Мелкие расходы – большие проблемы. Или как пицца для сотрудников может съесть вашу маржу

Самая коварная штука в бизнесе — это мелкие бесполезные траты, которые, на первый взгляд, незаметны. Но именно они могут пробить в бюджете дыру и оказаться губительными для итоговой маржи. Как правильно сокращать расходы компании? Как отличить нужные траты от бесполезных? Давайте разбираться.

Расходы нужно сократить прямо сейчас

Если вы хотите увеличить маржу, будьте готовы принимать жесткие и непопулярные решения. Часто владелец компании стыдится завести разговор об экономии даже со своим бухгалтером, боясь показаться жмотом. Однако оптимизация не имеет со скупостью ничего общего. Чтобы развивать бизнес, нужны деньги. Не хватает финансов? Срочно ищите возможности уменьшать расходы.

Офис

Чем меньше вы тратите, тем больше у вас остается средств для развития компании. Поэтому прежде, чем покупать что-либо в офис, подумайте как следует, а действительно ли вашему бизнесу это необходимо. Бизнесу, а не лично вам, как руководителю, или вашим сотрудникам.

Так, деньги, вложенные в дорогую мебель и технику (PlayStation, TV, кофемашина), не принесут бизнесу прибыли. А, например, инвестиции в автоматизацию бизнес-процессов, покупку оборудования или наем необходимого персонала — не только окупятся, но и дадут возможность бизнесу расти дальше. Так может, лучше взять бюджетную мебель, а условную кофемашину в аренду? Или можно вообще обойтись без подобных покупок?

Персонал

Трезво оценивайте полезность того или иного сотрудника для продвижения и развития бизнеса. Каждый человек — это расходы на зарплату. Скажем, вы платите 30-40 тысяч офис-менеджеру, который, по большому счету, в вашей компании не нужен. 30-40 тысяч рублей в месяц — это 360-480 тысяч рублей в год. С таким бюджетом можно передать управление финансами малого бизнеса на аутсорс, наняв высококлассного специалиста. А на что вы тратите эти деньги? На зарплату человеку, который половину рабочего дня сидит в соцсетях?

«У нас большой бизнес, в нашей компании работает более 100 человек». Ну и что? Число работников — не критерий эффективности. Из двух компаний с одинаковым количеством персонала эффективнее всегда будет та, которая не нагружает бизнес ненужными расходами.

Тимбилдинг

Корпоративы, праздники и прочий тимбилдинг — хоть и приятная часть работы в команде, но жутко затратная. Допустим, каждую пятницу вы берете из прибыли 10 тысяч рублей, чтобы угостить всех своих сотрудников пиццей. Ведь что такое для вас, владельца успешного бизнеса, 40 тысяч в месяц? Казалось бы, мелочь.

Целый год вы кормите всех пиццей, а потом понимаете, чтобы развивать бизнес дальше, вам необходим новый сайт. Разработка которого будет стоить 300 тысяч. И еще 200 тысяч нужно вложить в его продвижение. То есть вам нужно где-то взять полмиллиона. А для вас это могут быть большие деньги. Вытащить из бизнеса такую сумму иногда не получается. В итоге вы пытаетесь сделать сайт за 100 или 150 тысяч и получаете результат, слепленный из [censored] и палок.

Давайте вернемся к вашей пицце. 40 тысяч, которые вы «проедали» каждый месяц — это 480 тысяч в год. Как раз те полмиллиона, которых вам не хватило на новый сайт. Теперь сложите их с зарплатой того самого сотрудника, который сидит в соцсетях у вас на ресепшне. Добавьте сюда услуги клининговой компании, за которые вы отдаете 15 тысяч рублей каждый месяц вместо того, чтобы нанять приходящую уборщицу за 5 тысяч. И вы уже получите расходы в миллион рублей, которые ровным счетом ничего не дают вашему бизнесу.

Один миллион рублей ненужных расходов! Кстати, сколько вы заработали за прошлый год? Пять миллионов? А могли бы шесть.

Как сократить затраты без ущерба для бизнеса? Несколько советов

Совет 1. Следите за тем, куда уходят деньги

Первый шаг на пути к сокращению расходов — сбор и анализ информации. Заведите графу «непредвиденные расходы» в своей отчетности. В нее вносите затраты, не предусмотренные планами, бюджетами и сметами: новогодний корпоратив, подарки сотрудникам на 23 февраля и 8 марта, выезд шашлыки на майских праздниках и т. д.

Ежемесячно анализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяце. Руководителю, в распоряжении которого есть систематизированные данные, а не куча сумбурных документов, удобнее управлять расходами и контролировать «утечки» из бюджета.

Совет 2. Записывайте, чего вам не хватает для развития бизнеса

Давно задумываетесь о внедрении CRM-системы, но нет свободных денег? Запишите это в отдельную графу. Туда вы будете вносить все, что необходимо для развития вашего бизнеса. Посчитайте, что сколько будет стоить. А теперь посмотрите: сколько вы потратили на установку кондиционеров в прошлом месяце? 300 тысяч рублей. А могли бы закрыть этот вопрос за 20 тысяч, купив вентиляторы (это, конечно, менее пафосно, но речь идёт об эффективности бизнеса). И 280 тысяч, которые у вас «освободились», вложить, наконец, в автоматизацию продаж.

Понятно, что если ваш бизнес находится на старте и еще не приносит прибыли, вам следует думать не о сокращении расходов, а о том, как найти клиентов и заработать денег. На начальных порах важно акцентировать внимание на продажах и качестве услуг. Но когда вы уже кое-что зарабатываете, и из месяца в месяц ваши непредвиденные расходы «переваливают» за 100 тысяч, с этим надо что-то делать.

Совет 3. Прислушивайтесь к критике

В вашем окружении обязательно должен быть человек, который будет оценивать экономическую целесообразность расходов и критиковать вас за «расточительство». Он, например, вовремя напомнит вам, что, если ваша компания потратит на проведение новогоднего корпоратива 150 тысяч, она не получит никакой выгоды. И что с покупкой PlayStation и плазменного TV в офис можно подождать, а эти деньги целесообразнее вложить в обучение сотрудников.

Вы, в свою очередь, должны быть готовы воспринимать такую критику, иначе она не будет эффективной. Отличительная черта сильного управленца — способность правильно реагировать на критику и извлекать из нее максимум пользы.