Не останавливайте бизнес в коронавирус. 30 сервисов для удаленной работы

В ближайшие недели, а, возможно, и месяцы, удаленка — это наше все. Режим изоляции вполне могут ввести по всей стране, все больше регионов идут по сценарию Москвы. И сколько это продлится, никому неизвестно. Сегодня до офиса не доедет ваш клиент, а завтра и работник может отказаться. К примеру, женщины с детьми уже сейчас вынуждены уговаривать перевести их на удаленку, потому что не с кем оставить школьника или дошкольника, выведенного на каникулы. Да и сухая статистика говорит: больше 40 процентов работодателей готовы перевести штат на удаленку, если пандемия начнет угрожать бизнесу.

На тот случай, если вы не представляете, как перевести офис на удаленку, мы даем список полезных сервисов. Они помогают правильно организовать эффективную удаленную работу, чтобы переход оказался комфортным, скорость рабочих коммуникаций не упала, а руководство удержало контроль, несмотря на дистанцию.

Ну и при любых условиях, давайте угадаем, вы бы хотели организовать все максимально оперативно и найти экономически выгодные варианты, а по возможности даже бесплатные. Мы исходили из этих соображений при сборе рекомендаций.

Если собираетесь внедрять удаленку завтра, то у вас вряд ли есть время (да и желание, деньги) закупать оборудование для телеконференций, телефонных аппаратов для колл-центра и так далее. Поэтому смотрим на облачные версии сервисов для удаленки. Главный плюс облачных сервисов в том, что удаленная работа организуется за время установки того или иного приложения. Полдня на все, и можно продолжать работать.

Задачи компании при удаленном режиме

Итак, вне зависимости от отрасли, нужно подобрать сервисы, чтобы ставить задачи работникам, оперативно общаться коллективом, а не только по отдельности, контролировать процесс и управлять базой клиентов.

Для организации и контроля деятельности удаленных сотрудников используют: интернет-телефонию, корпоративную электронную почту, корпоративные чаты, CRM, сервисы для видео-звонков, ЭДО, собственные программы. Теперь по порядку.

Сервисы для коммуникаций работников на удаленке

В этом блоке речь пойдет о командных чатах, чтобы работники могли созваниваться и переписываться. Не по электронной почте или мобильникам, а наиболее комфортным для всех образом, в общем чате, в чатах по отделам.

Slack — сервис корпоративной связи. Работники могут создавать чаты, чтобы переписываться и обсуждать рабочие вопросы. Неограниченное число пользователей доступно уже в бесплатной версии, а в платных тарифах сняты ограничения прав доступа. Понятный интерфейс и простейшая регистрация, для обычной переписки можно обойтись бесплатной версией.

Команда «Клерка» уже несколько лет работает в Slack. Наша редакция разбросана по всей России. Ответственно заявляем, этот сервис крут.

Мы протестировали и сервис Zadarma. Это бесплатный сервис видео-конференций. При увеличении количества менеджеров по продаже потребовалось чаще общаться по видео. Вердикт: очень удобная штука.

Telegram — мессенджер для обмена сообщениями и файлами, позволяет собеседникам звонить друг другу. Преимущество Telegram в создании и использовании секретных чатов.

Zoom — сервис видеосвязи, полностью облачный, позволяет организовывать веб-конференции и веб-семинары. Можно пользоваться бесплатно, но даже для малого бизнеса разработчик советует тариф «Профессиональный» с ценником от 15 $ в месяц.

Proficonf — простой и удобный сервис для проведения внутренних созвонов и даже открытых вебинаров на 100 — 250 человек. Подойдет для тех, кому необходимо проводить ежедневные планерки с эффектом присутствия. Но тарифы для таких видео-планерок от 2 человек уже за плату.

Еще сервисы: Trello, Asana, Wrike.

Сервисы для коммуникаций с клиентами

Интернет-магазинам, колл-центрам, да и любым компаниям с регулярным потоком исходящих звонков для удаленной работы понадобится виртуальная телефонная станция.

Облачные АТС соединяют всех сотрудников в единую сеть, где бы они ни находились. Звонить (и принимать звонки) можно через программу на компьютере, приложение, IP-телефоны или с мобильных сотрудников. Виртуальные АТС избавляют вас от покупки оборудования и прокладывания телефонных линий. Сеть уже создана и находится на серверах оператора, а вы подключаетесь к ней через интернет. АТС выбирайте по тарифам и отзывам о работе технической службы.

Zadarmaпредоставляет бесплатную АТС, а тарифы зависят только от количества исходящих звонков. При этом АТС отвечает всем функциям офисной программы: голосовая почта, автоответчик, запись разговоров, статистика и т.д. Также можно настроить переадресацию звонка на свой мобильный, если вдруг нет под рукой интернета. Это позволяет компании играть по своим правилам: представлять свой бизнес в городе без фактического присутствия там. Zadarma может предложить клиенту виртуальные номера в 100 городах России и 100 странах мира. В тарифных планах Zadarma «Офис» все включено: исходящие звонки, телефонные номера, расширение возможностей АТС, в том числе интеграция с популярными CRM.

Билайн Бизнес — известный сотовый оператор. Виртуальную АТС предоставляет бесплатно. Однако вам придется доплачивать отдельно за подключение дополнительных пользователей, запись разговоров с клиентами, виджет обратных звонков, дополнительное голосовое меню.

Виртуальную АТС бесплатно предоставляет Ростелеком. Но также берет плату за различные дополнительные функции, к примеру, виджет обратного звонка, записи и хранение разговоров.

Отдельное внимание уделите количеству сотрудников, которые «пропускает» тариф. У многих операторов даже максимальный тариф предусматривает всего 20 человек, а за подключение остальных придется доплачивать. А еще при выборе АТС отталкивайтесь от ее возможности интегрироваться с CRM. Интеграция с CRM сделает работу с клиентской базой и воронкой продаж максимально удобной и детализированной.

Сервисы для управления проектами

CRM-система (система управления взаимоотношений с клиентами) — специальный сервис, помогающий упростить и автоматизировать работу офиса. Приведем самые популярные и проверенные временем.

Битрикс24 — есть облачная версия, подходит малому и среднему бизнесу и помогает управлять продажами, берет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи. Можно выставлять счета, управлять задачами, настраивать рекламу, отчеты, обмен данных с 1С. Команда до 12 человек может пользоваться базовыми функциями бесплатно.

Мегаплан — облачная CRM-система для МСП и подразделений крупных предприятий. Предназначена для управления бизнесом и повышения продаж. Позволяет контролировать рабочее время удаленных сотрудников, обмениваться документами, формировать отчеты, ставить задачи. Тоже дружит с 1С и для офиса до 10 человек бесплатна в базовой версии.

amoCRM отличает максимально простой интерфейс, с помощью которого можно настраивать систему под нужды конкретного бизнеса и легко интегрировать ее с другими сервисами. Стоит $8 в месяц за пользователя, но можно перед оплатой оформить пробную версию.

retailCRM — система для интернет-магазинов. Помогает автоматизировать обработку заказов и маркетинг в торговле.

Сервисы для хранения файлов и удобного документооборота

Документы и файлы по работе можно безопасно хранить в интернете. Популярные облачные хранилища: «Яндекс», Mail.ru, Dropbox, Google Drive.

В заключении скажем, что не нужно откладывать переход на удаленку из-за страха потерять контроль над персоналом. Сервисы стирают дистанцию, потому что фактически все сотрудники находятся на расстоянии скорости клика в чатах.