Если бизнес страдает от кризиса: как быть с персоналом

Из-за угрозы распространения коронавируса некоторые виды деятельности оказались в очень сложном положении. Что-то пришлось полностью приостановить (например, еще до объявления нерабочей недели и карантина в отдельных регионах — туристический бизнес, организацию мероприятий, досуговые заведения), где-то сильно упало количество заказов и покупок. Что делать, если вы не в состоянии больше занять работой всех сотрудников, но и полностью закрывать бизнес пока не готовы? Проконсультировались с экспертом по трудовому праву Татьяной Ирметовой и пересказали ее рекомендации.

Рассмотрим два варианта:

1. Всю деятельность придется приостановить на неопределенный срок (по крайней мере переждать период карантинов);

2. Вы держитесь, приостанавливать работу не собираетесь, но обороты падают, и столько рабочих рук, как раньше, сейчас не нужно.

В обоих случаях исходим из того, что вы пока не прощаетесь с персоналом, а собираетесь переждать бурю и хотели бы сохранить хотя бы ядро команды до лучших времен. По крайней мере пока не станет ясен дальнейший сценарий: лучший — после периода затишья вы продолжаете работу и быстро набираете прежние обороты, худший — сложная ситуация затягивается и бизнес приходится закрывать (но с учетом возможного моратория на банкротство).

1. Если бизнес нужно приостановить

Есть два варианта, как приостановить бизнес, чтобы переждать «бурю»:

1. Объявление простоя

Если из-за сложившейся ситуации ваша деятельность стала невозможной, то это классический простой. Типичные примеры:

• у вас агентский бизнес по оформлению виз в страны, которые сейчас перестали выдавать визы;

• вы занимались внешним туризмом, а теперь другие страны туристов не принимают;

• у вас развлекательное или досуговое заведение, деятельность которых приостановлена по решению органов власти;

• у вас ивент-агентство, все ваши мероприятия из-за угрозы коронавируса отменены, новых заказов не предвидится, пока не закончится волна пандемии;

• у вас кафе, распоряженияе о закрытии точек общепита в вашем регионе нет, но посетители теперь почти не заходят.

Простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Хотя причины такого простоя от работодателя не зависят, платить сотрудникам в этот период все равно нужно. Размер оплаты — не менее 2/3 оклада (тарифной ставки), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ).

Пример: ежемесячный оклад сотрудника —— 30 000 рублей. Допустим, простой продлился 2 месяца (60 дней). Оплатить сотруднику за этот период нужно: 30 000 рублей х 2/3×2 месяца = 40 000 рублей.

Оплата времени простоя облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование, как и обычная зарплата. Для субъектов малого и среднего бизнеса ожидается снижение ставки страховых взносов с 30% до 15% для зарплат, превышающих МРОТ.

Как оформляется. Согласие сотрудников на объявление простоя не требуется. По сути, вы просто документально оформляете то, что и так уже произошло: фактически нет работы, сотрудникам нечего делать на рабочих местах. Нужно письменно уведомить их о начале простоя.

Обычно издается приказ, в котором перечисляется, работники каких профессий, специальностей и должностей будут в простое и по какой причине. Сотрудники расписываются в листе ознакомления с этим приказом.

Если вы полностью приостанавливаете свою деятельность (например, закрываете свое кафе), в течение трех рабочих дней нужно известить о простое службу занятости (п. 2 ст. 25 закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в РФ»).

При оптимистичном сценарии вы потом письменно уведомите сотрудников об окончании простоя и вернетесь к работе. Уточните у них актуальные фактические адреса и телефоны, чтобы иметь возможность известить персонал об окончании простоя, и впишите их в личные карточки. При пессимистичном сценарии вы начнете процедуру сокращения штата или ликвидации всего бизнеса. Учитывайте, что в этих случаях нужно выплатить увольняемым сотрудникам выходные пособия — сверх того, что заплатили при простое. Поэтому заранее рассчитайте, насколько хватит вашего ресурса для ожидания конца эпидемии.

2. Неоплачиваемые отпуска

Максимальная продолжительность отпуска за свой счет законом не ограничена. Но несмотря на то, что вы в таком случае не несете расходов на зарплату и отпускные, это далеко не идеальный вариант.

Даже если у вас с сотрудниками дружеские, доверительные отношения, и они, входя в ваше положение, поначалу соглашаются на такой невыгодный им вариант, долго это длиться не может. Если вынужденный отпуск затянется, кто-то просто уволится, а кто-то станет возмущаться и, возможно, пожалуется в трудовую инспекцию, обратится в суд.

Массовое оформление сотрудников в неоплачиваемые отпуска выглядит подозрительно. Все понимают, что за этим фактически скрывается простой, который не оформили и не оплатили. А значит, есть вероятность, что «сэкономленные» суммы все равно придется выплатить по решению суда, если работники докажут, что это была не их инициатива. Рассчитывать на то, что «война всё спишет», вряд ли стоит: Роструд запустил горячую линию для работников, чтобы они могли оперативно проконсультироваться о своих правах и пожаловаться на нарушения.

Тем сотрудникам, у которых есть неиспользованные дни оплачиваемого отпуска, лучше сначала предложить воспользоваться оплачиваемыми отпусками и только после их окончания оформлять отпуска за свой счет. Если вы этого не сделаете и дальше ситуация будет развиваться по худшему сценарию, то все равно при увольнении должны будете выплатить им компенсацию за неиспользованный отпуск.

Как оформить. Инициатором неоплачиваемого отпуска по смыслу закона выступает сотрудник, а не вы (ст. 128 ТК РФ). Он пишет заявление, а вы издаете приказ об отпуске. Так что настаивать на этом варианте со своей стороны вы никак не можете. В том числе когда вам совершенно нечем платить зарплату и отпускные. Идти ли на такой вариант ради того, чтобы вас поддержать, решать вашим сотрудникам.

Причем сотрудник в заявлении указывает уважительную причину, по которой просит отпуск. Обычно — «по семейным обстоятельствам», но в сложившейся ситуации причина может быть связана и со страхом заразиться, с необходимостью обеспечить безопасность семье.

2. Если бизнес пока держится, но выручка сильно падает

При нынешних оборотах вы уже не можете занять работой столько людей, сколько у вас в штате, и не в состоянии обеспечить их всех зарплатой. Вам приходится существенно резать расходы. Вот какие есть варианты.

1. Неполное рабочее время

В зависимости от специфики вашей деятельности можно ввести сокращенный рабочий день и (или) сокращенную рабочую неделю (ст. 93 ТК РФ). Для всех сотрудников или для отдельных. Например, вместо пятидневной рабочей недели — трехдневную, вместо 8-часового рабочего дня — 5-часовой, уменьшить количество смен, если люди работают посменно.

В чем экономия. Пропорционально уменьшению рабочего времени уменьшается заработная плата (ст. 93 ТК РФ). Кстати, если продолжительность рабочего дня (смены) не превышает четырех часов, то можно обойтись без перерыва для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ).

Как оформить. Нужно подписать с каждым сотрудником, которому сокращается рабочее время, дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор (с новым режимом работы). Потому что по общему правилу переводить сотрудников на такой режим в приказном порядке, без их согласия нельзя.

Но есть исключительный случай: если причины, связанные с изменением организационных условий труда, могут повлечь за собой массовое увольнение работников, то разрешается ради сохранения рабочих мест ввести в приказном порядке режим неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели. Это допускается на срок до шести месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ). Однако об этом нужно предупредить за два месяца до введения такого режима.

Если работник не готов работать в режиме неполного рабочего времени, а вы не можете его обеспечить работой в полном объеме, то его придется сократить (ст. 74 ТК РФ).

В течение трех рабочих дней после введения режима неполного рабочего времени необходимо известить об этом службу занятости (п. 2 ст. 25 закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

2. Удаленная работа

Разумеется, это касается только случаев, когда характер деятельности позволяет выполнять ее дистанционно. Например, к персоналу кафе, фитнес-клубов или продавцам офлайн-магазинов это точно не относится.

В чем экономия. Работодателям и так рекомендовано по возможности перевести сотрудников на работу из дома ради защиты от распространения коронавируса. Заодно благодаря этому можно сэкономить, если получится расторгнуть договор аренды помещений.

Как установить. Если в вашем городе не введен карантин или режим повышенной готовности из-за распространения коронавируса, то для перевода на удаленную работу лучше подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым сотрудником.

Дело в том, что у сотрудников меняются условия работы (как минимум — рабочее место), а это возможно только по соглашению. В соглашении стоит прописать правила дистанционного взаимодействия с сотрудниками. Рекомендуем утвердить приказом общие правила и ознакомить с ними каждого переводимого на удаленную работу сотрудника. Это в ваших же интересах.

Если же в вашем городе введен режим повышенной готовности, то для оперативности можно обойтись без дополнительных соглашений и ограничиться общим приказом о переводе на дистанционную работу в связи с угрозой распространения коронавируса. Подчеркиваем: в Трудовом кодексе таких исключений не сделано, но, по крайней мере, из разъяснений Минтруда можно сделать вывод, что этого достаточно.

3. Комбинированные варианты

Возможен перевод на удаленную работу с одновременным сокращением рабочего времени. И можно к разным сотрудникам применить разные меры. Для начала нужно проанализировать:

1. У кого работы не стало совсем. Например, у вас рекламное агентство широкого спектра услуг, и один менеджер занимался организацией мероприятий. Все мероприятия приостановлены, другой работы для этого сотрудника у вас нет, но по остальным направлениям агентство продолжает работу. В отношении этого менеджера можно объявить простой. В случае индивидуального простоя уведомлять службу занятости не обязательно. Альтернатива: предложить ему отпуск.

2. У каких сотрудников работы стало меньше (например, поток заказов упал в два раза, и там, где раньше требовалось два человека на исполнение, теперь легко справляется один). Чтобы сохранить всех, никого не сокращая, можно установить для них неполное рабочее время. Если эти сотрудники могут работать из дома, то одновременно перевести их на дистанционную работу.

3. У кого прежний объем работы — ничего не менять, но по возможности перевести на дистанционную работу.

Временный перевод

Еще один возможный вариант: то, чем занимался сотрудник, сейчас остановилось (простой), но в то же время вам не хватает рабочих рук для какой-то другой функции. Можно временно перевести его на эту функцию. Для этого нужно подписать соглашение о временном переводе, при этом за работником сохранится его прежняя должность (ст. 72.2 ТК РФ).

Вообще перевод сроком до одного месяца возможен даже без согласия сотрудника, приказом, так как простой на его основной работе связан с эпидемией (ч. третья ст. 72.2 ТК РФ). Однако, если та функция, на которую вы переводите сотрудника, требует более низкой квалификации, чем его основная работа, то это все равно возможно только с письменного согласия. Например, вы не можете приказом перевести администратора магазина на курьерскую работу только потому, что офлайн-магазин пришлось закрыть, а служба доставки онлайн-заказов перегружена.

Платить сотруднику, которого сроком до одного месяца перевели из-за эпидемии на другую должность, надо не ниже его среднего заработка на прежнем месте. Если речь о более длительном переводе, и сотрудник согласен заключить такое соглашение (понимая, что другой работы для него все равно нет), то новая зарплата может быть и меньше среднего заработка в прежней должности.

Пусть все трудности будут временными и преодолимыми! Чем бережнее и уважительнее вы сейчас поступите с сотрудниками, тем проще будет возвращаться к командной работе с ними потом, когда эти сложности закончатся, и тем сильнее станет ваша репутация как надежного работодателя.