Стоимость печати крайне редко заботит сотрудников компании. Бумага и тонер появляются сами собой, а значит печатать можно не только рабочие, но и личные документы, и желательно по несколько десятков копий. Или отправлять на печать документы, про которые потом можно забыть и затем распечатать еще раз. Таким образом, несмотря на век цифровых технологий, в мире до сих пор ежегодно тратится более 115 млрд листов бумаги.
Стоимость печати одной страницы в некоторых компаниях может доходить до 5 рублей. При активной работе с бумажными документами, ежегодные расходы небольших предприятий на печать достигают 200-300 тысяч рублей. И чем крупнее компания, тем больше эта цифра.
Во время кризиса, когда большинство компаний стремятся максимально оптимизировать бюджет, тратить такие суммы на печать непозволительно. Попробуем разобраться, как можно сократить затраты на бумажный документооборот и при этом не тормозить бизнес-процессы компании.
Контролируйте объемы
Самый простой и очевидный способ уменьшить расходы — сократить объемы. В данном случае предполагается, что необходимо сократить объем нецелевой печати — личных документов сотрудников, бесконечных копий и так далее. В компании, состоящей из 20-30 сотрудников, возможно, будет достаточно провести беседу с командой, попросить внимательнее относиться к расходным материалам и, в крайнем случае, ввести ответственность.
Но что делать, если в компании работает тысяча сотрудников? На помощь приходят программные решения. К примеру, продукт Ricoh SLNX позволит настроить аутентификацию на печатающих устройствах — по логину и паролю, PIN-коду или с помощью пластиковой карты — офисного пропуска. Это самый простой путь избавиться от лишней печати «по забывчивости» — пользователь получает документы только после авторизации.
Авторизация в Ricoh SLNX
Кроме того, ИТ-служба компании получит представление о том, сколько страниц печатает каждый сотрудник. В этом помогает расширение Remote Connector NX, которое собирает актуальную информацию об использовании устройств и позволяет отслеживать динамику. Собранные данные помогают точно оценить эффективность парка устройств и снизить затраты на печать: можно выяснить, какие устройства используются редко или, наоборот, перегружены, и сбалансировать нагрузку. Расширение также предоставляет исчерпывающую информацию о воздействии оборудования на окружающую среду.
Печатайте правильно
Другой способ — введение профилей печати для сотрудников. Такой подход позволяет ограничивать некоторым сотрудникам доступ к определенным функциям печати. Например, можно выделить в отдельную группу аккаунт-менеджеров и закрыть для них доступ к цветной печати, при этом сохранив его у отдела маркетинга и руководящего состава. Недавно американская компания Nuance Communications провела исследование, результаты которого показали, что около 40% цветных документов могли бы быть распечатаны в ч/б, за счет чего компании могли бы почти вдвое сократить расходы на краски. Цветной отпечаток стоит кратно дороже монохромного, поэтому экономия может получиться значительной.
Ricoh SLNX позволяет контролировать то, как именно сотрудники печатают документы. За счет гибких настроек, ИТ-отдел компании может настроить контроль цветной печати и принудительную конвертацию в ч/б или на двустороннюю печать для определённых групп пользователей и типов документов, и вовсе ограничить объем печати.
Пользовательский интерфейс Ricoh SLNX
Автоматически отслеживать и управлять копированием и печатью в компании позволяет решение PaperCut MF. Продукт задерживает задания на печать на сервере и анализирует их на предмет соответствия политикам печати, ранее установленных ИТ-специалистами. В случае, когда пользователь отправляет документы на одностороннюю печать, а политики предполагают двухсторонний стандарт, сотрудник получит оповещение и должен будет подтвердить свое решение. Случайно распечатать документы не по формату, установленному компанией, больше не получится.
Экономьте на печати, а не на сотрудниках
Документооборот — это не только расходные материалы. Гораздо менее очевидный способ сократить затраты на печать — увеличить прибыльность компании. Зачастую печать отнимает у компании куда более ценные ресурсы — время квалифицированных сотрудников. Таким образом, повысив эффективность документооборота, можно не только сократить графу «расходы», но и положительно повлиять на доход организации.
Рутинные операции, связанные с печатью, отнимают до 80% времени у ключевых сотрудников. Высвободив временные ресурсы специалистов с высокой удельной стоимостью рабочего времени, компания может ощутимо повысить прибыльность. В этом помогают, например, встроенные в SLNX возможности делегирования задач на распечатку. Подобные инструменты позволяют ключевым сотрудникам экономить время, «на лету» передавая задания ассистентам или подчиненным.
Похожим образом на производительность специалистов влияют модули для печати с мобильных устройств и из облачных хранилищ. Ricoh SLNX интегрируется с популярными облачными сервисами: Office 365, Dropbox, Google Drive, SharePoint, за счет чего у сотрудников отпадает необходимость постоянно сохранять файлы, чтобы распечатать.
Как видите, оптимизировать затраты на печать в компании не так уж сложно. Цифровые технологии сегодня позволяют не только экономить на расходных материалах, но и открывают новые возможности для роста компании.
Начать дискуссию