Корпоративы прошли, подарки подарены: как бухгалтеру все это учитывать

Для сотрудников корпоратив — это праздник. А у бухгалтера забота — что с НДС, налогом на прибыль, НДФЛ, страховыми взносами.

Если для большинства сотрудников корпоратив — это только отдых и веселье, то для бухгалтерии это еще и аренда помещения, его оформление и расходы на обслуживание сотрудников в ходе мероприятия.

Обоснованием предстоящих расходов на корпоратив выступает приказ о проведении мероприятия, подписанный руководством компании либо уполномоченным лицом. Форма составления данного приказа законодательно не утверждена, поэтому документ может быть составлен в свободной форме в соответствии с внутренними требованиями документооборота компании и при наличии обязательных реквизитов (номер документа и дата составления). Учет расходов на корпоративные мероприятия осуществляется в общем порядке — на основании первичных документов, подтверждающих данные расходы. Помимо приказа и подтверждающих документов, комплект может быть дополнен сметой затрат, однако этот документ не является обязательным с точки зрения законодательных требований и может быть оформлен в соответствии с регламентом внутреннего документооборота компании.

Понятие «корпоратив» используется для обозначения мероприятий развлекательного характера, организованного руководством компании для сотрудников с целью их мотивации. Как правило, корпоративы проходят в виде вечеринок в кафе или ресторане и могут включать в себя следующие расходы:

• аренда помещения для проведения мероприятия;

• расходы на организацию и обслуживание (ведущий праздника, музыканты, официанты, кейтеринг);

• оплата стоимости банкета;

• расходы, связанные с декором помещения для праздника (оформление зала в корпоративном стиле и т. п.);

Корпоратив может включать в себя прочие расходы, которые, по мнению руководства компании, являются необходимыми для проведения мероприятия.

Праздник для налоговой

Налоговое законодательство расходы организации, которые носят социальный характер и произведены в пользу работника или иных лиц (включая оплату туристических путевок, членства в фитнес-клубе, приобретение подарочных сертификатов на отдых и посещение салонов красоты, компенсацию за использование личного автомобиля, оплату учебы детей в дошкольных учреждениях и школах), не учитывает для целей налогообложения прибыли независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет.

НК РФ (ст. 264) закреплен перечень расходов, отражение которых допустимо в налоговом учете при наличии необходимых подтверждающих документов. Расходы на корпоративное мероприятие в данном перечне не содержатся, следовательно, в общем порядке компания, которая понесла расходы на проведение корпоратива для сотрудников, не может учесть данные расходы в части уменьшения налогооблагаемой базы. Данная позиция широко подтверждается судебной практикой (в частности, ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2013 № А67-7663/2012).

При этом возможность уменьшить налог на прибыль путем учета расходов на корпоратив все-таки существует при условии, что мероприятие оформлено в качестве деловой встречи с партнерами либо организовано с целью привлечения новых клиентов. В данном случае необходимо наличие следующих документов:

• приказ на проведение представительского мероприятия для существующих партнеров и привлечения новых клиентов;

• смета на представительские расходы;

• договоры, акты выполненных работ, в которых указано, что расходы понесены в связи с проведением официального (не развлекательного) мероприятия.

Налоговый учет затрат на корпоратив возможен при условии, что размер данных расходов не превышает 4% от суммы ФОТ.

Варианты налогообложения корпоративного праздника

Какие налоги возникают

По общему правилу НДС следует за налогом на прибыль. Это означает, что если компания не учитывает расходы на корпоративное мероприятие в целях налогообложения прибыли, то НДС принимать к вычету нельзя. Причина следующая: в этом случае не соблюдены условия, которые установлены в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Если же компания учитывает представительские расходы, то налог на добавленную стоимость принимается к вычету в пределах установленного ограничения. Суды считают, что право на вычет НДС не зависит от экономической обоснованности расходов, а только от того, соблюдал ли налогоплательщик положения ст. 171 и 172 НК РФ о налоговых вычетах, перечислил ли НДС в бюджет.

На практике сложно доказать связь экономически необоснованных расходов с производственной деятельностью компании, облагаемой НДС. Налоговые органы могут предъявить претензии. Поэтому выбор за компанией — либо действовать консервативно (не принимать НДС к вычету), либо судиться.

Когда компания покупает товары и передает их организатору мероприятия (например, продукты в ресторан для приготовления ужина), объекта обложения НДС не возникает. Нет и факта реализации продукции по смыслу ст. 39 НК РФ: компания не передает на возмездной основе право собственности на товары. Поэтому не нужно начислять НДС на такую операцию. Суды с выводом соглашаются.

Суды также неоднократно подчеркивали, что со стоимости праздничного ужина, организованного для работников предприятия, не нужно исчислять НДС, так как указанные операции не являются реализацией.

Объекта обложения НДС не возникает (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.03.2009 № Ф04-1315/2009, ФАС Северо-Западного округа от 11.12.2008 № А56-19219/2008, ФАС Уральского округа от 05.09.2007 № Ф09-7170/07-С2).

В то же время неначисление НДС лишает организацию права на вычет налога по приобретенным для корпоратива товарам, работам, услугам (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ). Учесть «входной» НДС для налога на прибыль тоже нельзя (п. 1, 2 ст. 170 НК РФ).

Корпоративный праздник не является мероприятием производственной направленности, поэтому учесть связанные с ним расходы при налогообложении нельзя:

• они не соответствуют требованию п. 1 ст. 252 НК РФ об экономической оправданности затрат (Письма Минфина от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206, от 20.12.2005 № 03-03-04/1/430);

• эти расходы могут быть квалифицированы как произведенные в пользу работников. А их прямо запрещает учитывать п. 29 ст. 270 НК РФ.

Обязанности по удержанию у работников НДФЛ с подарков, полученных на корпоративе, не возникнет, так как, для того чтобы рассчитать налог, необходимо определить размер дохода каждого из них. И Минфин советует принимать все возможные меры для этого (например, в Письмах от 03.04.2013 № 03-04-05/6-333, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Однако в случае с корпоративным мероприятием возможность персонифицировать экономическую выгоду отсутствует, поэтому расчет весьма затруднителен. Чиновники с этим соглашаются (Письмо Минфина от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

Удержать НДФЛ необходимо, если мероприятие выездное: оплата проезда работников к месту проведения корпоративного мероприятия, а также проживание в нем являются натуральным доходом работников (Письмо Минфина от 21.04.2017 № 03-04-06/24140).

Если компания исключит доход из налогооблагаемой базы, налоговая может доначислить НДФЛ. Чтобы этого не произошло, нужно предпринять меры для исключения появления претензий. В частности, в документах не должны быть указаны списки присутствующих на корпоративе, а также количество участников.

Какие расходы не спишут в затраты

Компания, которая планирует включить затраты на мероприятие в налоговую базу, должна не только документально подтвердить, но и экономически обосновать расходы. Есть два вида мероприятий, при которых компания докажет, что расходы обоснованы и соответствуют критериям производственной направленности.

Годовая конференция для работников

На ежегодном корпоративе подводят итоги года, знакомят сотрудников с планами компании или награждают тех, кто особо отличился.

Мероприятие укрепляет лояльность работников к компании, а значит, имеет производственные цели. Но налоговые органы не считают, что расходы на корпоратив экономически обоснованы и в будущем приведут к доходу. И не признают соответствующие затраты для целей налога на прибыль. Суды поддерживают фискалов. Например, инспекция оспорила расходы компании на проведение корпоратива. Налогоплательщик указал, что мероприятие повысило вовлеченность и мотивированность сотрудников. Суд признал доводы необоснованными и отметил, что праздничные мероприятия не связаны с производственным процессом, а значит, расходы на них не соответствуют критериям ст. 252 НК РФ.

Судебная практика позволяет учесть в расходах для целей налога на прибыль только официальную часть затрат на корпоратив. Например, если работодатель презентует новую стратегию или проводит тренинги, то такими затратами будут расходы на аренду зала и выступление бизнес-тренеров.

Соберите документы, которые помогут защитить вычет расходов на официальную часть мероприятий от претензий фискалов. Например:

• приказ о проведении мероприятия;

• подробный план мероприятия;

• смета с детальной разбивкой стоимости каждой части праздника;

• отчет с приложением обучающих вопросов или презентаций, которые рассматривали сотрудники.

Доказать обоснованность затрат также могут фотографии, на которых демонстрируются процесс обучения и подведение производственных итогов.

При этом «развлекательная» часть, например банкет, приглашенные звезды, расходы на диджея, игры и конкурсы, памятные подарки всем сотрудникам, в затраты не принимается. Причина — расходы на организацию развлечений и отдыха в составе затрат учесть нельзя. Суды с налоговиками соглашаются. Поэтому важно разделить расходы: чтобы «спасти» хоть какую-то часть, необходимо тщательно готовить документы.

Маркетинговые мероприятия для партнеров или клиентов компании

Цель данных мероприятий — реклама собственной деятельности. Это может быть торжественный вечер, банкет или праздничный ужин. Расходы на них налогоплательщик вправе признать представительскими. При этом размер таких расходов не может превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный период.

Если на мероприятии присутствуют не только партнеры, но и сотрудники компании, которые общаются с клиентами, налогоплательщик также может получить вычет. Можно утверждать, что работники развивают деловые контакты организации и улучшают ее бизнес-результаты. В этом случае расходы на сотрудников можно вычесть из базы налога на прибыль. Суды подтверждают, что затраты на мероприятие обоснованы.

Оформите документы так, чтобы они удовлетворяли целям и формату проводимого мероприятия: составьте список приглашенных и прибывших гостей, отзывы гостей о торжестве, план мероприятия, фотоотчет.

Подарки детям

Подарок — это доход в натуральной форме, который учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). В то же время п. 28 ст. 217 НК РФ освобождает от налогообложения полученные физлицами подарки организаций, стоимость которых не превышает 4000 рублей за год. Вряд ли детский новогодний подарок будет стоить дороже. А это значит, что обязанности по удержанию у работника НДФЛ, скорее всего, не возникнет. От организации в данном случае требуется вести персонифицированный учет этих доходов (например, Письмо Минфина от 20.01.2017 № 03-04-06/2650).

Если подарок стоит дороже 4000 руб. (в этом случае необходим письменный договор дарения — п. 2 ст. 574 ГК РФ) или организация одаряет детей сотрудников не только на Новый год, но и другие праздники и общая стоимость подарков за год превысила освобождаемую от налога сумму, организация становится налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Но только в отношении суммы превышения, с которой и нужно исчислить налог.

Если ребенок получает только подарок, никаких денежных выплат в его адрес организация не производит. Следовательно, возможности удержать НДФЛ у нее нет (п. 4 ст. 226 НК РФ). Зато есть обязанность сообщить об этом налогоплательщику и в налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).

После этого уплатить налог должны будут законные представители ребенка: родители, усыновители, опекуны, попечители (ст. 27, 29, подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ, Письмо ФНС от 23.04.2009 № 3-5-04/495@).

Страховые взносы с расходов на праздник не нужно платить по этой же причине. В период действия закона № 212-ФЗ это подтверждал Минтруд (п. 4 Письма от 24.05.2013 № 14-1-1061). Эти выводы справедливы и сейчас.

Исчислять страховые взносы, в том числе на травматизм, со стоимости детских подарков не нужно. Хотя бы потому, что между детьми работников и организацией нет трудовых отношений, следовательно, отсутствует и объект обложения взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2010 № 1239-19).

Кроме того, п. 4 ст. 420 НК РФ прямо предусмотрено, что выплаты по гражданско-правовым договорам, в рамках которых происходит переход права собственности на имущество, не относятся к объекту по взносам. А договор дарения как раз и является таким договором.

Исходя из плана счетов и инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), в бухучете приобретение и выдача детских подарков могут отражаться так:

Дебет 41 Кредит 60 — оприходованы детские новогодние подарки

Дебет 19 Кредит 60 — отражен предъявленный поставщиком НДС

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19 — «входной» НДС принят к вычету

Дебет 73 Кредит 41 — отражена передача подарков работникам

Дебет 91 Кредит 73 — стоимость подарков отнесена на прочие расходы

Дебет 91 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС» — начислен НДС со стоимости подарков

Из-за того что данные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, у организаций, применяющих ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н), возникнут постоянная налоговая разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО):

Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — на сумму ПНО.

Если подарком выступает путевка, то при одновременном выполнении определенных условий она не облагается НДФЛ как для работника, так и членов его семьи. А именно (п. 9 ст. 217 НК РФ):

• Путевка должна быть оплачена за счет организации, если расходы по оплате в соответствии с гл. 25 НК РФ не учитываются при расчете налога на прибыль; средств от деятельности на специальных налоговых режимах; бюджетных средств, в том числе за счет средств ФСС РФ; средств религиозных и иных некоммерческих организаций, указанных в п. 9 ст. 217 НК РФ.

• Услуги по путевке предоставляет санаторно-курортная или оздоровительная организация, которая находится на территории РФ. Документами, которые подтверждают санаторно-курортный или оздоровительный статус организации, могут являться лицензия организации, учредительные документы, содержащие указание на вид деятельности, осуществляемой организацией (Письмо Минфина России от 11.08.2014 № ПА-4-11/15746@).

• Путевка не является туристской.

• Оплата путевки подтверждена, например, договором с санаторно-курортной (оздоровительной) организацией, платежными документами (Письмо Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46990).

Важно отметить, что оплата работнику стоимости санаторно-курортных путевок облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также на страхование от несчастных случаев (далее — страховые взносы), так как:

• осуществляется в рамках трудовых отношений, а значит, является объектом обложения страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ);

• не указана в числе выплат, которые не облагаются страховыми взносами (ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 закона № 125-ФЗ.)

Заметим, что президиум ВАС РФ, анализируя сходные положения закона № 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 года, пришел к выводу, что выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд) и не облагаются взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ (Постановление от 14.05.2013 № 17744/12).

С 2019 года в соответствии с п. 1 ст. 1, ст. 2 Федерального закона от 23.04.2018 № 113-ФЗ в расходах по налогу на прибыль учитывается стоимость туристских и санаторно-курортных путевок по России, приобретенных для работников и членов их семей, но не более 50 тыс. рублей на каждое лицо за год. Вся сумма таких расходов вместе с расходами по договорам на оказание медицинских услуг сроком не менее года и расходами на добровольное личное страхование по медицинским расходам не должна превышать 6% от расходов на оплату труда.

По закону стоимость подарка бизнес-партнерам не должна превышать 3000 руб., поскольку дарение на большую сумму в отношениях между коммерческими организациями запрещено (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ).

Штрафных санкций за нарушение этого требования не предусмотрено. При этом согласно нормам ГК РФ дарение в обход указанного запрета может повлечь недействительность сделки (ст. 168 ГК РФ). Что касается порядка налогообложения, то стоимость подарка на него не влияет — дорогостоящий презент облагается на общих основаниях.

Способы маскировки

Суд посчитал правомерным учет затрат на проведение корпоратива в качестве представительских расходов, когда было доказано, что мероприятие, посвященное подведению итогов работы общества за год, проводилось с целью поддержания сотрудничества с действующими крупнейшими клиентами общества, наглядной демонстрации клиентам динамики его развития, а также ознакомления его клиентов с новыми услугами, предоставляемыми компанией (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2009 № А56-17976/2008, Определением от 30.11.2009 № ВАС-15476/09 отказано в передаче данного дела в президиум ВАС РФ). Решение в пользу налогоплательщика было принято и в Постановлении ФАС Уральского округа от 19.01.2012 № Ф09-9140/11.

Существуют варианты «маскировки расходов» на корпоратив:

Организация выездного корпоратива с оформлением командировок сотрудников.

Этот способ является крайне рискованным. Отстоять затраты не удастся даже в суде (Постановление ФАС ЗСО от 19.11.2013 № А67-7663/2012). Основным аргументом отказа в снижении налогооблагаемой базы является то, что массовая поездка не будет связана с выполнением трудовых обязанностей сотрудниками. Цель проведения корпоративного мероприятия не направлена на получение дохода компанией в будущем.

Маскировка расходов на корпоративные мероприятия под представительские

Данный метод также крайне непредсказуем. Если компания готова отстаивать свою позицию в споре с налоговиками, необходимо правильно оформить все документы: издать приказ о проведении встречи с партнерами, пригласить на мероприятие контрагентов, цель мероприятия должна содержать указание на деятельность, направленную на поддержание сотрудничества, ознакомление партнеров с результатами или новыми направлениями деятельности. Также обязательно должны быть правильно оформлены подтверждающие затраты документы (чеки, счета ресторана и т. п.). Контролирующие органы однозначно снимут затраты на организацию отдыха и развлечений. Они прямо упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ как непринимаемые. Но отстоять затраты на проведение ужина с партнерами возможно при правильном обосновании (Письмо Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46968 и Определение ВАС РФ от 30.11.2009 № ВАС-15476/09).

Выплата премии

Некоторые организации используют совсем нестандартные решения для оформления предновогодней вечеринки. Например, компания выплачивает сотруднику производственную премию. Работники, участвующие в корпоративе, вносят эти деньги в кассу для проведения мероприятия. Те же, кто не хочет отмечать Новый год с коллегами, используют средства по своему усмотрению.

Будьте осторожны! Применяя такой способ, вы можете спровоцировать судебный спор. Все дело в том, что фирме нужно доказать производственный характер премии.

В противном случае, по мнению Минфина, признать в расходах премии нельзя, так как они не относятся к выплатам стимулирующего характера и не связаны с производственными результатами работника (Письма Минфина России от 22 февраля 2011 года № 03-03-06/4/12, от 16 ноября 2007 года № 03-04-06-02/208).

Вместе с тем суды могут придерживаться другой позиции. Большинство арбитров приходят к выводу, что премии к праздничным датам все же носят стимулирующий характер (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 17 июня 2009 года № КА-А40/4234-09, ФАС Центрального округа от 15 сентября 2006 года по делу № А64-1004/06-11). В качестве подтверждающих первичных документов тут могут использоваться планы и отчеты о выполненной работе, положение о премировании или коллективный договор, трудовые контракты, приказы руководителей или генерального директора.

Если компания все-таки решится на риск и выплатит такие премии сотрудникам, то в этом случае не нужно забывать, что они будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Доход работника для исчисления с него НДФЛ следует определять нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ). В сумму дохода, в частности, включается оплата труда, начисленная за отработанный период (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 2, 3 ст. 226 НК РФ).

Компании, производящие физическим лицам выплаты и иные вознаграждения, являются плательщиками страховых взносов на основании подп. «а» п. 1 ч. 1 ст. 5 закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ.

Из содержания ст. 15, 16, 56, 57, 129, 135, 191 ТК НФ следует, что разовые премии связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей и носят стимулирующий характер, поэтому являются элементами оплаты труда, получаемой в рамках рабочих отношений. Значит, спорные деньги относятся к объекту обложения страховыми взносами и подлежат включению в базу для их начисления (Постановление ВАС РФ от 25 июня 2013 года № 215/13).

Несмотря на то, что расходы на проведение развлекательного корпоративного мероприятия не учитываются для целей налогообложения, расходы в виде страховых взносов с сумм вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, связанным с проведением такого мероприятия, можно принять к налоговому учету (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.03.2013 № 03-04-06/8592).