Наши банки гораздо более цифровые и онлайновые, чем европейские и американские. Российский предприниматель давно привык к онлайн-сервисам Тинькова, Точки или Сбера — выбирать есть из чего. Оффлайновые банки имеют такие же шансы на выживание, как те, что не выполняют нормативы ЦБ. Только грохнет их не Ураган Эльвира, а рынок. Многие банки развивают свои как бы бухгалтерские сервисы для малого бизнеса. Но обычно это история не про бухгалтерию, а про посчитать налоги. Это тупиковая ветвь — предпринимателю нужна управленка, а налоги на спецрежимах ФНС через несколько лет будет администрировать самостоятельно. Я недавно писал об этом на vc.ru.

Технологичные аутсорсеры бухгалтерии уже сейчас интегрированы со многими банками. Но интеграция эта односторонняя: предприниматель видит движения по расчетным счетам из онлайн-бухгалтерии и может оплачивать счета. Бухгалтерия будущего будет работать в обе стороны. Представьте себе такую картинку. Вы запланировали поступления от дебиторов на следующую неделю. Но некоторые сказали, что не погасят долг в срок. В бюджете движения денежных средств прогнозируется кассовый разрыв. Знакомая каждому предпринимателю ситуация. А дальше начинается волшебство.

Единая система, в которой обрабатываются бухгалтерские данные и формируется управленка, дает сигнал о предстоящем кассовом разрыве в банки. Судя по активности закрывашек из ЦБ, их к тому времени останется около 100. Банки делают автоматический прескоринг бухгалтерской информации компании и формируют кредитное предложение ровно под потребности заемщика. Система анализирует предложения банков и выбирает наиболее выгодное либо предоставляет этот выбор предпринимателю. Та же история с размещением временно свободных остатков денег. Умная бухгалтерия обменивается данными с банком, получая варианты депозитов и овернайтов — деньги должны все время работать.

Все это мы увидим воплощенным уже скоро — технически отдельные части такой системы уже существуют. Просто пока порознь. Банки еще думают, что главные в финтехе — это они. Неа. Главный в финтехе — предприниматель. И если он сможет не выбирать между банками, а автоматически получать наиболее выгодные банковские продукты от своей бухгалтерии, он так и сделает.

А что бухгалтерия? Из центра формирования финансовой информации компании она превратится в центр управления финансами. Этакий финансовый решала — маркетплейс для банков, инвестфондов и прочих игроков финансового рынка, который играет на стороне предпринимателя. Профессии бухгалтера, экономиста и финансиста будут сближаться, пока не сольются в одну.

Алексей Иванов, директор по развитию проекта бухгалтерского аутсорсинга «Гениальный штаб».

Источник: Виси