Бухгалтер даже гинекологу рассказывает больше: статья для грустных ИП и директоров

Почему проверить своего бухгалтера — это не так-то просто.

Часто для собственника и руководителя бухгалтерия — боль и страдания. В ней сложно разобраться и уж точно не за один вечер. Требования меняются чаще, чем успеваете к ним привыкнуть, а законы иногда противоречат логике и здравому смыслу.

Некоторые предприниматели ведут учёт самостоятельно — для ИП это оптимальное решение. По мере роста учёт передаётся штатному или внештатному бухгалтеру. В этот момент появляется обманное чувство, что всё под контролем. Но это ошибка — на самом деле проблемы могут копиться месяцами.

Часто руководитель хочет, чтобы бухгалтер разъяснял ему свои действия, посвящал в планы, давал управленческие советы. И тут вроде бы понятно, что бухгалтер — это человек со специальным образованием, получающий за свои специальные знания деньги, но и директор должен иметь хотя бы начальные навыки, отличать дебет от кредита и понимать, что делает твой финансист.

И вообще, директор имеет право на компетентную и исчерпывающую консультацию своего работника, изложенную понятным ему языком. И в первую очередь это касается бухгалтера, который имеет дело с деньгами фирмы.

Сейчас много бухгалтеров с синдромом студента. Два месяца из квартала он сидит-пьет чай и практически ничего не делает, а потом начинается чайка-менеджмент: прилететь и постараться все в авральном режиме сделать. Отсюда — куча ошибок.

И если руководитель ничего не понимает в бухучёте, то главный бухгалтер оказывается в исключительно выгодной для него ситуации — проверить его работу на предприятии очень часто некому. Единственный выход — разбираться в бухучёте.

Вариант 1, очевидный. Наймите специалиста, который в этом разбирается. Но это опять затраты и немаленькие. Внутренний аудит — недешевая штука.

Вариант 2, посложнее, но подешевле. Надо заморочиться и составить для своего бухгалтера график работ.

То есть бухгалтер будем вам сдавать отчет. Логичнее всего привязать дату сдачи этого отчета к сроку выплаты зарплаты бухгалтеру. Пока он не сдаст отчет, зарплату не начислят. Жесткий вариант, такое бухгалтерам не нравится. Посмотрите, как составить такой отчет.

Вариант 3, самый замороченный. Регламент. Очень трудоемкая штука.

В чем преимущества регламента:

— не нужно одно и то же каждый раз разжевывать сотрудникам;

— если сотрудники меняются, легче им объяснять, что делать.

Что обязательно должно быть в регламенте:

— перечень должностей в бухгалтерии и их функции. Не скупитесь описать все, что вы хотите от бухгалтеров.

— четкие требования. Например, по банковским выпискам — «ежедневно, до 10-00 бухгалтер обязан провести все платежные поручения», «до 12-00 провести все банковские выписки за предыдущий день, сверить остатки по счетам» и т.д.

— система контроля и отчетности. Это не про декларации, а про отчет, который ежемесячно по проделанной работе предоставляет руководству бухгалтер.

— система хранения документов. Важный и большой раздел. Четко прописываете, как называются папки, в каких стеллажах хранятся, как они архивируются.

— система взаимодействия между отделами. Как и в какие сроки менеджеры предоставляют документы бухгалтерии. Укажите все максимально подробно — сколько экземпляров, по почте или лично и т.п.

Как именно это делать каждый решает сам — самостоятельно искать или проходить курсы типа «Учет для начинающих: основы бухучета и налогов для предпринимателей, директоров и даже бухгалтеров».

Конечно, бухгалтерам, которые читают эту статью, не понравится, что их работу пытаются так проверять. Они справедливо жалуются на несоразмерный объем работы — на одного бухгалтера порой сваливают учет целых предприятий, плюс взаимоотношения со всеми контрагентами, ведение кадрового учета, охрана

Результат такой политики легко предсказуем: учет запускается, а главбух превращается в счетовода, и никаких «управленческих советов» от него ждать не приходится.

Несмотря на разногласия и недомолвки, бухгалтер и директор, чаще всего, одна команда. Вместе налаживают учет и документооборот, вместе борются с неправомерными претензиями чиновников, вместе стараются выйти на такой уровень рентабельности, чтобы не пришлось пользоваться незаконными схемами и рисковать свободой и репутацией.

Поэтому в случае возникновения разногласий, по нашему мнению, решать их так же нужно вместе — за столом переговоров. И чтобы лучше понимать друг друга, стоит всё-таки попытаться директору заговорить на языке бухгалтера, а бухгалтеру на языке директора.