Как «расстаться» с безнадежным долгом

Людмила Ганичева, заместитель начальника отдела анализа и прогноза финансово-экономического управления Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству

В процессе работы фирмы нередко сталкиваются с недобросовестными партнерами. Полностью «застраховаться» от них практически невозможно. Контрагенты могут «забыть» отгрузить ценности, за которые компания уже рассчиталась, или не оплачивают поставленный им товар. В результате у потерпевшей организации образуется дебиторская задолженность. Вернуть ее не всегда удается даже через суд. Поэтому со временем от нее приходится избавляться. О том, как это сделать правильно, рассказала автор статьи.

О том, какой долг следует считать безнадежным, можно узнать из пункта 2 статьи 266 Кодекса.

Во-первых, это дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. По нормам гражданского законодательства, в общем случае он составляет 3 года с момента истребования долга (ст. 196 ГК РФ). В некоторых ситуациях этот срок может быть меньше трех лет. Например, у фирмы будет только один год для того, чтобы обратиться в суд с иском о признании сделки недействительной (п. 2 ст. 181 ГК РФ).

Во-вторых, это долг, который невозможно получить с контрагента. Нереальной для взыскания могут посчитать задолженность:

ликвидированной организации ( с момента ее исключения из Единого государственного реестра юридических лиц) ;
фирмы -банкрота, если известно, что у нее нет достаточных средств для выплаты долга;
контрагента, с которого по решению суда пристав не смог взыскать сумму обязательства (например, все имущество организации находится на праве оперативного управления, а не в собственности) и т. д.

Пример

В марте 2006 года ООО «Атлантстрой» поставило строительные материалы ООО «Милана». По условиям договора ООО «Милана» должно оплатить поставку до 15 апреля 2006 года. Вовремя средства не поступили. Поэтому с 16 апреля 2006 г. задолженность ООО «Милана» перед ООО «Атлантстрой» станет сомнительной. Если «дебиторка» не будет погашена в течение 3 лет (до 15 апреля 2009 г.) и взыскать ее не получится, она станет безнадежной задолженностью. В этом случае ее будет можно и нужно списать.

Конец примера

Поиски сомнительного долга

Инвентаризацию обязательств обязаны проводить все организации. Периодичность этой процедуры предприятие определяет самостоятельно. Оговоримся, что есть случаи, когда фирма должна провести инвентаризацию независимо от воли руководства. Например, это необходимо сделать организации-кредитору до того, как она спишет безнадежную задолженность. При этом директор фирмы должен издать приказ по форме ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы. Этот документ нужно приложить к «Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (форма ИНВ-17). Он должен содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумму задолженности и причину ее возникновения. Также там перечисляют бумаги, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В форме ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу.

К сожалению, в акте не отведено места для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Поэтому фирма может ввести в документ дополнительную графу. Если этого не сделать, то сумма безнадежных долгов сольется с «просроченными» обязательствами.

На основании составленного акта директору фирмы надо издать приказ о списании безнадежной задолженности.

Как доказать, что «дебиторка» просрочена

Перед тем как списать «висящий» долг, фирма должна доказать контролерам, что он действительно безнадежен. Чтобы сделать это, необходимо правильно оформить документы. Ведь для того, чтобы расходы уменьшили прибыль, они должны быть подтверждены бумагами. Только в этом случае инспекторы посчитают их обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие это бумаги? О безнадежности долга свидетельствуют:

документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);
свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платёжное поручение, расходный кассовый ордер и др.);
акты сверок задолженности, подписанные сторонами-участниками сделки.

В свою очередь, доказать нереальность взыскания долга помогут:

выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;
определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;
акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.

После списания дебиторской задолженности все подтверждающие документы фирма не должна уничтожать в течение, как минимум, пяти лет. Причем срок их хранения следует считать не со дня составления, а с момента списания долга. Если инспекторы придут с проверкой и не обнаружат этих бумаг, они могут посчитать, что фирма неправомерно занизила базу по налогу на прибыль (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01 марта 2005 г. № А33-15543/04-С3-Ф02-650/05-С1).

Резервы снижают убытки

Организация вправе создавать резервы по сомнительным долгам по любому «повисшему» долгу, кроме просроченных процентов по кредитам и займам. Метод их расчета описан в пункте 4 статьи 266 Налогового Кодекса.

Резерв по сомнительным долгам может быть использован организацией лишь на покрытие «безнадежных» потерь и не может превышать 10 процентов от выручки отчетного или налогового периода. Если сумма созданного резерва будет меньше, чем оценка просроченных обязательств, то разницу между ними надо включить в состав внереализационных расходов (п. 5 ст. 266 НК РФ).

Инспекторы рекомендуют фирмам и коммерсантам вести регистр учета сомнительной дебиторской задолженности . В нем можно отражать суммы долгов и обобщать информацию о них. Если финансовая служба составит такой документ и будет своевременно вносить в него изменения, станет ясно, почему какой-либо долг оказался безнадежным. Зная это, компания сможет избежать потерь в будущем.