Как бухгалтеру успевать больше

Вы составили план на день. А уже через полчаса события начинают разворачиваться быстрее, чем в фильме «Форсаж». Директор пишет в Вотсапп «Жду финансовый анализ в 12:00», четверо сотрудников собрались в отпуск через три дня, а из налоговой пришло требование. В итоге на часах шесть, а декларация по НДС не готова. Вы берете работу домой, а утром от темных кругов под глазами не помогают даже волшебные патчи. Такой сценарий надо менять, рассказываем как.

Работа без переработок. Несбыточная мечта? Нет, это вполне достижимо. Секрет в том, чтобы научиться планировать абсолютно все: от подготовки отчетности до профессионального развития и карьерного роста.

Начинайте с инвентаризации

Вы ведь проводите инвентаризацию задолженностей перед отчетностью. Сделайте то же самое для личного планирования — проведите инвентаризацию дел и времени. 

1. Заведите табличку. По вертикали впишите свои задачи: оплата платежек, звонки, проверка счетов-фактур, все виды отчетности и т.д. По горизонтали — время, которое уходит на их выполнение в день, в неделю, в квартал, в год.

2. Распределите все дела по ячейкам таблицы и оцените свою загрузку. Поищите, что «тайно» съедает ваше время. Допустим, рабочая переписка занимает 1,5 часа в день, то есть больше двух месяцев в год. Не многовато ли? Подумайте, как можно сократить время на одни дела, чтобы оно появилось для чего-то более полезного.

3. Выполняйте такую инвентаризацию один-два раза в год.

Сводите временной баланс

За расходы возьмем время, которое вы тратите на рабочие задачи в год. За годовой бюджет — количество рабочих дней и часов. В 2019 году 247 рабочих дней, или 1 973 часа при 40-часовой рабочей неделе. Сопоставьте эти показатели. Если годовой баланс не сходится, пора пересмотреть расходы. Ведь в противном случае вы продолжите «отрезать» время от собственного отдыха. 

Планируя день, реально оценивайте количество и объем задач, чтобы не случилось, когда из всего запланированного на день вы успеваете сделать только треть. Например, вам надо посчитать зарплату и провести сверку с крупным контрагентом. Вы понимаете, что на каждую задачу у вас уйдет не меньше 6-7 часов, поэтому не пытайтесь поставить их вместе на один день. 

Допустим, вы работаете 8 часов. Жестко распланировать нужно только пять часов. На этот период должны приходиться самые важные дела. Один час оставьте на чтение нормативки и изучение изменений в законах и примерно 2 часа — на непредвиденные дела, например, чтобы ответить на внезапно поступившее требование. Так вы, скорее всего, успеете сделать запланированное и пойдете домой с чувством выполненного долга. 

Ищите выход из временного тупика

Выходить из тупика будем по новому маршруту — пробуя приемы и инструменты, которыми раньше не пользовались. 

Планируйте в режиме обратного отсчета 

Например, на горизонте отчетность. Разделите всю работу по ее подготовке на этапы. А затем распределите загрузку в обратном хронологическом порядке: от сдачи отчетности до сегодняшнего дня. Двигайтесь шаг за шагом. Это поможет объективно оценить, что нужно сделать уже сейчас, чтобы не допустить аврала в последние дни. Так вы сможете пробежать этот отчетный марафон «по километру» в день.

Составьте «автоответчик»

Чтобы вас не отвлекали в отчетный период или во время других важных задач, составьте «умную инструкцию». Включите туда ответы на самые частые вопросы коллег и объявите всем, что сначала стоит поискать ответ на свой вопрос в инструкции, а уже потом, если нужно, обратиться к вам, но только в определенное время.

Освойте новый планировщик

Если вы ведете список дел в ежедневнике, попробуйте что-то другое: например Trello или Maxdone, который советует специалист по продуктивности Максим Дорофеев в бестселлере «Джедайские техники». Внесите в планировщик сроки сдачи отчетов, уплаты налогов, а также личные дела. Уведомления не дадут вам пропустить задачу, и при этом ваша оперативная память не будет перегружена событиями.

Или, например, воспользуйтесь готовым календарем бухгалтера в Контур.Нормативе и настройте его в зависимости от режима налогообложения и отраслевых особенностей компании. Если у вас бухгалтерская фирма, подойдет таблица отчетности в Контур.Экстерне — на одном экране видны данные по отчетам и платежам сразу всех компаний.  

Открывайте скрытые ресурсы времени

Дополнительное время появится, если начать делать знакомую задачу быстрее. Не делать дважды по случайности. Выполнять правильно с первого раза, чтобы потом не переделывать. Приведем несколько советов, как бухгалтеру найти дополнительное время на практике.

1. Снижайте риск получить требование 

Проверяйте отчетность перед отправкой. До отправки декларации по НДС сверяйте с контрагентами счета-фактуры, чтобы свести к минимуму количество требований ФНС. 

Контур.НДС+ сэкономит ваше время дважды: сверит данные с данными ваших партнеров автоматически, а если пришло требование — поможет быстро разобраться, на чьей стороне была допущена ошибка. 

2. Чаще сохраняйте базу данных на компьютере и создавайте резервные копии. Лучше, если сисадмин настроит автоматическое сохранение информации, например, каждую ночь. Это убережет вас от потери данных в самый неподходящий момент, и вам не придется тратить уйму времени на их восстановление. 

3. Если вы работаете с первичными документами, вот несколько простых правил, чтобы ускорить свою ежедневную работу. 

• Ввели первичный документ в базу данных —  напишите на нем «введено», можно еще добавить свои инициалы и дату. Тогда никто не проведет операцию дважды и не получится так, что операцию забыли провести вовсе.
• Придумайте, как получать первичку вовремя. Если вы ведете несколько организаций, чтобы не тратить время на встречи с клиентами, передавайте документы в чате. 
• Такая возможность есть и в Контур.Экстерне — в сервисе «Кабинет клиента», и в Контур.Бухгалтерии. 

Растите вверх!

Оцените, сколько времени вам нужно, чтобы не только быть в курсе последних изменений, но и повышать квалификацию. И обязательно запланируйте это в своем календаре. Старайтесь хотя бы раз в неделю посмотреть вебинар или прочитать хотя бы одну статью эксперта. Выбирайте онлайн-курсы, чтобы не тратить время на дорогу до места обучения. 

В Контур.Школе можно в режиме онлайн даже пройти переподготовку. 

Находите время на то, чтобы «точить пилу», тогда вы будете «пилить» еще лучше и быстрее!