Обзор российских сервисов по обработке первичной документации

С недавнего времени  бухгалтеры, идущие в ногу с прогрессом, вздохнули с облегчением: наконец-то на российском рынке появились сервисы, избавляющие от одного из самых рутинных и трудоемких процессов - обработки первичной документации.

Благодаря современным технологиям бухгалтеру достаточно лишь отсканировать или сфотографировать  документы, а специальная программа  распознает содержание бумажных страниц, проверит и сопоставит информацию, после чего автоматически перенесет данные  в бухгалтерскую систему учета. Создатели  сервисов активно их продвигают и обещают бухгалтерам «райскую жизнь» без утомительного ручного ввода данных, ошибок и сбоев.

Действительно ли автоматизация обработки первички  существенно экономит бухгалтерское  время? Настолько качественно работают программы? И главное – какой сервис предпочесть, ведь отзывов и рекомендаций на эту тему пока недостаточно?

При анализе работы сервисов учитывались такие параметры, как время распознавания отдельных документов (для примера были взяты: акт, счет, счет-фактура, торг-12, как четкие, так и сниженного качества); время распознавания пакета документов; качество обработки  и  точность переноса данных в 1С. Эти факторы являются ключевыми при выборе сервиса, так как  если распознавание документов происходит некорректно - смысл использовать специальную программу теряется -  быстрее и проще вбить данные из первички привычным способом.

Кроме того были протестированы такие параметры, как удобство установки программы, легкость использования и доступность интерфейса, качество техподдержки, широта применения, дополнительные  функции и стоимость использования  услуг.

Всего мы выделили 16 ключевых факторов сравнения и оценили каждый от 0 до 2. Результаты наглядно представлены в таблице в конце статьи.

Jetlex

Первым нам на тестирование попал самый молодой и активно продвигаемый сервис Jetlex. После пробной загрузки нескольких страниц можно отметить достаточно высокую скорость обработки документов (5 файлов за 2минуты), однако качество их распознавания, к сожалению, оставляет желать лучшего. Например, акт  был принят за счет-фактуру, счет за товарную накладную. К счастью, у сервиса есть опция  выбора типа документа вручную. Но даже когда «помогаешь» программе выбрать правильный тип, система выдает много ошибок, как в названиях, так и в цифрах. Программа может перепутать продавца и покупателя, «забыть» парочку цифр, принять наименования за единицы измерения. Сервис подсказывает места, где, по его мнению, возможны ошибки распознавания, но зачастую они не совпадают с реальными ошибками. Необходимо самостоятельно проверять каждую страницу и  вносить множество мелких правок.

Кроме того, Jetlex достаточно сложно интегрируется с 1С и требует предоставления полного доступа к вашей бухгалтерской системе, что не всем подходит с точки зрения конфиденциальности. Поэтому при подключении к данному сервису стоит уделить особое внимание пунктам договора о неразглашении информации.

Jetlex не осуществляет математических проверок документов, не распознает акцизы, ГТД, кассовые чеки, форматы Excel и Word, а также файлы с нарушенным порядком страниц.

В целом можно сказать, что продукт достаточно сырой. Вероятно, по сравнению с ручным вводом данных, время он все же сэкономит. Но по сути бухгалтеру предлагается перейти в незнакомый интерфейс, где отсутствует большинство стандартных возможностей 1С, и после неплохого оптического распознавания документа, заниматься проверкой каждой строки. При достаточно высокой цене услуг разработчики не учли многие тонкости бухгалтерского учета в 1С.  Так как сервис новый, можно надеяться, что разработчики со временем учтут пожелания пользователей.

Entera

Установка сервиса Entera достаточно простая, заняла не более 15 минут. Для использования услуг нет необходимости покупать лицензию, оплата происходит только за обработанные страницы.

У программы один из наиболее удобных интерфейсов, позволяющих контролировать точность распознавания (для каждой строки документа появляется всплывающая подсказка с указанием соответствующей строки скана) и проводить групповое сопоставление документов.

Разработчики Entera хорошо  «обучили» свой продукт с высокой степенью точности распознавать нестандартные и нечеткие документы (достаточно того, чтобы знаки были читабельны), хорошо определять их тип. При тестировании программы вносить корректировки вручную почти не потребовалось.

В сервис встроены: математическая проверка таблиц, сверка с базой ЕГРЮЛ и проверка банковских реквизитов, что дополнительно минимизирует ошибки.

Правда такое высокое качество распознавания занимает чуть больше времени относительно других программ. Одну страницу придется «подождать» около минуты.

Большим преимуществом Entera с точки зрения экономии времени является возможность групповой обработки документов. Можно не возиться отдельно с каждым листом, а загрузить сразу пачку бумаг. У сервиса есть функция распознавания спутанных страниц и их автоматическое сопоставление в рамках одного пакета документов.

Запуск в облачных 1С осуществляется так же просто, как и в обычных 1С, а интеграция с интернет-бухгалтерией «Мое дело» занимает 1 минуту.

Из ограничений стоит отметить, что для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, так как он находится на удаленном сервере.

Efsol, он же 42clouds

Сервис Efsol одним из первых появился на российском рынке. Благодаря тому, что он существует достаточно давно, создатели сервиса учли опыт большого числа пользователей. Но в то же время, программа использует более старые технологии и не гибка к нововведениям бухучета.

Efsol порадовал простым запуском и быстрой интеграцией с 1С. Безусловные плюсы программы: удобный и простой интерфейс, контроль дубликатов, наличие выбора типа создаваемых документов, единый словарь сопоставлений и математическая проверка табличной части документов.

Efsol довольно быстро распознает страницы хорошего качества и позволяет создавать из них большинство существующих в 1С форм документов.

Главный недостаток - плохо распознаются документы среднего качества и совершенно не распознаются нечеткие и нестандартные документы.

Если таковые попадаются среди документов бухгалтера, нужно быть готовым вносить их данные вручную. Причем узнать о результате распознавания можно будет, только загрузив документы в сервис и оплатив эти страницы.

Кроме того, сервис не рассчитан на быструю обработку пачки документов одновременно -  с каждым из них нужно будет разбираться отдельно. Интерфейс не оптимизирован, и требуется выполнять множество типовых действий вручную.

Хранение данных возможно только в фирменном облаке Efsol.

Что касается стоимости услуг, важно отметить, что помимо оплаты распознавания каждой страницы, для использования данного сервиса необходимо дополнительно приобретать годовую лицензию на каждое рабочее место, что может быть не по карману маленьким компаниям.

В целом можно сказать, что сервис Efsol хорошо реализован и способен решить многие базовые задачи типовой бухгалтерии, но без тонкой настройки под узкие бухгалтерские проблемы.

Gendalf

Сервис Gendalf – единственный из сравниваемых – работает без подключения к Интернету. Он  устанавливается как приложение на конкретный компьютер, при этом требуя от него высоких мощностей: если ресурсов устройства не хватает – программа зависает. Для использования программы приобретается  лицензия на каждое рабочее место, тогда количество страниц для обработки  будет не ограничено.

Установка Gendalf достаточно трудоёмкая: требуется создать свежие библиотеки, подготовить информацию для активации и пр. Может потребоваться техническая поддержки специалиста.

Когда установка позади, пользователя порадует скорость распознавания документов. Еще один плюс - возможность работы со сканером прямо из 1С при соответствующей настройке.

Но, увы, качество распознавания данных достаточно низкое: в каждом тестируемом документе, даже очень отчетливом, нужно вносить множество корректировок, что приводит к существенной задержке.

Плохо распознаются типы стандартных документов, например, программа   может перепутать УПД и счет-фактуру, «не увидеть» реквизиты поставщика и плательщика, названия и номенклатуры.

Таблицы Excel распознаются программой некорректно, не поддерживается тип документа «акт».

У сервиса отсутствует электронный архив документов и история обработанных файлов.

Gendalf можно рассматривать как простейший конвертер для помощи бухгалтеру при вводе первички. Непродуманные процессы создания документов соизмеримы с ручным вводом данных. Сервис  подойдет компаниям с документами идеального качества и точно соответствующими стандартным формам, которые хотели бы попробовать  автоматизацию при ограниченном  бюджете.

Докнет

При тестировании сервиса «Докнет» порадовала быстрая интеграция с 1C и подробная инструкция по установке программы. У пользователей есть возможность сканирования документов прямо из интерфейса 1С. Правда база будет недоступна во время распознавания документа, что приводит к значительным потерям времени при обработке большого количества документов.

К сожалению, разработчики совершенно не позаботились об удобстве использования сервиса. Для создания документа необходимо пройти длительный этап его подготовки, кликнуть по каждому полю несколько раз, решить, что делать с элементами справочника, выставить виды номенклатуры и проверить все значения. Чтобы осуществлять все эти манипуляции, необходимо  постоянно переключаться между окнами скана и базы.

У программы достаточно хорошее качество распознавания, и все же почти в каждом документе приходится что-то корректировать. Скан документа появляется в отдельном окне в ухудшенном качестве. При этом программа очень чувствительна к качеству загруженной картинки.

Сервис не проводит никаких математических или орфографических проверок, а если табличная часть документа не распозналась, то придется вбивать данные самостоятельно.

«Докнет» часто не может найти реквизиты (ИНН, номер документа), бывают ошибки в цифрах. У пользователей программы нет возможности добавлять и убирать строки,   достаточно неудобно работать с фильтрами и заполнять поля.

Стоимость лицензии на использование «Докнет» выше аналогов, при этом из-за сложностей в работе с сервисом он едва ли существенно может сэкономить время бухгалтера.

Распознавание документов, встроенное в on-line сервисы бухгалтерского учета

Отдельно стоит упомянуть системы бухгалтерского учета, где заявлена функция  автоматического переноса отсканированного документа в систему. Это «Главбух-24», «Контур бухгалтерия» и «Мое дело».  

Разработчики первых двух, скорее всего, реализовали эту функцию исключительно для привлечения клиентов, не уделив должного внимания качеству. На деле оказалось, что распознавание имеет множество ограничений в сравнении со специализированными сервисами.  Функция работает с сильно ограниченным списком документов, нет возможности групповой загрузки и обработки страниц, качество распознавания оставляет желать лучшего, а удобство использования крайне сомнительно.

Интернет-бухгалтерия «Мое дело» - сервис, который пошел другим путем, они интегрировались с одним из специализированных сервисов по распознаванию документов «Entera», что позволило предложить пользователям приемлемый уровень качества автоматической обработки.

Таблица сравнения:  открыть таблицу на всю ширину экрана

Открыть таблицу на всю ширину экрана