Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Но по новому ФСБУ «Документооборот» появились новые правила хранения документов. Кроме них рассказываем от других ФСБУ на курсе «Клерка».
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня | № старого перечня | Вид документа | Было | Стало |
Ценообразование | ||||
234 | 297 | Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения | Постоянно | 10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения |
237 | 299 | Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки | Постоянно | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения |
238 – 240 | 300 | Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
Финансирование, кредитование деятельности | ||||
265,266 | 369, 379 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
Бухгалтерский учет и отчетность | ||||
270 | 354 | Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
272 | – | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: а) сводные годовые, годовые; б) квартальные; в) месячные | – | а) постоянно; б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно); в) 1 год |
275 | 358,351 | Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): а) годовая; б) промежуточная | Постоянно (на усмотрение архива) | а) до ликвидации организации; б) 5 лет |
277 | 362 | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу | |
281 | 458 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности, но не менее 5 лет | 5 лет после смены материально ответственного лица |
284 | – | Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг | – | 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы |
285 | 407 | Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы) | 5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу | |
287 | 410 | Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
292 | 459 | Журналы, базы данных учета: а) ценных бумаг; б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей | а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | а) до ликвидации организации; б) 5 лет |
329 | 459 | Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств | 5 лет после ликвидации основных средств | До ликвидации организации |
– | 459 | Книги, журналы, карточки учета поступления валюты | 5 лет при условии проведения проверки | – |
Учет оплаты труда | ||||
295 | 412 | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат | 5 лет. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет |
296 | 413 | Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения) | 75 лет | *50/75 лет |
301 | 657 | Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | *50/75 лет |
Налогообложение | ||||
303 | 382 | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
305 | – | Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом | – | 5 лет |
308 | 390, 395 | Расчеты по страховым взносам | Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет | *50/75 лет |
309 | 905 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет |
310 | – | Налоговые декларации ИП | – | Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет |
310 | 392 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
313 | 397 | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
314 | 398 | Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней | 5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения | |
315 | 399 | Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 6 лет |
317 | 368 | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
318 | 401 | Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения | Постоянно | 5 лет |
319 | – | Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним | – | 5 лет |
Учет имущества | ||||
321 | 427 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии) | Постоянно (на усмотрение архива). О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет | 5 лет |
323 | 429 | Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов |
324 | – | Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации | – | До ликвидации организации |
325 | 432 | Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет после выбытия недвижимого имущества |
329 | Пп. «д» п. 459 | Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; б) материальных ценностей и иного имущества | 5 лет после ликвидации основных средств | а) до ликвидации организации; б) 5 лет |
Обеспечение работы ТКС | ||||
570 | 232 | Сертификаты ключа проверки электронной подписи | Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра | 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей |
571 | 237 | Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи | 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора | 5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи |
572 | 238 | Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи | 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
574 | 240 | Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи | Постоянно | 5 лет после замены новыми |
Трудовые отношения Организация труда и служебной деятельности | ||||
373,374 | 561, 563 | Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 5 лет |
376 | 566 | Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников | Постоянно | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения |
377 | 567 | Заявки о потребности в привлечении иностранных работников | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 1 год |
387, 389 | 579 | Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора | Постоянно | 3 года |
390 | 584 | Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 1 год после принятия решения |
Нормирование и оплата труда | ||||
397 | 569, 589 | Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) | Постоянно | 1 год после замены новыми |
398 | 590 | Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 1 год после утверждения разработанных норм |
399 | 592 | Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов | 5 лет | 3 года |
400 | 593 | Тарификационные списки (ведомости) работников | 75 лет | *50/75 лет |
403, 404 | 599 | Документы (протоколы, акты, справки, сведения): а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации; б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы | а) – ; б) 75 лет | *50/75 лет |
Охрана труда | ||||
408 | Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | – | 5 лет после истечения срока действия сертификата | |
409 | 606 | Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | Постоянно | 5 лет |
413 | – | Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | – | *50/75 лет |
414 | 613 | Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда | 75 лет | *50/75 лет |
415, 416 | – | Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков | – | 1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет |
419 | 622 | Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | *50/75 лет |
423 | – | Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда | – | а) 45 лет; б) 5 лет |
424 | 630 | Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | Постоянно (на усмотрение архива) | 45 лет |
425 | 632 | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 45 лет |
Кадровое обеспечение Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет | ||||
434 | Пп. «б»п.19 | Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления): а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; б) о служебных проверках; в) о направлении в командировку работников; г) о дисциплинарных взысканиях | а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения б) – ; г) 5 лет | а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения; б) 5 лет; в) 5 лет. Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет; г) 3 года |
435 | 657 | Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения |
436 | – | Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем | – | 3 года |
440 | – | Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения | – | Постоянно |
441 | 666 | Согласие на обработку персональных данных | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
442 | 77 | Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | Постоянно (на усмотрение архива) | 3 года после замены новыми |
443 | 77 | Должностные регламенты (инструкции) работников | 75 лет | *50/75 лет |
444, 463 | 658, 695 | Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения |
445 | 656 | Личные дела руководителей и работников организаций | Постоянно (на усмотрение архива) | *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения |
448 | – | Листы собеседования, стажировочные листы водителей | – | 5 лет |
451 | – | Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | – | 1 год |
453 | 693 | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
454 | 19 | Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 5 лет | 3 года |
455 | 649 | Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 3 года |
457 | 685,690 | Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 3 года | 5 лет |
458 | – | Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | – | 5 лет после снятия с учета |
461 | 82 | Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | 1 год |
463 | 695 | Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а) лиц, подлежащих воинскому учету; б) отпусков; в) прихода и ухода работников, местных командировок; г) выдачи командировочных удостоверений | а) 3 года после увольнения; б) 3 года; в, г) -; | а, б) 5 лет; в) 1 год; г) 5 лет |
* 50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.
(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.
Начать дискуссию