Как организовать электронный документооборот, чтобы налоговики не придирались

В условиях пандемии многие компании стали переводить сотрудников на дистанционный (удаленный) режим работы.

При этом, после снятия режим самоизоляции в целях оптимизации расходов многие организации позволят сотрудникам и далее работать на удаленке.

В период сегодняшней пандемии компании внедряют электронный документооборот, учитывая общие правила для электронного документооборота.

Среди условий для документа можно выделить:

— наличие необходимых реквизитов;

— абсолютное соответствие форматам, которые утверждены законодательством;

— удостоверение с помощью подписей ответственных лиц.

Проблемы с документооборот у дистанционных сотрудников, работающих на удаленном режиме

В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами.

Необходимость изменения указанного порядка затрагивает, как минимум, ту часть документооборота организации, которая не полностью переведена в электронный вид.

В частности, возникают проблемы подписания документов на бумажном носителе несколькими лицами, работающими в удаленном режиме, обмена документами между разными лицами. При ограничении личного контакта между физическими лицами становится проблематичным составить документ на бумаге, подписать его на бумаге, направить контрагенту, получить на почте/у курьера, направить по почте/курьером, обратно подписанный с двух сторон бумажный оригинал и у обеих сторон передать в бухгалтерию.

Юридически значимый электронный документооборот мог бы решить эту проблему, но для этого он должен быть внедрен у всех контрагентов, а также применяться во внутренних документах организаций, в том числе подписываемых комиссиями (акты на списание, авансовые отчеты и т. д.).

Необходимо проанализировать требования законодательства и нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету в отношении оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами и определить оптимальные подходы к выполнению этих требований для документов на бумажных носителях в условиях удаленного режима работы.

Электронный документооборот

Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде.

Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью.

Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).

Подпись электронных первичных учетных для целей бухгалтерского учета

На основании статьи 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с пп. 6 и пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете обязательным реквизитом первичного учетного документа является подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии со статьей 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

То есть, для целей бухгалтерского учета электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех предусмотренных Законом N 63-ФЗ.

Электронный документооборот и законодательство по налогу на прибыль

Организация налогового учета в целях налогообложения прибыли должна осуществляться организацией в соответствии с положениями НК РФ, Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (см. Письмо Минфина России от 29.06.2018 N 03-03-06/1/45251).

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными понимаются расходы, подтвержденные:

— либо документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

— либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Следует учитывать, что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

В соответствии с п. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Законом N 63-ФЗ.

Также, в п.2. статьи 6 этого Закона указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Отметим, что электронные документы можно подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании «первички», подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи (см. Письмо Минфина России от 05.03.2019 N 03-03-07/14313).

С учетом вышесказанного можно сделать вывод о том, что если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона N 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью, он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Электронная подпись и законодательство по НДС

Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

Таким образом, налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур (см. Письмо Минфина РФ от 12 сентября 2017 г. N 03-03-06/1/58456).

Электронная подпись и бухгалтерская отчетность

Раньше бухгалтерская отчетность считалась составленной только после ее подписания руководителем на бумажном носителе.

По новым правилам руководитель может подписать отчетность электронной подписью и она будет считаться составленной на эту дату.

Так, согласно п. 7.1. ст. 13 Закона N 402-ФЗ бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление бухгалтерской (финансовой) отчетности другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии бухгалтерской (финансовой) отчетности, составленной в виде электронного документа.

Электронный документооборот с ФНС России

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности) (см. Письмо Минфина РФ от 12 сентября 2017 г. N 03-03-06/1/58456).

На сегодня электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т.д.

При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).

Первичные учетные документы в целях налогообложения в электронной форме могут быть заверены любым видом электронной подписи.

В то же время налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176, п. 3 ст. 80 НК РФ, Приложение к Приказу ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота»).

Кроме того, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Так, например, Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме» утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме; Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной).

Документы (информация) по требованию налогового органа в электронной форме представляются в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом возможно направление в ответ на требование информации в виде текста без физической подписи, по форматам, установленным ФНС России (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).

Следовательно, в налоговую инспекцию, орган статистики и другим пользователям организация вправе направить экземпляры отчетности в электронном виде по ТКС, снабдив их усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.