Как малому и среднему бизнесу избежать кассовых разрывов

Кассовый разрыв — ситуация, когда на счетах компании временно отсутствует необходимый объем средств для выполнения всех текущих обязательств. Это не всегда зависит от финансовой политики компании, и еще значит, что бизнес убыточный. Самая частая причина кассовых разрывов — дебиторская задолженность.

Кассовый разрыв рассчитывается по формуле: «Сумма денег на счетах на начало периода» плюс «Поступления за период» минус «Расходы за период». Если результат отрицательный, это и есть кассовый разрыв.

Почему возникают кассовые разрывы (примеры)

• Ваша компания работает с клиентом на условиях отсрочки платежа.

Задержка оплаты от контрагента — самая частая причина кассового разрыва. То есть деньги у компании есть, но они пока не поступили от клиента или «заморожены».

Недавно с такой проблемой к нам обратился поставщик фармацевтических препаратов. Компания привыкла работать на отсрочке платежа в 30 дней, а один из ее новых контрагентов — аптечная сеть — работает на отсрочке в 45 дней. Из-за различий в бизнес-моделях аптеки регулярно допускали просрочки, и это приводило к перебоям с поставками.

• Клиент не заплатил вовремя (не захотел или не смог).

Клиент не заплатил, или систематически не платит. При этом в вашей компании нет системы профилактики и сбора долгов, а у сотрудников нет мотивации к этому психологически неприятному делу.

• Вы выиграли тендер, но из-за межбюджетных трансферов оплата за него пришла с задержкой.

Это обычная практика для госзакупки. Многие заказчиков прописывают себе «глобальные» отсрочки. При этом не участвовать из-за отсрочки часто невозможно, ведь это означает потерять рынок.

• Большой запас вашего товара или сырья «заморожен» на складе.

Вместе с товаром и сырьем «заморожены» и оборотные средства.

• Руководитель перевел часть денег на личные расходы.

В результате не хватает средств, чтобы оплатить базовые потребности компании: зарплата сотрудникам, аренда и т.п.

• Компания масштабирует бизнес и ради инвестиций изъяла средства из оборота.

Другой пример: компания изъяла средства ради закупок, которые в ближайшей перспективе должны принести прибыль.

• Вы столкнулись со спадом продаж в определенный сезон.

Еще один пример: поставщики потребовали все задержанные платежи перед отчетным налоговым периодом.

• У компании возникли финансовые трудности в результате форс-мажора.

Резко поднялись цены на сырье, вам перекрыли приоритетный рынок сбыта из-за санкций, логистика стала дороже, коллектив вдруг бастует и требует повышения зарплат — варианты могут быть разными.

Как не допустить

Чтобы минимизировать риск возникновения кассовых разрывов, придерживайтесь нескольких простых правил.

• Старайтесь работать по предоплате

Постарайтесь добиться ситуации, когда оплаты гарантированно поступают к вам в срок, а исходящие платежи попробуйте сделать более гибкими, с возможностью отсрочки. Переведите клиентов на предоплату. Если вам удастся договориться об этом, компания станет более устойчивой финансово.

• Управляйте дебиторской задолженностью

Выстраивайте работу с клиентами и их задолженностью. Это поможет быстрее получить деньги и ускорить расчеты. Назначьте в своей компании ответственных за работу с дебиторами: они будут оперативно напоминать о предстоящих платежах и вести переговоры с дебитором по вопросам просроченной задолженности. Внедряйте собственную систему штрафов за просрочку платежей, а тех, кто платит вовремя, поощряйте бонусами.

Проверьте уровень защиты компании от долгов (чек-лист):

1. Перед тем, как начать работу с клиентом, вы предварительную оцениваете его (платежеспособность, документы).
2. Вы используете залог имущества должника и другие меры (поручительство и т.д.), чтобы обеспечить товарное кредитование.
3. У вас есть ученая система, где можно отследить момент возникновения и оплаты дебиторской задолженности и возникновение просрочек.
4. Вы регулярно анализируете возникновение просроченной задолженности по сделкам.
5. У вас есть скидки, которые стимулируют клиентов закупать с меньшей отсрочкой платежа. Также действует система штрафов за длительность просрочки платежа.
6. В компании действуют правила и условия кредитования (кредитная политика) по отношению к клиентам.
7. Максимальная сумма товарного кредита зависит от кредитного лимита, установленного для данного клиента.
8. Клиенты компании разделены на группы в зависимости от кредитного статуса (рейтинга) и уровня платежной дисциплины.
9. Процесс работы сотрудников компании с просроченной задолженностью регламентирован во внутренних документах компании.
10. Сбором просроченной дебиторской задолженности занимается отдельный специалист.
11. Все сделки осуществляются в соответствии с правилами ведения торгового документооборота и сопровождаются всеми необходимыми документами.
12. Система оплаты труда стимулирует сотрудников компании к возврату долгов.

• Составляйте платежный календарь и бюджет движения денежных средств

Заранее обсуждайте сроки платежей, формируйте индивидуальные графики выплат для должников. Мы подготовили шаблон, который можно скачать и оформить под вашу компанию.

Как быстро закрыть кассовый разрыв

1. Приостановите или перенесите на следующие периоды необязательные выплаты.
2. Договоритесь с основными поставщиками о коммерческом кредите.
3. Привлеките дополнительные инвестиции собственников.
4. Реструктуризируйте действующие кредиты.
5. Привлеките краткосрочное банковское финансирование.
6. Воспользуйтесь схемой факторинга — финансирования под залог дебиторской задолженности. Малому бизнесу часто недоступны банковские финансовые продукты. Это происходит из-за отсутствия ликвидных активов, кроме дебиторской задолженности. В таком случае факторинг становится выходом (во время принятия решения о финансировании все риски оцениваются в большей степени по дебитору, а не по клиенту. Деньги при этом можно получить уже через 1 — 2 дня).

Преодолеть не только сам кассовый разрыв, но и навести полный порядок в финансовых процессах компании, поможет грамотная организация управленческого и финансового учета.