С. В. Трубников, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»
От недобросовестных контрагентов не застрахован никто. Партнер может, например, «забыть» оплатить поставленный ему товар, в результате у потерпевшей организации образуется дебиторская задолженность. Вернуть ее не всегда удается даже через суд. Однако избавиться от нее все же можно.
Сомнительный или безнадежный?
Во-первых, это дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. По нормам гражданского законодательства, в общем случае он составляет три года с момента истребования долга (ст. 196 ГК). В некоторых ситуациях этот срок может быть меньше трех лет. Например, у фирмы будет только один год для того чтобы обратиться в суд с иском о признании сделки недействительной (п. 2 ст. 181 ГК).
Во-вторых, это долг, который невозможно получить с контрагента. Нереальной для взыскания могут посчитать задолженность:
– ликвидированной организации (с момента ее исключения из ЕГРЮЛ);
– фирмы-банкрота, если известно, что у нее нет достаточных средств для выплаты долга;
– контрагента, с которого по решению суда пристав не смог взыскать сумму обязательства (например, все имущество организации находится на праве оперативного управления, а не в собственности) и т. д.
В марте 2006 года ООО «Сонатар» поставило строительные материалы ООО «Пиренс». По условиям договора «Пиренс» должно оплатить поставку до 15 апреля 2006 года. Вовремя средства не поступили. Поэтому с 16 апреля 2006 г. задолженность ООО «Пиренс» перед ООО «Сонатар» станет сомнительной. Если «дебиторка» не будет погашена в течение 3 лет (до 15 апреля 2009 г.) и взыскать ее не получится, она станет безнадежной задолженностью. В этом случае ее можно и нужно списать.
Отчет по задолженности
Инвентаризацию обязательств обязаны проводить все организации. Периодичность этой процедуры предприятие определяет самостоятельно. Эксперты журнала «Консультант» обращают внимание, что есть случаи, когда фирма должна провести инвентаризацию независимо от воли руководства. Например, это необходимо сделать организации-кредитору до того как она спишет безнадежную задолженность. При этом директор фирмы должен издать приказ по форме ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы. Этот документ нужно приложить к «Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (форма ИНВ-17). Акт должен содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумму задолженности и причину ее возникновения. Также в нем перечисляются те документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего платежные и отгрузочные). В форме ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу.
К сожалению, в акте не отведено место для указания сумм задолженности с еще неистекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Поэтому фирма может ввести в документ дополнительную графу. Если этого не сделать, сумма безнадежных долгов сольется с «просроченными» обязательствами.
На основании составленного акта директору фирмы надо издать приказ о списании безнадежной задолженности.
Списываем «дебиторку»
Перед тем как списать «висящий» долг, фирма должна доказать контролерам, что он действительно безнадежен. Чтобы сделать это, необходимо правильно оформить документы. Ведь для того, чтобы расходы уменьшили прибыль, они должны быть подтверждены бумагами. Только в этом случае инспекторы посчитают их обоснованными (п. 1 ст. 252 НК).
Какие это бумаги? О безнадежности долга свидетельствуют:
– документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);
– свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);
– акты сверок задолженности, подписанные сторонами – участниками сделки.
В свою очередь, доказать нереальность взыскания долга помогут:
– выписка из ЕГРЮЛ о том, что организация-должник ликвидирована;
– определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;
– акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.
После списания дебиторской задолженности все подтверждающие документы фирма не должна уничтожать в течение, как минимум, пяти лет. Причем срок их хранения следует считать не со дня составления, а с момента списания долга. Если инспекторы придут с проверкой и не обнаружат этих бумаг, они могут посчитать, что фирма неправомерно занизила базу по налогу на прибыль (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 1 марта 2005 г. № А33-15543/04-С3-Ф02-650/05-С1).
Уменьшаем убытки
Резерв по сомнительным долгам может быть использован организацией лишь на покрытие «безнадежных» потерь и не может превышать 10 процентов от выручки отчетного или налогового периода. Если сумма созданного резерва будет меньше, чем оценка просроченных обязательств, то разницу между ними надо включить в состав внереализационных расходов (п. 5 ст. 266 НК).
Инспекторы рекомендуют фирмам и коммерсантам вести регистр учета сомнительной дебиторской задолженности. В нем можно отражать суммы долгов и обобщать информацию о них. Если финансовая служба составит такой документ и будет своевременно вносить в него изменения, станет ясно, почему тот или иной долг оказался безнадежным. Зная это, компания сможет избежать потерь в будущем.
Начать дискуссию