Что вам надо сделать из-за введения электронных трудовых книжек

Что случилось?

Президент России подписал Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Документы вступят в силу 1 января 2020 года.

В чём суть документов?

Поправками установлена альтернатива бумажной трудовой книжке — её электронный формат. Регламентирован порядок формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Кроме того, внесены корреспондирующие изменения в ряд статей ТК РФ, а также уточнен порядок выдачи работнику документов и их копий, связанных с работой.

Для чего приняты такие поправки?

Изменения подготовлены в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Предполагается, что принятые поправки повысят уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростят процедуру трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя, снизят издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством.

Что нужно будет сделать в связи с поправками работодателям в 2020 году?

Не позднее 30 июня 2020 года нужно будет уведомить каждого сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

До конца 2020 года работники подают работодателям заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Кроме того, для работодателей предусмотрен комплекс мероприятий, который включает в себя внесение изменений в соглашения и коллективные договоры, принятие (изменение) локальных нормативных актов, обеспечение технической готовности к передаче сведений в электронном виде в ПФР.

Что будет, если работник выберет электронный формат?

В таком случае работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Кроме того, работодателю больше не придётся делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Каковы последствия «молчания» работника?

Если работник не подаст никакого заявления, то работодатель продолжит вести трудовую книжку. Работник может и прямо указать в заявлении на сохранение бумажного варианта. При этом работодателю всё равно придётся передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.

Таким образом, право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

У кого не будет права выбора?

Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, предусмотрено ведение сведений о трудовой деятельности только в электронном виде. Трудовая книжка указанным работникам оформляться не будет.

Что включается в сведения о трудовой деятельности?

В сведения о трудовой деятельности включается в числе прочего информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Где будет храниться информация?

Согласно внесённой в Трудовой кодекс РФ ст. 66.1, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет её для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

В каких случаях нужно передавать сведения в ПФР?

Направлять данные в ПФР нужно будет в случае приёма на работу сотрудника с отражением сведений о выполняемых трудовых функциях, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а также при написании работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

Когда передавать сведения?

В 2020 году направлять информацию нужно будет не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Впервые отчёт придётся подать не позднее 15 февраля, если в январе 2020 года в организации произойдут кадровые изменения, например приём или увольнение сотрудников.

При подаче сведений в первый раз их нужно будет дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Отдельно установлено, что если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работников в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках.

С 2021 года уведомлять о приёме и увольнении работника следует не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

По какой форме передавать сведения?

Сведения нужно будет подавать по форме СЗВ-ТД. Проект формы проходит общественное обсуждение.

Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут одним из способов:

— с помощью своих программно-технических средств;

— с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения будут аналогично другой отчётности в ПФР. Так, представлять их потребуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых численность зарегистрированных лиц за предшествующий отчётный месяц меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.

Как работнику получить сведения о своей трудовой деятельности?

Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном виде:

— в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника;

— в день увольнения.

По какой форме выдавать данные, определит Минтруд. Ведомство представило на публичное обсуждение проект формы СТД-Р и порядок её заполнения. Ранее ПФР предлагал выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД.

Кроме того, сведения о трудовой деятельности можно будет получить в МФЦ, в Пенсионном фонде РФ, а также с использованием единого портала госуслуг.

На что следует обратить внимание работодателям?

С 2020 года при приёме на работу соискатели смогут предъявлять сведения о трудовой деятельности. Нужно будет проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Если же отметки нет — работник должен предоставить бумажную трудовую книжку. Если он потерял её или не может передать по другой причине, придётся завести новую.

Предусмотрена ли специальная ответственность за нарушение принятых норм?

В Госдуме принят в первом чтении законопроект, которым предлагается ввести административную ответственность для должностных лиц, которые два раза и более в течение года нарушат сроки подачи сведений или направят неполную или недостоверную информацию.

Однако уже в действующей редакции КоАП РФ предусмотрена ответственность, которую можно применять при нарушении установленных правил. Например, ст. 15.33.2 КоАП РФ предусматривает штраф за нарушение порядка и срока предоставления сведений об индивидуальном (персонифицированном) учёте в ПФР для должностных лиц в виде штрафа от 300 до 500 рублей.

А за нарушение сроков и порядка предоставления сведений работникам уже сейчас могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ: должностное лицо на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, юрлицо на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.