Транспортная накладная в электронном виде. А это законно?

Бизнес все чаще отказывается от бумажных документов. Среди последних трендов – переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Насколько такие документы безопасны с юридической точки зрения? И обоснованы ли опасения, что их не принимают суды, ФНС и ГИБДД?

В очередь за новинкой

Компании активно обмениваются электронными транспортными накладными с 2018 года. Именно тогда на рынок вышло первое в России решение для обмена ЭТрН от сервиса Synerdocs. За два года его успешно опробовали многие известные транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели. В их числе интернет-магазин Wildberries, а также российские представительства Levi’s, DB Schenker, Itella, FM Logistic и другие.

Интерес бизнеса к ЭТрН очевиден: компании больше не теряют документы в пути. Отказываясь от бумаг, они ускоряют оплату за товары и услуги, сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение накладных. В электронном виде поиск и представление документов в ФНС занимает считанные минуты, а не часы и дни – как в истории с бумагами.

Однако есть компании, которые еще сомневаются и не переходят на обмен электронными транспортными накладными с контрагентами. Бизнес опасается, что такие документы не равносильны бумажным с точки зрения закона и их нельзя представить в госорганы. Однако все это только мифы об ЭТрН, которые легко опровергнуть.

Миф №1. «ЭТрН вне закона»

Порядок документооборота перевозочных документов, в том числе транспортной накладной, описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нем законодатели пояснили, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть она является первичным учетным документом.

При этом российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Закон также поясняет, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В электронных транспортных накладных, которыми уже обмениваются клиенты Synerdocs, представлены все указанные реквизиты. Таким образом, документ полностью легитимен и может использоваться российскими компаниями в хозяйственных операциях.

Миф №2. «Придется потратиться на УКЭП для водителей»

На самом деле такого требования к обмену ЭТрН нет. Условия использования ЭП контрагентами и ее легитимность регулируются ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Закон гласит, что компании могут решать сами, какую подпись они будут ставить на документах при обмене друг с другом.  

Именно поэтому сервис Synerdocs представил решение, в котором не требуется приобретать дорогостоящую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для водителей. Ее при обмене ЭТрН используют грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании. Водители же в свою очередь подписывают документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая в разы дешевле УКЭП.

В пользу легитимности простой электронной подписи высказывается и Минфин РФ:

• в Письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176  министерство указало, что виды возможных для использования при оформлении первичных документов электронных подписей устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования ФЗ № 63;
• ранее, в Письме от 11 января 2016 года №03-03-06/61, представители Минфина рассмотрели вопрос о применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль и сообщили, что первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронными подписями (опять же с соблюдением ФЗ № 63).  

Миф №3. «ЭТрН не примут в налоговой»

Транспортная накладная является первичным документом и может быть истребована ФНС. Допустим, вам нужно представить ее в электронном виде. Что бы ни говорили противники ЭДО, никаких проблем в этом нет.

В Письме ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@ говорится, что вы можете использовать транспортную накладную в электронном виде. Но поскольку формат ЭТрН не установлен налоговой службой, то порядок представления этих документов в органы власти поясняется Письмом Министерства финансов РФ от 11.01.2012 года №03-02-07/1-1, а именно – аналогично всем неформализованным электронным документам:

Однако процедуру уже скоро могут упростить – когда транспортная накладная станет формализованным документом. Этого ждут многие участники рынка логистики. Если законодатели примут такое решение, то ЭТрН можно будет представлять без распечатки – в электронном виде.

Миф №4. «В суд не представишь»

Конечно, это тоже неправда. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ст. 75) и Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 71) разрешают использовать документы, подписанные ЭП, в качестве письменных доказательств в судебных спорах.

Более того, интернет-сервисы «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие» позволяют направлять в суд электронные документы. Они должны быть подписаны УКЭП.

Можно представить документы в суд и на бумажных носителях. Если говорить об ЭТрН, то ее достаточно распечатать из сервиса Synerdocs со штампами о подписании документа ЭП. Далее заверить печатью и подписью руководителя организации и представить по месту требования. Дополнительно вы можете запросить у оператора заключение о том, что документ был передан через сервис обмена.

Миф №5. «Будут проблемы с ГИБДД»

«С одной стороны, пока нет правовых норм, которые бы регулировали представление электронных транспортных накладных сотрудникам ГИБДД.  Под вопросом и техническая оснащенность самих проверяющих. Одно дело представить документ на экране смартфона или планшета, а другое – проверить его оригинальность и подписи на нем», – комментирует Иван Агапов.

Тем не менее эксперт напоминает, что выход есть – водитель может предъявлять инспектору транспортную накладную в бумажном виде. Она оформляется в одном экземпляре, при этом достаточно двух подписей – грузоотправителя и водителя (ставит при приеме груза). Когда товар будет доставлен, документ нужно уничтожить:

***

Как видите, откладывать переход на безбумажные грузоперевозки нет смысла – обмен транспортной накладной в электронном виде полностью легитимен, а мифы легко «разрушаются» положениями действующих нормативно-правовых актов.  

Хотите знать об ЭТрН больше? Следите за новыми статьями экспертов на сайте Synerdocs