Как правильно использовать ЭЦП при работе с контрагентами: что упускают компании и кто платит за ошибки?

Сегодня в коммерческих организациях при работе с контрагентами получает все большее распространение использование электронной подписи (ЭП). Чем крупнее организация, тем ощутимей становится экономия времени и средств, благодаря внедрению электронного документооборота (ЭДО).

На законодательном уровне вопрос о возможности использования электронной подписи был урегулирован еще в 2011 году, когда был принят Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». В статье 6 данного закона обозначено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Однако у этой, в целом, положительной возможности, которую можно считать серьезным шагом на пути к цифровому предприятию, начинает проявляться и специфическая особенность применения. Это обусловлено необходимостью задействовать дополнительные технические средства и появлением оператора ЭДО — нового участника отношений между контрагентами, который выпускает ключ электронной подписи и подтверждает ее подлинность.

Ряд контрагентов, пользуясь тем, что процедура оформления электронной подписи сложнее, чем проставление собственноручной, стали злоупотреблять своим правом и вести себя в определенных ситуациях недобросовестно. В частности, при заключении сделок с использованием ЭП участились случаи их оспаривания. Рассмотрим в качестве иллюстрации судебные дела, в которых прослеживаются общие тенденции.

Дело № 1

В деле А40-26656/2015 по иску ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК» к ООО «Дакс» возник спор относительно того, принят ли поставленный товар покупателем и можно ли считать сделку, подписанную ЭП заключенной. Рассмотрев представленные сторонами доказательства, суд признал, что сделка считается заключенной, а поставленный товар должен быть оплачен. В качестве доказательств заключения договора и получения товара истцом были предоставлены:

• электронные товарные накладные, содержащие сведения о подписании каждой представленной товарной накладной генеральными директорами истца и ответчика;
• отчет оператора ЭДО;
• свидетельство Министерства связи и массовых коммуникаций РФ об аккредитации удостоверяющего центра N 08 от 29.06.2012, подтверждающее соответствие оператора ЭДО требованиям Федерального закона «Об электронной подписи»;
• лицензия ЛСЗ N 0005617 от 16.06.2014 на осуществление видов деятельности,
• сертификат Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии соответствия Автоматизированной информационной системы СБиС Приказам МНС России, ФНС России;
• Регламент Удостоверяющего центра;
• заверенный оператором ЭДО сертификат открытого ключа, содержащий подписи представителя.

Дело № 2

Еще в одном примечательном судебном деле развернулись целые баталии с доказыванием факта заключения договора поставки с помощью ЭП и факта вручения товара покупателю. Речь пойдет о Деле № А40-4350/16 о взыскании 38 011 312,65 руб., которое дошло до Верховного суда РФ.

В деле судом были исследованы следующие доказательства:

• копии товарных накладных, подписанных сторонами на бумажном носителе, а также электронной (цифровой) подписью,
• копия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи на представителя,
• копия доверенности на данного представителя покупателя от 12.01.2015,
• отчёт оператора ЭДО с обобщёнными данными по товарным накладным за спорный период.

Позиция покупателя по данному делу состояла в отрицании всех доводов поставщика и представленных им доказательств. Позиция истца осложнялась тем, что в договоре был прописан специфический порядок обмена электронными документами, который не был соблюден (должно направляться специальное уведомление об использовании ЭДО от одного контрагента — другому). Такой порядок предоставил ответчику возможность манипулировать доказательствами, и он ссылался на то, что формальная сторона договора не соблюдена. Между тем, как известно, суд оценивает доказательства в совокупности. После того как ВС РФ отменил нижестоящие судебные акты и направил дело на повторное рассмотрение, требования истца были удовлетворены в полном объеме. Однако для этого пришлось пройти долгий путь доказывания права поставщика на получение причитающегося ему вознаграждения.

Не зная экономической подоплеки данной сделки, можно констатировать, что сам по себе факт подписания договора ЭП предоставляет сторонам, при определенных обстоятельствах, пространство для маневра в суде.

Дело № 3

В одном из свежих дел (N А40-174292/2018) суды трех инстанций рассматривали спор о неоплате в связи с поставкой товара между ООО «ВОАНДА» (истец) и АО «Торговый Дом «Перекресток» (ответчик). Арбитражный суд удовлетворил исковые требования о взыскании задолженности за поставленный товар в размере 1 502 772,48 руб. в полном объеме.

Суд апелляционной инстанции, приняв апелляционную жалобу ответчика и заново рассматривая дело по правилам суда первой инстанции, принял встречное исковое требование о взыскании штрафа за недопоставку товара в размере 540 998 руб. 09 коп. В результате рассмотрения дела судом апелляционной инстанции, решение суда первой инстанции отменено, в удовлетворении иска ООО «ВОАНДА» отказано, а встречные требования ответчика удовлетворены. В своем решении суд апелляционной инстанции, руководствуясь статьями 309, 310, 330, 454, 486, 488, 506, 516 Гражданского кодекса Российской Федерации, исходил из того, что УПД не содержит сведений о том, что товар был принят ответчиком: в графе «Товар (груз) получил» отсутствует подпись покупателя.

Таким образом, истец по первоначальному иску не доказал, что товар был поставлен ответчику в соответствии с условиями договора и в установленные сроки, требования о взыскании штрафа за не поставку товара, заявленные во встречном иске, согласуются с условиями договора и фактическими обстоятельствами дела, расчет штрафа проверен, выполнен арифметически и методологически верно.

Не согласившись с принятым по делу судебным актом арбитражного суда апелляционной инстанции, ООО «ВОАНДА» обратилось в Арбитражный суд Московского округа с кассационной жалобой. Рассмотрев жалобу, суд в своем постановлении от 18.06.2019 N Ф05-8350/2019 пришел к выводу, что судами нижестоящих инстанций неверно истолкованы условия договора и законодательства. Как указал суд, взаимные претензии истцов по первоначальному иску и по встречному иску основаны на различных заказах покупателя.

Заявитель кассационной жалобы указывает, что п. 1.6. договора стороны пришли к соглашению об организации электронного обмена документами, предусмотренными договором через платформу электронной коммерции EDI-провайдера. Истец же настаивает, что УПД N В-111 от 16.02.2018 направлен в электронной форме и подписан электронной подписью покупателя, которая подтверждает принятие товара по договору.

Вместе с тем, судом апелляционной инстанции в рамках настоящего дела не дана оценка заключенному между сторонами договору поставки в части электронного обмена документами (п. 1.6. договора), не установлено наличие оснований для квалификации электронной подписи недействительной, не дана оценка полномочиям лица, подписавшего УПД электронной подписью.

Таким образом, выводы о не подтверждении факта поставки, основанного на УПД, сделаны при неправильном применении норм материального права, в отсутствие толкования условий договора и являются преждевременными.

В результате рассмотрения кассационной жалобы дело направлено на повторное рассмотрение в суд апелляционной инстанции.

Как мы видим из судебной практики, сам факт использования электронной подписи становится дополнительным основанием для оспаривания сделки сторонами и требует специального подхода при разрешении подобных дел.

Что нужно учитывать, чтобы не попасть в ловушку при использовании ЭП

1. Несмотря на то, что использование ЭП при оформлении документов с контрагентами делает обмен документами более прозрачным, быстрым и удобным, данное средство оформления договоров и первичных документов накладывает дополнительные требования, которые должны быть учтены участниками рынка.
2. В договорах с контрагентами необходимо четко и обстоятельно прописывать правила обмена электронными документами. Не указывать специальных процедур, которые могут быть не выполнены в спешке за объемами выполнения бизнес-показателей, планов поставки или выполнения работ (например, как в оспариваемом договоре по Делу № 2, рассмотренном нами выше, где договор предусматривал специальный порядок перехода на ЭДО).
3. При исполнении договора отслеживать правильность оформления сопроводительных документов, в том числе УПД, чтобы подписанный документ имел нужную отметку. (Как мы помним, в Деле № 3 суд сначала отказал в иске только потому, что истец не доказал факт доставки товара, в связи с отсутствием отметки на УПД «Товар (груз) получил»).
4. Удостовериться, что лицо, подписывающее от имени контрагента электронный документ, имеет полномочия на его подписание. Запрашивать доверенность на данное лицо и сверять полномочия. (В Деле № 2 часть аргументов защиты (ответчика) была построена именно на отсутствии доказательств полномочий лица, подписавшего УПД, на такое подписание и приемку товара).
5. При возникновении спорной ситуации с контрагентами не торопиться подавать иск в суд, а провести сначала качественную подготовку к делу. Запросить у оператора ЭДО отчет, сертификат ключа, получить все необходимые подтверждения подлинности электронной подписи, сверить условия договора с фактическим поведением участников процесса и, в случае наличия несоответствий, заранее обезопасить себя предоставлением необходимых документов, имеющих доказательственную силу в суде.

В заключение добавим, что каждый спор индивидуален и нет возможности предусмотреть исчерпывающие рекомендации, которые бы подходили для всех случаев. Поэтому большая часть затруднений, с которыми могут столкнуться контрагенты, может быть разрешена только при внимательной и качественной проработке договоров, в которых содержится условие об использовании ЭДО в процессе обмена документами.