Аванс по зарплате: как не налететь проблемы с налоговой

Разбираемся вот в такой ситуации. В компании трудятся специалисты со сменным графиком работы.

При расчете аванса за первую половину месяца сотруднику выплачивается сумма до удержания НДФЛ, и если последующие две недели у сотрудника отсутствует заработок (например, сотрудник взял не оплачиваемый отпуск), то к моменту выплаты заработной платы НДФЛ удерживать будет не с чего.

Как результат, на конец месяца существует переплата заработной платы сотруднику и неудержанная величина НДФЛ.

Когда сумма НДФЛ должна быть удержана у сотрудника? Когда компания обязана перечислить НДФЛ в бюджет в данном случае?

Какие существуют в данной ситуации риски, если организация не начислит и не перечислит в бюджет НДФЛ?

Правомерно ли будет в используемом программном обеспечении по расчету заработной платы заложить уменьшение суммы к выплате за минусом 13%?

Порядок расчета заработной платы при сменном графике работы

При сменном графике обычно применяют суммированный учет рабочего времени, а зарплату считают исходя из часовой ставки и отработанных за месяц часов.

Если суммированный учет не ведется, то работа оплачивается в обычном порядке.

НДФЛ с аванса по заработной плате

При выплате аванса по заработной плате НДФЛ с аванса не удерживается на основании следующих положений.

Датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Следовательно, датой получения заработной платы за первую половину месяца в целях исчисления НДФЛ будет признаваться последний день этого месяца.

При этом организация как налоговый агент должна перечислить НДФЛ с заработной платы не позднее не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, налоговый агент производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога на доходы физических лиц с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход, в сроки, установленные пунктом 6 статьи 226 Кодекса (см. Письмо Минфина России от 11.06.2019 N 21-08-11/42596).

Аналогичная точка зрения изложена в Письмах Минфина России 28.10.2016 N 03-04-06/63250, от 27.10.2015 N 03-04-07/61550:

До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен и удержан.

На основании пункта 4 статьи 226 Кодекса налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Таким образом, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов при их выплате по завершении месяца (в последний день месяца), в котором были получены доходы, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц нарастающим итогом.

С учетом вышеизложенного, в описанной ситуации организация правомерно не удержала НДФЛ с аванса по заработной плате.

Аванс по заработной плате превысил сумму начисленного в адрес работника дохода

Согласно описанной ситуации аванс по заработной плате превысил сумму начисленного в адрес работника дохода. В этом случае, учитывая, что, аванс был выплачен в сумме, большей, чем фактически отработанное время сотрудника, то выплаченный аванс следует зачесть в счет заработной платы в конце месяца. Дата фактического получения дохода в виде заработной платы для целей налогообложения определяется как последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Так как зачет аванса в счет начисленной заработной платы произведен в конце месяца, то датой получения указанного дохода считается последний день месяца. В свою очередь, объектом обложения НДФЛ является доход, полученный налогоплательщиком (ст. 209 НК РФ). Таким образом, с суммы аванса должен быть начислен НДФЛ в последний день месяца. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода. В нашем случае этим днем является последний день месяца, когда аванс был засчитан в счет заработной платы.

Так как удержать исчисленную сумму налога надо непосредственно из доходов работника при их фактической выплате, то при последующих расчетах с работником из его заработка удерживаются исчисленная сумма НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ) и величина неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

Налоговая ответственность

Обязанности налогового агента по НДФЛ подразумевают, что он должен исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет (пп. 1 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 226 НК).

Невыполнение налоговым агентом возложенных на него обязанностей влечет за собой ответственность, предусмотренную ст. 123 Налогового Кодекса РФ. Данной нормой установлены штрафные санкции за неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) сумм налога в установленный срок.

Однако, очевидно, что неисчисление НДФЛ влечет за собой его неудержание и, как следствие, неуплату. Размер санкций в данном случае составляет 20 процентов от суммы налога, подлежащей удержанию и (или) перечислению. Помимо штрафов за уплату налога в более поздние сроки, чем предусмотрено законодательством, организации придется уплатить пени за каждый день просрочки.

Программное обеспечение по расчету заработной платы

В используемом программном обеспечении по расчету заработной платы не следует закладывать уменьшение суммы к выплате за минусом НДФЛ по ставке 13%.

То есть надо оставить все, как есть, так как в следующем месяце при правильном вводе данных для расчета заработной платы программа учтет нюансы расчета прошлого периода.

Выводы

На основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы:

1. Выплаченный аванс следует зачесть в счет заработной платы в конце месяца.

2. С суммы аванса должен быть начислен НДФЛ в последний день месяца.

3. При последующих расчетах с работником из его заработка удерживаются исчисленная сумма НДФЛ и величина неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы.

4. НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода. В нашем случае этим днем является последний день месяца, когда аванс был засчитан в счет заработной платы.

5. За неправомерное неудержание и (или) неперечисление сумм налога в установленный срок установлены штрафные санкции.

6. Так как в следующем месяце при правильном вводе данных для расчета заработной платы программа учтет нюансы расчета прошлого периода, то используемом программном обеспечении по расчету заработной платы не следует закладывать уменьшение суммы к выплате за минусом НДФЛ по ставке 13%.

Мария74 03 февр. 2020 г. в 22:48

М-да... Написано, конечно, всё с точки зрения закона и разъяснений Роструда. Только представители Роструда, указывая, что нельзя уменьшить сумму аванса на рассчитанный НДФЛ (не исчисленный, не удержанный, а рассчитанный с учётом того, что в конце месяца этот НДФЛ будет удержан), считают, что действуют в интересах работников, забывают про элементарный здравый смысл.

Представим конкретную ситуацию. У человека оклад 20000, вычетов нет. Всего в месяце 20 смен, 10 приходится на первую половину месяца и 10 - на вторую. Тогда получается, что аванс сотруднику должен составлять 10 тысяч, а получка - 7400 (20000-13%-10000). Ещё не встречала ни одного сотрудника, которого устраивал бы такой расклад. В крайнем случае, сотрудники согласны на 8700 в аванс и 8700 в получку. А ещё лучше - если аванс меньше окончательного расчёта.

А теперь добавим нюансы. Один из них в статье описан - если аванс окажется больше, чем причитается человеку за месяц после удержания НДФЛ. Только рассматривается вариант, когда человек продолжает работать и в следующем месяце у него будет заработная плата. Тут вопросов нет, тут посчитается всё хорошо.

Продолжим этот сценарий немного в другом направлении. Человек отработал с 1-го по 15 число и пропал. Любая причина: долгосрочный больничный, запой, устроился на другую работу, не уволившись... Аванс ему выплатили в полном объёме, 10 тысяч. А с чего тогда удерживать НДФЛ? Следующей зарплаты нет. А если ситуация ещё и к концу года, то задолженность по зарплате может перейти на следующий налоговый период. А уж какая "красота" складывается в бухгалтерском учёте при наличии дебетового сальдо по счёту 70 хотя бы по одному сотруднику, как она "радует" любого бухгалтера, когда приходит время отчитываться перед налоговой...

Ещё один интересный вариант возникает, когда человек отработал во второй половине месяца одну-две смены. Возвращаясь к тем же цифрам из примера. Получил человек аванс 10000. А всего за месяц отработал, например, 11 смен. Соответственно, ему за месяц начислили 11000. Исчисленный НДФЛ составил 1430 рублей. И вот что должно происходить при выплате зарплаты? По факту удержать можно только 1000 рублей в счёт НДФЛ. Но если следовать статье, то при таком раскладе программы (и это факт!) даже не посчитают, что человеку положены какие-то выплаты. Значит, сотруднику зарплата не будет выплачиваться? Нарушение закона. НДФЛ в каком объеме удерживать? 1000 рублей? А 430 будут считаться долгом и будут удерживаться при следующей выплате? Но там уже будет другой период получения дохода. Или всё-таки 1430 рублей? Но как бы не наказали за то, что 430 не удержаны из непосредственно доходов сотрудника, а перечислены за счёт средств работодателя.

Ещё более жёсткий вариант, когда у сотрудника есть удержания по исполнительному листу, особенно в размере 70% - это мой любимый вариант. Те же условия - оклад 20000, нет вычетов, 10 дней рабочих приходится на первую половину месяца и 10 - на вторую. Получается, что авансом человек получит 10000 рублей, а при расчёте заработной платы за месяц ему на руки полагается всего 5220 рублей (20000-13%-70%). Опять человек должен остаётся? Или ему аванс не полагается, чтобы в конце месяца не уйти в минус? Разве такой расклад не в большей степени ухудшает положение работника, нежели недоплата аванса на сумму рассчитанного НДФЛ?

Разумеется, здравый смысл говорит, что нужно выплатить человеку аванс за вычетом алиментов (не удерживать их и не перечислять получателю, а просто рассчитать). Но алименты невозможно рассчитать, не учитывая при этом НДФЛ. Тогда почему плательщику алиментов при расчёте аванса правильнее рассчитать и НДФЛ, и алименты, а сотруднику без удержаний по исполнительным листам недоплата аванса на сумму рассчитанного НДФЛ с этого аванса будет считаться нарушением закона?

За статью спасибо. Однако таких тезисов в интернете полно. А вот статей, в которых можно прочитать, как действовать в ситуации, когда выполнение одного закона влечёт за собой в большей или меньшей степени нарушение других законов - практически нет. А вот они гораздо нужнее.

Мария74 03 февр. 2020 г. в 22:48

М-да... Написано, конечно, всё с точки зрения закона и разъяснений Роструда. Только представители Роструда, указывая, что нельзя уменьшить сумму аванса на рассчитанный НДФЛ (не исчисленный, не удержанный, а рассчитанный с учётом того, что в конце месяца этот НДФЛ будет удержан), считают, что действуют в интересах работников, забывают про элементарный здравый смысл.
Представим конкретную ситуацию. У человека оклад 20000, вычетов нет. Всего в месяце 20 смен, 10 приходится на первую половину месяца и 10 - на вторую. Тогда получается, что аванс сотруднику должен составлять 10 тысяч, а получка - 7400 (20000-13%-10000). Ещё не встречала ни одного сотрудника, которого устраивал бы такой расклад. В крайнем случае, сотрудники согласны на 8700 в аванс и 8700 в получку. А ещё лучше - если аванс меньше окончательного расчёта.
А теперь добавим нюансы. Один из них в статье описан - если аванс окажется больше, чем причитается человеку за месяц после удержания НДФЛ. Только рассматривается вариант, когда человек продолжает работать и в следующем месяце у него будет заработная плата. Тут вопросов нет, тут посчитается всё хорошо.
Продолжим этот сценарий немного в другом направлении. Человек отработал с 1-го по 15 число и пропал. Любая причина: долгосрочный больничный, запой, устроился на другую работу, не уволившись... Аванс ему выплатили в полном объёме, 10 тысяч. А с чего тогда удерживать НДФЛ? Следующей зарплаты нет. А если ситуация ещё и к концу года, то задолженность по зарплате может перейти на следующий налоговый период. А уж какая "красота" складывается в бухгалтерском учёте при наличии дебетового сальдо по счёту 70 хотя бы по одному сотруднику, как она "радует" любого бухгалтера, когда приходит время отчитываться перед налоговой...
Ещё один интересный вариант возникает, когда человек отработал во второй половине месяца одну-две смены. Возвращаясь к тем же цифрам из примера. Получил человек аванс 10000. А всего за месяц отработал, например, 11 смен. Соответственно, ему за месяц начислили 11000. Исчисленный НДФЛ составил 1430 рублей. И вот что должно происходить при выплате зарплаты? По факту удержать можно только 1000 рублей в счёт НДФЛ. Но если следовать статье, то при таком раскладе программы (и это факт!) даже не посчитают, что человеку положены какие-то выплаты. Значит, сотруднику зарплата не будет выплачиваться? Нарушение закона. НДФЛ в каком объеме удерживать? 1000 рублей? А 430 будут считаться долгом и будут удерживаться при следующей выплате? Но там уже будет другой период получения дохода. Или всё-таки 1430 рублей? Но как бы не наказали за то, что 430 не удержаны из непосредственно доходов сотрудника, а перечислены за счёт средств работодателя.
Ещё более жёсткий вариант, когда у сотрудника есть удержания по исполнительному листу, особенно в размере 70% - это мой любимый вариант. Те же условия - оклад 20000, нет вычетов, 10 дней рабочих приходится на первую половину месяца и 10 - на вторую. Получается, что авансом человек получит 10000 рублей, а при расчёте заработной платы за месяц ему на руки полагается всего 5220 рублей (20000-13%-70%). Опять человек должен остаётся? Или ему аванс не полагается, чтобы в конце месяца не уйти в минус? Разве такой расклад не в большей степени ухудшает положение работника, нежели недоплата аванса на сумму рассчитанного НДФЛ?
Разумеется, здравый смысл говорит, что нужно выплатить человеку аванс за вычетом алиментов (не удерживать их и не перечислять получателю, а просто рассчитать). Но алименты невозможно рассчитать, не учитывая при этом НДФЛ. Тогда почему плательщику алиментов при расчёте аванса правильнее рассчитать и НДФЛ, и алименты, а сотруднику без удержаний по исполнительным листам недоплата аванса на сумму рассчитанного НДФЛ с этого аванса будет считаться нарушением закона?
За статью спасибо. Однако таких тезисов в интернете полно. А вот статей, в которых можно прочитать, как действовать в ситуации, когда выполнение одного закона влечёт за собой в большей или меньшей степени нарушение других законов - практически нет. А вот они гораздо нужнее.