Справка по форме 2-НДФЛ: обзор ошибок при заполнении

Ошибки и промахи возможны при заполнении любой отчетной формы. Не является исключением и Справка по форме 2-НДФЛ.

К ошибкам при заполнении справки по форме 2-НДФЛ относится указание недостоверных сведений в этой годовой отчетной форме.

Отметим, что к недостоверным сведениям могут быть отнесены любые заполненные реквизиты сведений в форме 2-НДФЛ, которые не соответствуют действительности (например, в ИНН физического лица, фамилии, имени, отчестве, дате рождения, паспортных данных, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях и т.д.) (см. Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

При этом если ошибка допущена только по одному сотруднику, то и сдается корректировка 2-НДФЛ по одному сотруднику. На остальных физических лиц заново подавать сведения о доходах не нужно.

Обращаем внимание наших читателей, что если персональные данные физического лица изменились уже после того, как была сдана по нему справка 2-НДФЛ, это не будет считаться ошибкой и подавать корректировку не нужно (см. Письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@).

Все допускаемые ошибки можно классифицировать на ошибки, которые:

• не привели к неблагоприятным последствиям для бюджета, поскольку НДФЛ был исчислен и уплачен в бюджет в полном объеме. К таким ошибкам, относятся неверное указание персональных данных физического лица или кодах доходов и вычетов;

• привели к не исчислению или неполному исчислению НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет. К таким ошибкам, относятся, прежде всего, неверное указание суммовых показателей.

Рассмотрим несколько типичных ситуаций.

При заполнении справки по форме 2-НДФЛ неверно был указан код дохода при выплате среднего заработка работнику за дни командировки

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В Письме Минфина России от 09.04.2018 N 03-04-07/23964, направленном Письмом ФНС России от 17.04.2018 N БС-4-11/7320@, указано, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения налогом на доходы физических лиц.

Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что выплату среднего заработка за дни командировки при заполнении сведений по форме 2-НДФЛ следует отразить по коду дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».

Сотруднику зарплата за декабрь 2018 г. выплачена в январе 2019 г. и НДФЛ с нее был удержан и перечислен в бюджет в январе 2019 г. При этом сумма перечисленного налога была отражена в справке 2-НДФЛ за 2019 г.

Сумма НДФЛ отражается в справке за тот год, в котором начисленный физическому лицу доход считается фактически полученным по правилам ст. 223 НК РФ.

Так как зарплата за декабрь 2018 г. считается фактически полученной в 2018 г. независимо от даты выплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ), то сумму НДФЛ нужно было отразить в справке 2-НДФЛ за 2018 г.

При этом сумму перечисленного налога в справке 2-НДФЛ нужно указать в поле «Сумма налога перечисленная» разд. 2 (п. 4.8 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ).

Ответственность за представление справок по форме 2-НДФЛ с ошибками

Организации — налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ) справку по форме 2-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@) ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

За представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Данная ответственность применяется в том числе и при представлении сведений по форме 2-НДФЛ с искаженными суммовыми показателями доходов, налогов и налоговых вычетов (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, Письмо ФНС России от 09.12.2016 N СА-4-9/23659@, п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).

Таким образом, если налоговый агент вовремя не представит налоговому органу уточненную справку по форме 2-НДФЛ, ему может быть выписан штраф в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Однако если недостоверная информация в справке 2-НДФЛ не привела к не исчислению или неполному исчислению налога, к неблагоприятным последствиям для бюджета, нарушению прав физлиц, налоговый агент может претендовать на применение к нему смягчающих обстоятельств в соответствии с п.1 ст.112 НК РФ (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Как избежать ответственности за представление недостоверных справок по форме 2-НДФЛ

Налоговый агент освобождается от ответственности, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены уточненные документы до момента, когда он узнал об обнаружении недостоверности сведений налоговым органом.

То есть уточненные документы должны быть представлены налоговым агентом до истребования налоговым органом пояснений по факту обнаружения ошибок в справке по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, Письма Минфина России от 30.06.2016 N 03-04-06/38424, ФНС России от 19.07.2016 N БС-4-11/13012).

Заполнение уточненной справки по форме 2-НДФЛ

Если при заполнении Справки была допущена ошибка, в налоговую инспекцию нужно сдать уточненную Справку 2-НДФЛ.

По какой форме представлять корректировку по 2-НДФЛ

Скор­рек­ти­ро­ван­ную (уточненную) справ­ку 2-НД­ФЛ нужно сда­вать по форме, действовавшей в том налоговом пе­ри­о­де, за ко­то­рый вносятся соответствующие изменения и эта справ­ка пред­став­ля­ет­ся (п. 5 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц, утвержденного Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

На­при­мер, если в 2019 году вам нужно пред­ста­вить кор­рек­ти­ров­ку по 2-НД­ФЛ за 2017 год, то кор­рек­ти­ру­ю­щую справ­ку вы долж­ны сдать по форме, дей­ство­вав­шей имен­но в 2017 году.

Что указывать в корректировочной справке по форме 2-НДФЛ

В ИФНС следует пред­ста­вить кор­рек­ти­ров­ку со всеми све­де­ни­я­ми, а не толь­ко с теми, в ко­то­рых ранее была до­пу­ще­на ошиб­ка.

При составлении корректирующей справки взамен ранее представленной в поле «Номер справки» указывается номер ранее представленной первоначальной справки (той, где содержится ошибка), а дата уже проставляется свежая.

В поле «Номер корректировки» указывается соответствующий номер корректировки (п. п. 2.5, 2.8 Порядка).

Уточненную справку нужно представить налоговикам и в случае, когда указаны неверные данные работника (см., к примеру, Письмо УФНС по г. Москве от 18.03.2011 № 20-14/3/025669@).

Представляются только те справки, которые скорректированы.

Признак корректировки в справке 2-НДФЛ

Номер кор­рек­ти­ров­ки в справ­ке 2-НД­ФЛ году по­ка­зы­ва­ет, сда­е­т ли организация в ИФНС пер­вич­ную справ­ку 2-НД­ФЛ или уже от­кор­рек­ти­ро­ван­ную (уточ­нен­ную).

Так, при по­да­че пер­вич­ной справ­ки по кон­крет­но­му физ­ическому ли­цу в поле «Номер кор­рек­ти­ров­ки» ста­вит­ся «00».

В поле «Номер корректировки», соответственно, указывается код «01», «02» и т.д. в зависимости от того, какая по счету корректировка.

Так, если же это впер­вые скор­рек­ти­ро­ван­ная справ­ка, то проставляется код «01» (п. 2.8 раз­дела II По­ряд­ка за­пол­не­ния формы 2-НД­ФЛ, утвержденного Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

Если за тот же пе­ри­од сда­е­тся вто­рая кор­рек­ти­ру­ю­щая справ­ка, то справке присваивается по­ряд­ко­вый номер — «02», и так далее в за­ви­си­мо­сти от ко­ли­че­ства кор­рек­ти­ро­вок.

Корректировка 99 в справке 2-НДФЛ

Если сдается аннулирующая справка взамен ранее представленной, то проставляется код «99».

На­при­мер, по ошиб­ке организация пред­ста­вила справ­ку на физическое лицо, ко­то­рое в отчетном году не по­лу­чало от организации доход. В этом случае справ­ку по форме 2-НД­ФЛ нужно не от­кор­рек­ти­ро­вать, а во­об­ще её ан­ну­ли­ро­вать.

Тогда в поле «Номер кор­рек­ти­ров­ки» следует по­ставить код «99».

Пример.

Организация вернула работнику излишне удержанный НДФЛ.

В этой ситуации, справка по форме 2-НДФЛ о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляется в виде корректирующей справки (п. 1.18 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

При этом уточненную справку по форме 2-НДФЛ, подлежащую представлению в налоговые органы, следует заполнить следующим образом:

В разд. 2 в полях «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» указываются общие суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога соответственно. В поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога (п. п. 4.5, 4.6, 4.8, 4.9 Порядка).

Если налоговым агентом был произведен возврат налога, то, по нашему мнению, корректируются сведения в полях «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». При этом поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» справки по форме 2-НДФЛ не заполняется. Если при этом был произведен перерасчет суммы дохода, то необходимо скорректировать сведения в полях «Общая сумма дохода» и «Налоговая база».

В уточненную справку 2-НДФЛ необходимо включить все показатели — и исправленные, и те, что были верны.