С 1 июля 2020 года, как поставщикам, так и заказчикам предстоит на себе испробовать достижения информационных технологий в процессе исполнения контрактов при приемке товаров (работ, услуг).
Комиссии заказчика
Со стороны государства контролю исполнения контракта уделяется особое внимание. Для этого в учреждениях бюджетной сферы законодательно установлены определенные процедуры, обязательные для исполнения. В настоящее время в самих учреждениях соблюдение процедуры исполнения контракта поставщиком (исполнителем, подрядчиком) контролируется соответствующими комиссиями.
Так согласно пункту 25 Инструкции по применению единого плана счетов, (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н), в каждом государственном (муниципальном) учреждении независимо от его типа должна действовать комиссия по поступлению и выбытию активов. Такая комиссия создается приказом руководителя учреждения и должна состоять из сотрудников учреждения, обладающих соответствующими знаниями и навыками.
А в части 13 статьи 34 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе зафиксировано, что в контракт включается обязательное условие о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги в части соответствия их количества, комплектности, объема требованиям, установленным контрактом, а также о порядке и сроках оформления результатов такой приемки. По решению заказчика для приемки поставленного товара (выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта) создается приемочная комиссия не менее чем из пяти человек.
Хронологически работа этих комиссий происходит так. Сначала приемочная комиссия проверяет точность исполнения условий контракта поставщиком, в случае выполнения им всех требований товар приходуется на склад или подписываются акты приемки оказанных услуг (выполненных работ). Как правило, заказчик и поставщик подписывают документ о приемке в бумажной форме, а далее заказчик сканирует такой документ и только после этого размещает его в ЕИС. Затем комиссия по поступлению и выбытию активов рассматривает документы на поступившие товары (оборудование, материальные запасы и т.п.) и принимает решение о принятии их к бухгалтерскому учету. Далее документы поступают в бухгалтерию, где хозяйственные операции фиксируются установленным порядком в регистрах учета. При хорошей организации документооборота с момента приемки исполнения контракта до поступления документов в бухгалтерию проходит от одного до нескольких рабочих дней.
За последние несколько лет процедура приемки исполнения контракта в учреждениях бюджетной сферы была отлажена и не вызывала каких либо проблем как у заказчиков, так и у поставщиков.
Новации 2020 года
В наступившем году, как поставщиков, так и заказчиков ожидают сразу два нововведения, которые должны вступить в силу со второго полугодия 2020 года.
Во-первых, с 1 июля участникам системы мониторинга маркируемых товаров необходимо вносить в соответствующую федеральную государственную информационную систему (ФГИС) сведения обо всех операциях с такими товарами. Так, например, учреждения здравоохранения обязаны регистрировать лекарственные препараты в ФГИС МДЛП на этапе получения таких препаратов от поставщиков. Такая обязанность для них установлена Федеральным законом от 12.04.2010 № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», постановлениями Правительства РФ от 14.12.2018 №№ 1556, 1557 и др. Схожие требования установлены и в отношении других маркируемых товаров, в частности: шин и покрышек, товаров лёгкой промышленности, фотокамер и вспышек и т.п.
Напомним, что в первом полугодии всем участникам системы маркировки товаров необходимо:
— зарегистрироваться в соответствующей ФГИС до 29 февраля включительно;
— не позднее 21 календарного дня со дня регистрации во ФГИС обеспечить готовность своих информационных систем к взаимодействию с данной системой. При этом нужно направить оператору системы заявку на прохождение тестирования с указанием производителей программно-аппаратных средств;
— в течение двух календарных месяцев провести тестирование своих информационные системы на взаимодействие с ФГИС.
Во-вторых, ожидается, что с 1 июля норма об обязательном электронном актировании станет непреложной для всех субъектов контрактной системы. Федеральным казначейством уже с 1 января 2020 года в ЕИС реализована первая очередь функциональных возможностей для заказчиков и поставщиков (подрядчиков, исполнителей) по формированию и подписанию электронной подписью электронных документов о приемке поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) по формату, утвержденному ФНС России для представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг). Соответствующие разъяснения даны в письме от 18.12.2019 Казначейства России (№ 14-00-06/27476) и ФНС России (№ АС-4-15/26126@).
В первом полугодии решение об обмене документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме с использованием ЕИС возможен при взаимном согласии сторон. Но после отладки всех технологических процессов обмен электронными документами об исполнении контракта будет обязательным для всех. Во всяком случае, у Федерального казначейства именно такие намерения.
Предполагается, что обмен электронными документами о приемке поставщиков (исполнителей, подрядчиков) с заказчиками-учреждениями бюджетной сферы будет выглядеть так.
Приемочная комиссия проверяет точность исполнения условий контракта поставщиком. В случае выполнения им всех требований товар должностное лицо заказчика подписывает электронной подписью электронный документы о приемке. Такой документ направляется заказчиком в реестр контрактов в течение пяти рабочих дней с даты приемки поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги). Таким образом, планируется сократить трудозатраты заказчика, связанные с осуществлением закупок. Насколько это сократит трудозатраты у поставщиков — покажет время.
К сожалению, пока неясно как электронный документ о приемке попадет в бухгалтерию заказчика, и на основании какого документа комиссия по поступлению и выбытию активов будет принимать решение о постановке на бухгалтерский учет. Вероятно, до 1 июля Минфин России разъяснит ситуацию.
Другими словами, поставщикам и заказчикам в первом полугодии 2020 года рекомендуется не терять время зря и потренироваться в электронном актировании, чтобы подготовиться к введению этих новаций со второго полугодия.
Как еще подготовиться заказчику?
Введение обязательной для исполнения нормы, как правило, закрепляется установлением административной ответственности за ее неисполнение.
Так согласно Федеральному закону от 27.12.2019 № 448-ФЗ с 1 июля вступит в силу статья 6.34. «Несвоевременное внесение данных в систему мониторинга движения лекарственных препаратов для медицинского применения либо внесение в нее недостоверных данных» КоАП РФ, которая предусматривает административные наказания за соответствующие нарушения в виде штрафов для должностных лиц (от 5 до 10 тыс. руб.) и юридических лиц (от 50 до 100 тыс. руб.). Вполне возможно, что административное наказание будет установлено и для тех поставщиков и заказчиков, которые уклоняются от электронного актирования приемки исполнения контрактов.
Поэтому, чтобы избежать неприятностей, заказчикам лучше заблаговременно провести соответствующую работу с персоналом, а так же с членами комиссий. Для этого в ближайшее время целесообразно издать локальный правовой акт (приказ, распоряжение), которым:
1. Установить сотрудников, ответственных за взаимодействие с ФГИС и с ЕИС в части передачи электронных документов.
2. Дать указание отделу кадров о внесении соответствующих обязанностей в должностные инструкции работников.
3. Плановому отделу и бухгалтерии установить источники оплаты расходов по оформлению электронных подписей и предусмотреть их в бюджетной смете (плане ФХД).
4. Дать указание закупщикам о внесении в планы-графики расходов на закупку необходимого оборудования и программного обеспечения, затрат на обучение персонала.
5. Поручить программистам обеспечение бесперебойного доступа к ФГИС и ЕИС, а так же функционирование соответствующего оборудования.
Своевременно проведя все подготовительные мероприятия, заказчик сможет продолжить свою финансово-хозяйственную деятельность во втором полугодии 2020 года без перебоев.
Начать дискуссию