Подотчетный НДС

На вопрос, когда фирма может засчитать входной НДС, любой бухгалтер ответит сразу, не задумываясь. А задуматься порой надо.

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

Дело-то житейское

Ситуация, когда сотрудники покупают для фирм что-то за наличные, на практике встречается сплошь и рядом. Это могут быть и канцелярские товары, и запчасти, и материалы, и многое другое. Если товары нужны фирме срочно и стоят не слишком дорого, использовать наличные очень удобно. В этом случае фирме не придется ждать два-три дня, пока деньги поступят к поставщику и его бухгалтерия известит об этом отдел продаж. Наличные можно обменять на товар сразу в тот же день.

Отправляя сотрудника за покупкой, ему обычно выдают деньги из кассы фирмы. Но зачастую расход бывает незапланированным, и денег в кассе может не оказаться совсем или быть недостаточно. Тогда сотрудник получает лишь часть нужной суммы, остальное ему приходится платить из личных средств. Таким образом, у него возникает перерасход по авансовому отчету, если сотрудник истратил денег больше, чем получил. Когда в кассе появляются деньги, фирма компенсирует ему этот перерасход. Однако нередко это происходит уже в другом отчетном периоде для исчисления НДС.

Выполнив поручение, сотрудник должен сдать на склад привезенные товары, а в бухгалтерию – авансовый отчет. К нему необходимо приложить накладную, счет-фактуру, квитанцию к приходному кассовому ордеру и кассовый чек.

После получения документов и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтер проводит его в учете.

Обратите внимание: чтобы фирма могла учесть такие расходы, сотруднику нужно выписать доверенность на получение товарно-материальных ценностей по форме № М-2 или № М-2а. Формы бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность будет свидетельствовать о том, что ваш сотрудник действует не от себя лично, а от имени фирмы. Тогда и налог с продаж ему платить не придется.

Пример

ООО «Радиан» 30 сентября 2003 года поручило своему снабженцу Федорову В.М. приобрести за наличный расчет запчасти для автомобиля. Ориентировочно они должны стоить 5500 рублей. Остаток кассы 30 сентября составил 3000 рублей.

Купив запчасти на общую сумму 5448 рублей (в том числе НДС – 908 рублей), Федоров В.М. в тот же день сдал их механику и составил авансовый отчет.

2 октября 2003 года из банка получено по чеку на хозяйственные расходы 10 000 рублей. Из этой суммы фирма погасила свою задолженность перед Федоровым В.М.

Бухгалтер «Радиана» сделал в учете записи:

30 сентября 2003 года

Дебет 71 Кредит 50

– 3000 руб. – выданы Федорову В.М. деньги в подотчет на покупку запчастей;

Дебет 10-5 Кредит 71

– 4540 руб. – приняты к учету запчасти для автомобилей;

Дебет 19 Кредит 71

– 908 руб. – принят к учету НДС на запчасти для автомобилей;

2 октября 2003 года

Дебет 71 Кредит 50

– 2448 руб. (5448 – 3000) – выданы Федорову В.М. деньги в перерасход по авансовому отчету.

–конец примера–

Заурядность ситуации нарушает вопрос: когда фирма может поставить к вычету входной НДС по приобретенным подотчетным лицом товарам? На него нет однозначного ответа.

Многие бухгалтеры после проведения документов сразу ставят к вычету входной НДС, не дожидаясь пока фирма погасит свою задолженность перед сотрудником. В самом деле, раз есть приход товаров, их оплата и счет-фактура, препятствий для этого нет.

Доводы «против»

Однако налоговики не советуют с этим торопиться. Они убеждены: поскольку фирма может вычесть только предъявленный и уплаченный ею налог (ст. 171–172 НК), это право у нее возникает лишь после полного расчета с подотчетным лицом. То есть после выдачи сотруднику сумм перерасхода по авансовому отчету. В данном же случае у фирмы денег нет, и за нее рассчитывается сотрудник. Поэтому такую оплату товаров налоговики не признают расходом фирмы.

Такой же позиции придерживаются и некоторые судьи: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10 января 2001 г. по делу № Ф04/18-921/А27-2000; постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 января 2002 г. по делу А05-565/01-35/11; Постановление кассационной инстанции ФАС Уральского округа от 20 марта 2002 г. по делу № Ф09-530/02-АК.

Уральские арбитры в качестве аргумента приводят определение фактической оплаты, которое дано в постановлении Конституционного Суда РФ от 20 февраля 2001 г. № 3-П. Согласно ему, фактически уплаченными поставщику суммами налога являются реально понесенные фирмой затраты в форме отчуждения части имущества (в частности, денег). По их мнению, это происходит лишь в момент погашения задолженности перед сотрудником, а не в момент оплаты товара за счет средств, которые не принадлежат фирме.

Аналогичное мнение высказал и Минфин России в письме от 30 ноября 1998 г. № 04-03-05 на частный запрос.

За занижение налогооблагаемой базы фирме грозит наложение штрафа в размере 20 процентов от суммы недоимки согласно статье 122 и начисление пеней в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса.

Аргументы «за»

Однако не будем делать поспешных выводов. Среди судей в данном вопросе нет единства. Многие из них убеждены, что факта принятия товаров к учету и их оплаты (при наличии счета-фактуры) достаточно, чтобы поставить НДС к вычету. Именно такие условия предусмотрены статьей 171 Налогового кодекса.

При этом совершенно неважно, что сотрудник внес в кассу поставщика личные деньги. Ведь он действовал не от своего имени, а от лица фирмы. В сложившейся ситуации он как бы дал фирме деньги в долг. А Налоговый кодекс не ставит право организаций вычесть НДС в зависимость от источника оплаты – собственные или заемные средства. Обратите внимание: если использовать логику налоговиков, то нельзя уменьшать НДС и на суммы налога, уплаченные за счет банковских кредитов, до их погашения.

Таким образом, запрет налогового ведомства на вычет НДС не основан на нормах материального права. К такому выводу пришли арбитры ФАС Центрального (постановления кассационной инстанции от 6 мая 2003 г. по делу № А09-8580/02-16 и от 24 октября 2002 г. по делу № А09-4297/02-29) и Дальневосточного округов (постановление кассационной инстанции от 25 декабря 2000 г. по делу № Ф03-А59/00-2/2281).

Судьи Северо-Западного округа, ранее выступавшие на стороне чиновников, внезапно изменили свое мнение (постановление от 20 августа 2002 г. по делу № А26-3978/01-02-12/124). Так что даже в одном округе могут быть приняты разные решения по одному и тому же вопросу. Поэтому не стоит ориентироваться на сложившуюся в вашем округе арбитражную практику.

И если ваша фирма не оформила этот заем у сотрудника письменно, договор все равно считается действительным. Ведь, согласно статье 162 Гражданского кодекса, несоблюдение формы сделки влечет ее недействительность, только если на это прямо указано в законе. И то обстоятельство, что фактически полученный заем не отражен у фирмы на счетах учета кредитов и займов (счет 66 или 67), по мнению арбитров, не ведет к занижению и неуплате НДС.

Вот так непросто обстоят дела с подотчетным НДС в самой обычной житейской ситуации. В конечном счете решать, какую занять позицию, придется, как всегда, бухгалтеру. Тем, кто не хочет рисковать и спорить с налоговиками, советуем не торопиться с вычетом налога до полного расчета с сотрудниками. А смельчаки могут попытать счастья в суде – шансы у них есть.